الهدف من الدور:يقوم متخصص الإدارة بتوفير الدعم الإداري والمشتريات لشركة سيمنس العقارية (SRE) في المملكة العربية السعودية. يضمن هذا الدور المعالجة الدقيقة لطلبات المشتريات، والتعامل في الوقت المناسب مع مدفوعات المرافق، وصيانة نظامية للعقود والإيجارات وسجلات الامتثال، مما يسهل العمليات اليومية وسهولة التدقيق.
المسؤوليات الرئيسية:- إنشاء ومعالجة طلبات الشراء في أنظمة SAP وOneSRM بناءً على التعليمات من SRE.
- إعداد طلبات الشراء اليدوية لمدفوعات المرافق (الكهرباء، المياه، وغيرها من الخدمات).
- إعداد طلبات المدفوعات المقدمة (UPRs) والتنسيق مع المالية عند الضرورة.
- تتبع طلبات الشراء (PRs) وفواتير الشراء لضمان الشمولية والتوثيق السليم.
- صيانة الأرشيفات الهيكلية لفواتير المرافق، والعقود، والإيجارات، واتفاقيات الخدمة، ومستندات الامتثال.
- الحفاظ على جداول تتبع تواريخ انتهاء العقود، وتجديدها، وفترات الإشعارات.
- استرجاع وتقديم الوثائق المطلوبة للتدقيقات الداخلية والخارجية.
- التواصل مع الملاك بشأن المسائل الإدارية الأساسية وتصعيد المشكلات التشغيلية إلى المدير المحلي أو رئيس الدولة.
المهارات والمؤهلات:- 1-3 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري، تنسيق المشتريات، أو أدوار التحكم في الوثائق.
- معرفة عملية أساسية بأنظمة SAP، OneSRM، أو أنظمة المشتريات المشابهة (يمكن تقديم التدريب).
- مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام عالٍ بالتفاصيل.
- القدرة على العمل بشكل مستقل مع إشراف عن بعد.
- مهارات اتصال جيدة باللغة الإنجليزية؛ تفضل اللغة العربية لتفاعل مع الملاك.
