سكرتير تنفيذي📣 إعلان

مقدمة: تبحث مجموعة المدارس الدولية (ISG) عن سكرتير خدمات الدعم للانضمام إلى فريقها في الخبر. سيكون السكرتير مسؤولًا عن مجموعة من المهام العامة والمتخصصة لدعم جميع مدارس ISG والمكتب الرئيسي.

المسؤوليات الرئيسية:

• الرد على طلبات الصيانة العاجلة وإرسالها إلى الفرق المعنية.
• إدارة الاتصالات والاستفسارات عبر صندوق البريد الإلكتروني لخدمات الدعم.
• تتبع وتعيين طلبات الصيانة باستخدام نظام Kissflow.
• تسهيل ترتيبات وصول الأمن للمقاولين والبائعين.
• إدارة أنشطة الشراء بما في ذلك معالجة طلبات الشراء والمستندات المالية.
• تنظيم جداول الصيانة الشهرية.
• توفير دعم إداري شامل لقسم العمليات.
• تقديم تقارير شهرية ومساعدة في مشاريع وأحداث قسم العمليات.

المؤهلات المطلوبة:

• درجة بكاليوس.
• خبرة سابقة في خدمات الدعم والصيانة تعتبر ميزة.
• القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية اليومية.
• المرونة في ساعات العمل.

الخبرات والمهارات:

• إجادة الاستخدام لمختلف التطبيقات الحاسوبية.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا هي ميزة إضافية.

ملخص الوظيفة:
السكرتير التنفيذي راتال مسؤول عن أداء المهام الكتابية والإدارية بما في ذلك كتابة الرسائل والمذكرات والفواتير والتقارير وغيرها من الوثائق للموظفين الكبار. يرتب السفر والإقامة للمديرين. يحدد المواعيد ويشارك في الاجتماعات نيابة عن المديرين، مع أخذ الملاحظات وتسجيل محاضر الاجتماعات.

المهام والمسؤوليات الأساسية:

• الحفاظ على جدول أعمال التنفيذيين والمساعدة في التخطيط للمواعيد واجتماعات المجلس والمؤتمرات وغيرها.
• حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر
• استقبال المكالمات الهاتفية وتصفيتها وإعادة توجيهها عند الضرورة
• التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (البريد الإلكتروني والرسائل والطرود إلخ.) وإعطائها الأولوية
• إجراء ترتيبات السفر للمديرين
• التعامل مع الوثائق السرية وضمان بقائها آمنة
• إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في المحاسبة
• الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية مع ضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها
• إجراء الأبحاث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف.

المهارات:

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة
• الإجادة في اللغتين الإنجليزية والعربية (كتابة وتحدثاً)
• مهارة في استخدام الكمبيوتر مع برامج معالجة الكلمات والجداول الزمنية وبرامج الأعمال الأخرى لإعداد التقارير والمذكرات والملخصات.
• النزاهة والسرية.
• القدرة على إقامة والحفاظ على علاقات عمل متناغمة مع زملاء العمل والموظفين والجهات الخارجية، والعمل بفاعلية في بيئة فريق محترف
• معرفة متعمقة بإدارة المكاتب.
• مهارات تواصل وتفاوض متميزة.

الخبرة والمؤهلات:

• درجة بكاليوس / دبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2 سنوات كسكرتير تنفيذي أو في دور إداري مشابه.

انضم إلى فريقنا كأمين تنفيذي في ISG!

تبحث مجموعة المدارس الدولية (ISG) عن أمين تنفيذي نشيط لتقديم دعم إداري ومالي فعال ومنظم للنائب المدرسي في المدرسة. سيقوم الأمين التنفيذي بتنظيم وصيانة جدول المدير أثناء أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والمالية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إظهار التزام بالسلامة والأمن للأطفال والشباب (حماية الطفل).
• الحصول على معرفة عملية بجميع سياسات وممارسات وإجراءات تنظيم ISG.
• تقديم الدعم الإداري والمالي للمدير حسب الحاجة.
• تنظيم وصيانة تقويم المدير وتنسيق المواعيد.
• إعداد الوثائق والتقارير وكتابة محاضر الاجتماعات.
• تنسيق الترتيبات السفرية للنائب المدرسي.
• التعامل مع الوثائق السرية لضمان بقائها آمنة.
• المساعدة في دعم الطلاب وأولياء الأمور بشأن استفساراتهم.
• الحفاظ على السجلات وضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
• إنشاء وصيانة تقويم الفعاليات، والمساعدة في التحضير للفعاليات.

المؤهلات:
حد أدنى من درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة. خبرة مثبتة كأمين تنفيذي أو في دور إداري مماثل. إتقان في مايكروسوفت أوفيس وجوجل سويت مع مهارات تنظيمية قوية.

عنا:
تأسست مجموعة المدارس الدولية (ISG) في عام 1962 وتخدم الأسر المغتربة في المملكة العربية السعودية. نقدم تعليمًا عالي الجودة مع التزام بالسلامة والتعاون والنمو. انضم إلينا في خلق بيئة تعليمية تحتضن!