Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة منصة بنيان لتقنية نظم المعلومات عن سكرتير بدوام كامل للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، ويشمل ذلك إدارة الوثائق والمكالمات الهاتفية والزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وتنظيم جداول الأعمال لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب المعتمدة.
• تلقي وفرز وتوجيه المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين، واستلام الرسائل، والإجابة على الاستفسارات، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام والأفراد المعنيين.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وسهل الوصول إليه.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

المهارات الأساسية

• مهارات ممتازة في تدوين الملاحظات والكتابة السريعة (الاختزال).
• قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• مهارات تواصل شفهي وكتابي قوية باللغة العربية.
• القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بفعالية واحترافية.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في جدة، مكة المكرمة. سيعمل شاغل الوظيفة ضمن بيئة مكتبية ديناميكية تتطلب الدقة والاحترافية والقدرة على التعامل مع مهام متعددة في آن واحد.

التقديم

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم لهذه الفرصة.