Administrative Assistant

نبذة عن الدور

تبحث شركة دار اليسر لخدمات الأعمال عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري والتنسيقي للأعمال اليومية للشركة، وضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال ذي صلة، وهو متاح بدوام كامل.

المسؤوليات الرئيسية

يتولى المساعد الإداري مجموعة من المهام التي تضمن سلاسة العمليات الإدارية والتشغيلية، وتشمل:

• استقبال المكالمات والرد على الاستفسارات الواردة.
• إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية للشركة.
• إعداد وطباعة الخطابات والنماذج والتقارير المطلوبة.
• تنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية وأرشفة الوثائق وفق النظام المعتمد.
• متابعة تنفيذ المهام والتكليفات الإدارية والتنسيق بين الإدارات المختلفة.
• إعداد جداول الاجتماعات وتوثيق محاضرها، ومتابعة المواعيد والالتزامات الإدارية.
• متابعة العقود والتجديدات والمستندات النظامية، وإدخال البيانات وتحديث السجلات.
• إعداد التقارير الدورية ومتابعة احتياجات المكتب والمستلزمات.

مهام دعم الموارد البشرية (عند التكليف)

قد يُكلف المساعد الإداري بمهام إضافية لدعم قسم الموارد البشرية، وتتضمن:

• متابعة حضور وانصراف الموظفين وحفظ ملفاتهم.
• المساعدة في إجراءات التوظيف وإعداد الخطابات الإدارية الخاصة بالموظفين.

مهام الدعم التشغيلي

يشمل الدور أيضاً دعم العمليات التشغيلية للشركة من خلال المهام التالية:

• متابعة ملفات العملاء والعقود الخاصة بهم.
• إعداد عروض الأسعار والخطابات الرسمية.
• متابعة منصات الجهات الحكومية مثل (قوى، التأمينات، مقيم، بلدي) عند الحاجة.
• دعم أعمال الجودة وحفظ النماذج والسجلات المتعلقة بها.
• متابعة تنفيذ المهام التشغيلية ورفع التقارير الدورية للإدارة.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال الدعم الإداري أو ما يعادله.
• القدرة على إدارة المراسلات والوثائق بكفاءة.
• مهارات تنظيمية وتنسيقية ممتازة.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة جدة، مكة المكرمة، ضمن بيئة عمل داعمة تهدف إلى تحقيق الكفاءة والفعالية في العمليات الإدارية.