وظائف سكرتير تنفيذي في الهفوف

عن Uplift
Uplift هي وكالة ديناميكية متخصصة في البحث عن مواهب عالمية، تغطي EMEA وLATAM والولايات المتحدة وAPAC. مع عمليات توظيف ناجحة في 52 دولة، نحن نجمع بين السرعة والتكنولوجيا المتطورة للبحث عن أفضل التنفيذيين والمواهب المتوسطة العليا عبر وظائف متنوعة.

عن عميلنا
انضم إلى شركة تكنولوجيا رائدة تشكل مستقبل محطات العمل وحلول الأجهزة التجارية. نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي موهوب لفريق عميلنا المتنامي.

عن الدور:
توفير دعم إداري على مستوى عالٍ للرئيس التنفيذي، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، والتواصل الفعال، وإدارة الوقت بشكل مثالي.

مهام الوظيفة:

• إدارة التقويم وجدولة المواعيد: تنسيق والحفاظ على تقويم الرئيس التنفيذي (الاجتماعات، المكالمات، زيارات المواقع)؛ إصدار التذكيرات وجمع جميع المواد المطلوبة مسبقًا.
• التواصل الداخلي والخارجي: فرز وتوجيه المكالمات الواردة؛ صياغة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني نيابة عن الرئيس التنفيذي؛ استقبال الزوار: إعداد غرف الاجتماعات، ترتيب المشروبات والمواد؛ إدارة المراسلات البريدية والاتصالات الإلكترونية.
• إعداد الوثائق والتقارير: صياغة وتداول محاضر الاجتماعات؛ إعداد العروض التقديمية (PowerPoint)، والتقارير الدورية، والملخصات التنفيذية؛ مراجعة والتحقق من دقة الوثائق الرسمية.
• تنسيق السفر والفعاليات: حجز السفر (جوي، سكك حديدية)، والإقامة، وإدارة مسارات التفصيلية؛ تنظيم الفعاليات داخل المكتب وخارجه (ورش العمل، المؤتمرات، اجتماعات مجلس الإدارة).
• إدارة الملفات والسجلات: تنفيذ والحفاظ على أنظمة حفظ السجلات الإلكترونية والورقية؛ تتبع عقود الشركة المختلفة وتواريخ انتهاء الصلاحية؛ تذكير الرئيس التنفيذي بمواعيد التجديد.
• الدعم الإداري العام: معالجة طلبات الشراء، وتقرير النفقات، والمعاملات النقدية الصغيرة؛ مراقبة تنفيذ قرارات الرئيس التنفيذي بالتواصل مع الأقسام المعنية.

المؤهلات الدنيا:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو دراسات السكرتارية، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في أدوار سكرتارية تنفيذية أو دعم إداري على مستوى عالٍ.
• إتقان اللغة الإنجليزية كتابيًا وشفوياً أمر ضروري.
• إتقان اللغة العربية كتابيًا وشفوياً (يفضل).

المهارات:

• مهارات تنظيم استثنائية وإدارة الوقت.
• الاهتمام بالتفاصيل ودرجة عالية من الدقة.
• القدرة على تحديد أولويات المهام والعمل تحت الضغط.
• قدرات تواصل شفهية وكتابية قوية.
• إجادة متقدمة في مجموعة Microsoft Office.
• القدرة على التكيف والاستجابة السريعة لتغييرات الجداول الزمنية والأولويات.

المزايا:
كن جزءًا من بيئة ديناميكية مدفوعة بالابتكار، والعمل على حلول تكنولوجية مؤثرة، والتعاون مع فرق عالية الأداء.