Administrative Assistant

المسمى الوظيفي: مساعد إداري – قسم المشاريع
القسم: إدارة المشاريع
الرئيس المباشر: مدير المشاريع
مكان العمل: جدة - الرياض

الهدف من الوظيفة

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي لقسم المشاريع، والمساهمة في متابعة سير المشاريع منذ اعتماد المشروع وحتى التسليم والتحصيل، والتنسيق مع العملاء والإدارات الداخلية والموردين، ومتابعة الفواتير والمستحقات المالية، بالإضافة إلى تنظيم ومتابعة عقود الصيانة والزيارات الدورية، بما يضمن تنفيذ الأعمال ضمن الجداول الزمنية المحددة والمحافظة على مستوى عالٍ من رضا العملاء.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

1. متابعة العملاء بشكل مستمر فيما يتعلق بالمشاريع القائمة، وتحديثهم بحالة المشروع والمراحل المنجزة بالتنسيق مع مدير المشروع.
2. متابعة سير المشاريع والتأكد من تنفيذ الأعمال وفق الجدول الزمني المعتمد، ورفع أي تأخير أو ملاحظات إلى مدير المشاريع.
3. إعداد وتحديث جدول متابعة المشاريع متضمنًا:
   • اسم العميل والمشروع.
   • قيمة المشروع.
   • تاريخ بدء المشروع.
   • تاريخ التسليم المتوقع.
   • نسبة الإنجاز.
   • الأعمال المتبقية.
   • الدفعات المستحقة والمحصلّة.
   • الملاحظات والإجراءات المطلوبة.
4. متابعة متطلبات العميل والملاحظات الواردة منه والتنسيق مع الفريق المختص لإغلاقها في الوقت المحدد.
5. متابعة إجراءات تسليم المشاريع وإعداد محاضر التسليم والاستلام والمستندات المتعلقة بإغلاق المشروع.
6. التنسيق مع قسم الحسابات لإصدار الفواتير حسب مراحل المشروع وشروط الدفع المعتمدة في العقود وعروض الأسعار.
7. متابعة الفواتير الصادرة للعملاء والتأكد من استلامها واعتمادها من الجهة المعنية لدى العميل.
8. متابعة تحصيل المستحقات المالية والتواصل مع العملاء بشأن الدفعات المستحقة والمتأخرة، وإعداد كشف دوري بالمبالغ المستحقة والمحصلّة والمتأخرة.
9. رفع تقرير دوري لمدير المشاريع عن حالة التحصيل والمبالغ المتأخرة والإجراءات التي تم اتخاذها بشأنها.
10. متابعة العقود والاتفاقيات الخاصة بالمشاريع والتأكد من حفظها وتنظيمها إلكترونيًا وسهولة الرجوع إليها.
11. إعداد ومتابعة جدول عقود الصيانة متضمنًا:
    • اسم العميل.
    • الموقع.
    • مدة العقد.
    • تاريخ بداية ونهاية العقد.
    • عدد الزيارات المطلوبة.
    • مواعيد الزيارات الدورية.
    • الزيارات المنفذة والمتبقية.
    • قيمة العقد.
    • مواعيد الفوترة والتحصيل.
12. التنسيق مع فريق الصيانة والفنيين لتحديد مواعيد الزيارات الدورية للعملاء وفق عقود الصيانة.
13. التواصل مع العميل قبل موعد زيارة الصيانة لتأكيد الموعد والتنسيق لدخول الموقع.
14. متابعة استلام تقارير الصيانة بعد كل زيارة والتأكد من اكتمالها واعتمادها وحفظها ضمن ملف العميل.
15. متابعة الملاحظات الفنية الناتجة عن زيارات الصيانة والتأكد من إغلاقها بالتنسيق مع المسؤولين.
16. التنبيه المسبق بمواعيد انتهاء عقود الصيانة والعمل على متابعة إجراءات التجديد مع العميل بالتنسيق مع الإدارة.
17. إعداد ومتابعة عروض الأسعار وأوامر الشراء والعقود والفواتير والمراسلات المتعلقة بالمشاريع.
18. متابعة أوامر الشراء الصادرة من العملاء والتأكد من مطابقتها لعروض الأسعار والعقود المعتمدة.
19. التنسيق بين إدارة المشاريع والمحاسبة والمشتريات والمستودع والفريق الفني فيما يخص متطلبات المشاريع.
20. متابعة عمليات توريد المواد والمعدات الخاصة بالمشاريع والتأكد من توافقها مع الجدول الزمني للمشروع.
21. تنظيم الملفات والمستندات الخاصة بكل مشروع، بما يشمل:
    • عرض السعر.
    • أمر الشراء.
    • العقد.
    • الفواتير.
    • سندات التحصيل.
    • محاضر التسليم.
    • التقارير الفنية.
    • المراسلات مع العميل.
22. إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة المهام والقرارات الصادرة عنها والتأكد من تحديث حالة كل مهمة.
23. إعداد تقارير أسبوعية وشهرية عن حالة المشاريع ورفعها إلى مدير المشاريع.
24. تحديث قاعدة بيانات العملاء والمشاريع وعقود الصيانة بشكل مستمر.
25. التنسيق مع العملاء لتحديد مواعيد الاجتماعات والزيارات الفنية والتسليم والمعاينات.
26. متابعة الضمانات المتعلقة بالمشاريع والمعدات الموردة وتواريخ بدايتها وانتهائها عند الحاجة.
27. متابعة المشاريع التي تم الانتهاء منها والتأكد من إغلاق جميع المتطلبات الفنية والإدارية والمالية الخاصة بها.
28. المحافظة على سرية معلومات العملاء والعقود والأسعار والبيانات المالية والتجارية الخاصة بالشركة.
29. تنفيذ أي مهام إدارية أو تنظيمية أخرى مرتبطة بقسم المشاريع يتم تكليفه بها من قبل مدير المشاريع.

التقارير المطلوبة

يكون الموظف مسؤولًا عن إعداد وتحديث التقارير التالية:

• تقرير حالة المشاريع.
• تقرير نسب إنجاز المشاريع.
• تقرير الفواتير الصادرة.
• تقرير التحصيل والمستحقات المتأخرة.
• تقرير عقود الصيانة.
• جدول الزيارات الدورية للصيانة.
• تقرير العقود التي اقترب موعد انتهائها.
• تقرير المشاريع المتأخرة والملاحظات القائمة.
• قائمة المهام والإجراءات المفتوحة لكل مشروع.

المؤهلات المطلوبة

• دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو المحاسبة أو تخصص ذي علاقة.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Excel وWord وOutlook.
• قدرة جيدة على إعداد ومتابعة الجداول والتقارير.
• مهارات جيدة في التواصل مع العملاء.
• القدرة على تنظيم ومتابعة عدة مشاريع ومهام في نفس الوقت.
• الدقة في متابعة المستندات والمبالغ والتواريخ.
• إجادة اللغة الإنجليزية تعتبر ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة

• التنظيم وإدارة الوقت.
• المتابعة الدقيقة.
• التواصل الفعال مع العملاء.
• مهارات التنسيق بين الإدارات.
• إعداد التقارير.
• التعامل مع الفواتير والمستحقات المالية.
• حل المشكلات والمتابعة حتى الإغلاق.
• الالتزام بالمواعيد.
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• الاهتمام بالتفاصيل.