Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة سمامة للتشغيل والادارة عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بكفاءة وفعالية. يتطلب الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال الدعم الإداري.

المسؤوليات الأساسية

يتولى المساعد الإداري مجموعة من المهام الأساسية لضمان الدعم الفعال للرئيس المباشر وسير العمل الإداري بسلاسة. تشمل المسؤوليات ما يلي:

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل اليومي.
• تنظيم المواعيد اليومية للرئيس المباشر.
• الرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية بمهنية.

إدارة المراسلات والوثائق

يضطلع شاغل الوظيفة بمسؤولية إدارة جميع أشكال المراسلات والوثائق لضمان تنظيمها وسهولة الوصول إليها. تتضمن هذه المهام:

• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين.
• فتح البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة وتنظيم الملفات الخاصة.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليها.

تنسيق الاجتماعات

يعد تنسيق الاجتماعات جزءًا حيويًا من هذا الدور، حيث يضمن المساعد الإداري تنظيمها وتوثيقها بشكل فعال. تشمل المهام المتعلقة بالاجتماعات ما يلي:

• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في هذه الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر للأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

لشغل هذا الدور، يجب أن يمتلك المرشح المؤهلات والخبرات التالية:

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال الدعم الإداري أو ما يعادله.

بيئة العمل

سيعمل المساعد الإداري ضمن فريق شركة سمامة للتشغيل والادارة في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. الوظيفة بدوام كامل وتتطلب الالتزام ببيئة عمل ديناميكية وداعمة لضمان تحقيق الأهداف الإدارية.