Administrative Assistant

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة سواعد الوقفية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يركز هذا الدور بدوام كامل على دعم العمليات الإدارية والتسويقية والتحصيلية، بالإضافة إلى متابعة العقود والشؤون القانونية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال ذي صلة.

المهام الإدارية الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه، والتعامل مع البريد الإلكتروني والرد عليه.
• إنجاز أعمال الطباعة، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات لتسهيل الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وموظفي الوحدة، وتدوين وتوثيق محاضرها.

مسؤوليات التسويق والتحصيل

• متابعة التحصيل والتسويق للوحدات التأجيرية وإعداد التقارير الدورية (شهرية وسنوية).
• تحليل نسبة الإشغال ووضع الخطط التسويقية لرفعها.
• إعداد الملفات التسويقية (فيديو، PDF، بوربوينت) والإشراف على تنفيذ الخطط.
• قياس أثر الخطط وتقييم الانحرافات، وإعداد قواعد بيانات للمكاتب الاستشارية.
• قياس رضا المستأجرين وإصدار تقارير مفصلة.
• متابعة قوائم المستأجرين والإيجارات المستحقة والتحصيل وفق السياسات المعتمدة.
• إعداد تقارير حركة التحصيل والإيجارات المستحقة والمتعثرات بشكل دوري.
• تقديم المقترحات والتوصيات لتحسين عملية التحصيل.

إدارة العقود والمتابعة القانونية

• مراجعة محتوى العقود والبنود وملاحقها، وتحديد حقوق وواجبات الأطراف وتقييمها.
• مراجعة وتدقيق العقود والمناقصات قبل وبعد الاعتماد بما يخدم مصالح صاحب العمل.
• تحليل العقود وتوضيح المخاطر لتقليل احتمال نشوء الخلافات.
• التأكد من توافق العقود مع القوانين واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
• الإشراف على حسن تنفيذ العقود والتواصل مع الأطراف المخالفة واتخاذ الإجراءات اللازمة.
• التقييم الدوري للعقود والتأكد من تحقيقها للأهداف، ومتابعة إنهائها رسمياً.
• مراجعة الاتفاقيات والعقود والمطالبة بالحقوق الواجبة عند الاقتضاء أو الإخلال بها.
• إعداد وتقديم المطالبات والإشعارات القضائية والمخاطبات والمذكرات القانونية.

الأعمال المكتبية والزيارات الميدانية

• إعداد ملفات الحفظ والأرشفة الورقية والإلكترونية، وملفات قواعد بيانات المستأجرين.
• القيام بالمراسلات الإدارية مع أصحاب المصلحة (عملاء، جهات حكومية وخاصة، مكاتب الخدمات والاستشارية).
• إعداد العروض التقديمية والتنسيق مع الإدارات الموازية.
• مساندة المدير المباشر في المهام المسندة إليه.
• القيام بزيارات ميدانية للأنشطة المماثلة لمعرفة تطور السوق ومستجدات النشاط.
• إجراء جولات ميدانية لتفقد الوحدات الشاغرة ورفع التقارير عنها.
• القيام بالزيارات والمراسلات المتعلقة بالعملاء والمستأجرين.

المؤهلات والخبرات

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال إداري أو ذي صلة، مع القدرة على التعامل مع المهام المتعددة بكفاءة ودقة. يجب أن يتمتع المرشح بمهارات تنظيمية وتواصل ممتازة، والقدرة على إعداد التقارير والعروض التقديمية.