Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة محترفو المناسبات للتجارة عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم دعم إداري وتنظيمي شامل للمدير/الرئيس، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية. يتضمن الدور مجموعة من المهام الإدارية الحيوية التي تساهم في تنظيم المواعيد، وإدارة المراسلات، وحفظ الوثائق.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها بشكل مستمر.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة والرد عليها، بالإضافة إلى إيصال البريد والمراسلات إلى المدير/الرئيس.
• إعداد المذكرات الدورية والمذكرات المتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية.
• إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية، والتأكد من توقيعها من المدير/الرئيس، ثم توزيعها.
• حضور الاجتماعات وتسجيل محاضرها وتحريرها بدقة.
• حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس بطريقة منظمة وآمنة.
• إعداد وتقديم تقارير العمل الدورية، وتوثيقها وحفظها.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة المكتبية.
• القدرة على التعامل مع المهام الإدارية المتعددة بفعالية.

المهارات الأساسية

• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• قدرة عالية على التواصل الكتابي والشفوي باللغة العربية.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook).
• القدرة على إعداد التقارير والمذكرات بدقة.
• مهارات حفظ الوثائق والأرشفة.
• الالتزام بالمواعيد والمهام الموكلة.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة جدة، مكة المكرمة، ضمن بيئة عمل منظمة وداعمة تتيح للموظف فرصة لتطوير مهاراته الإدارية والتنظيمية.

التقديم

ندعو المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم لهذه الفرصة الوظيفية.