مساعد إداري📣 إعلان

• تحية العملاء والزوار بأسلوب إيجابي ومفيد.
• مساعدة العملاء في العثور على طريقهم في المكتب.
• المساعدة في الحفاظ على أمان مكان العمل من خلال إصدار وتفقد وجمع بطاقات الهوية حسب الحاجة وصيانة سجلات الزوار.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية وتمييزها وتحويلها.
• فرز وتوزيع البريد والتعامل مع شحنات الطرود.
• المساعدة في مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بما في ذلك النسخ، الفاكس، تدوين الملاحظات، وحجز خطط السفر.
• طلب، وصيانة، وتوزيع مستلزمات المكتب.
• جدولة المواعيد وصيانة سجل حجز قاعات المؤتمرات.
• الحفاظ على مخططات الجلوس في المنشأة ومهام المكتب.
• تطوير وصيانة العلاقات مع البائعين والمقاولين ومزودي الخدمة لضمان خدمات ذات جودة وأسعار تنافسية.
• تفتيش المنشأة والتنسيق مع موظفي الصحة والسلامة لتلبية لوائح السلامة وإجراء عمليات تفتيش دورية للسلامة.
• إجراء عمليات تفتيش منتظمة لتحديد ومعالجة قضايا الصيانة، والمخاطر الأمنية، ومتطلبات الامتثال.
• الإشراف على تنسيق خدمات المنشأة مثل التنظيف، الأمن، إدارة النفايات، وغيرها من واجبات مدير المكتب.
• تطوير وتنفيذ استراتيجيات وسياسات وإجراءات فعالة لإدارة المنشآت.

• مهارات إدارة الوقت.
• الانتباه للتفاصيل مع مهارات إدارية قوية.
• توجه إيجابي مع مهارات تواصل جيدة.
• مهارات تنظيمية قوية.
• المرونة في التنقل بين الأنشطة والواجبات بسرعة إذا تغيرت الأولويات.

• درجة البكالوريوس / التعليم المعادل مطلوب.
• 3 سنوات من خبرة مساعد إداري.
• مهارات الاتصال، إجادة اللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا).
• مهارات التقرير.
• مهارات الكتابة الإدارية.
• مهارات مجموعة Microsoft Office.
• المهنية.
• حل المشكلات.
• التواصل الشفهي.

مطلوب مساعد إداري للعمل في شركة مرموقة، حيث يتطلب من المرشح المثالي أن يكون لديه خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الدعم الإداري مع إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية. يجب أن يتمتع المرشح بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على العمل تحت الضغط مع إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس. المهام الرئيسية: • تنظيم وتنسيق المواعيد والاجتماعات وجداول الأعمال • إعداد وتنسيق التقارير والمراسلات الرسمية • إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني • حفظ وتنظيم الملفات والوثائق • متابعة المعاملات الإدارية المختلفة • تقديم الدعم اللوجستي للفعاليات والاجتماعات • التنسيق مع الأقسام المختلفة داخل المؤسسة