وظائف موظف استقبال في الخبر

نوع العمل: جزئي مؤقت 

المهام والمسؤوليات:

1. استقبال الزوار:

 - الترحيب بالزوار وموظفي المكتب بطريقة احترافية ولائقة.

 - التأكد من تسجيل الزوار وتوجيههم إلى المكان المناسب.

2. إدارة المكالمات الهاتفية:

 - الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية.

 - التعامل مع الاستفسارات الأساسية وتقديم المعلومات اللازمة.

3. تنظيم المواعيد:

 - جدولة المواعيد والاجتماعات للموظفين والمساعدة في إدارة التقويمات.

 - متابعة المواعيد والتأكد من توافر المستلزمات اللازمة للاجتماعات.

4. التنسيق الإداري:

 - تقديم الدعم الإداري مثل إعداد المستندات وتقارير الحضور.

 - المساعدة في مهام أخرى حسب الحاجة.

5. تمثيل الشركة:

 - الحفاظ على صورة الشركة من خلال التفاعل الإيجابي مع الزوار والعملاء.

 - التأكد من أن بيئة المكتب تعكس قيم الشركة وثقافتها.

المؤهلات المطلوبة:

- درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

- خبرة سابقة في مجال الاستقبال أو الخدمة العملاء تعتبر ميزة إضافية.

- مهارات تواصل ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.

- قدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع مواقف مختلفة بطريقة احترافية.

- معرفة باستخدام الكمبيوتر والبرامج المكتبية الأساسية.

ساعات العمل: 

مؤقتة، قد تتطلب العمل في أوقات مرنة حسب احتياجات العميل. 

إذا كنت تبحث عن فرصة لتطوير مهاراتك في بيئة احترافية وتمثيل شركة متميزة، يرجى التقديم لهذه الوظيفة.

مطلوب موظف استقبال (ملتزم) يتمتع بمظهر لائق ومهارات تواصل ممتازة ويجيد اللغتين العربية والإنجليزية. يكون مسؤولاً عن استقبال العملاء وتوجيههم، واستلام وتسليم الطلبات، واصدار الفواتير والرد على المكالمات الهاتفية، مع القدرة على التعامل مع برامج الحاسب الآلي الأساسية.

• موظف استقبال

• الإشراف على الاستقبال بما في ذلك عروض الطعام والمشروبات، والتجزئة، والصيانة، والتنظيف.
• الرد على حجوزات واستفسارات الضيوف بطريقة احترافية.
• الترويج وبيع خدمات المنتجع الصحي والتجزئة.
• الالتزام بإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، والسياسات وكتيبات النماذج الخاصة بالمنتجع الصحي.
• الحفاظ على معرفة بعلاجات وخدمات ومنتجات كمبينسكي سبا.
• تسجيل الحجوزات وإدارة جدول المواعيد.
• إجراء مكالمات تأكيد وتسجيل الضيوف ودفعهم، مع اتباع إجراءات الدفع والتعامل مع النقد.
• تحديث وإدارة ملفات العملاء.
• إعداد التقارير اليومية وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية.
• الترويج بنشاط للأنشطة الأخرى في المنتجع.
• التعامل مع استفسارات الضيوف أو الشكاوى الصغيرة بثقة.
• الحفاظ على السرية التامة في جميع الاتصالات مع الضيوف.
• إدارة الحوادث والحوادث المتعلقة بالضيوف بسرعة واحترافية.
• ضمان بيئة عمل نظيفة ومرتبة، والحفاظ على المستلزمات عندما لا يكون هناك موظف متاح.
• كن مرنًا لتحمل مسؤوليات إضافية حسب الحاجة بناءً على متطلبات الفندق.

• استقبال ومساعدة الزوار، إدارة المكالمات الواردة، وتقديم الدعم الإداري العام لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
• جدولة الاجتماعات والمواعيد، والحفاظ على تقاويم المكتب.
• أداء المهام الإدارية اليومية بما في ذلك الأرشفة، والطباعة، والنسخ، والمسح الضوئي، وتجليد الوثائق.
• إدارة مخزون مستلزمات المكتب - مراقبة مستويات المخزون، وتقديم الطلبات، ومتابعة التسليمات.
• الحفاظ على النقدية الصغيرة وضمان الوثائق الصحيحة لجميع المعاملات.
• إدخال البيانات في أنظمة ERP والحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة.
• إعداد الرسائل والمذكرات والعروض التقديمية والتقارير حسب الحاجة.
• المساعدة في المهام المتعلقة بالموارد البشرية والإدارة مثل الحفاظ على سجلات الموظفين وتنسيق إجراءات الانضمام.
• التنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات وفرق الصيانة لإدارة مرافق المكتب.
• التعامل مع ترتيبات السفر وتنسيق النقل للموظفين عند الحاجة.
• دعم الفرق الداخلية من خلال التنسيق بين الأقسام لضمان إتمام المهام في الوقت المحدد.
• ضمان نظافة منطقة الاستقبال وصيانتها بشكل جيد.

• درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• 2-3 سنوات من الخبرة في دور إداري أو في واجهة المكتب مماثل (يمكن للمتقدمين الجدد ذوي مهارات التواصل القوية أيضًا التقديم).
• إجادة استخدام MS Office (Word، Excel، Outlook) وأنظمة ERP.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
• قدرات قوية في إدارة الوقت والتنظيم.
• مظهر وسلوك مهني.

• تقديم خدمة عملاء استثنائية للعملاء.
• المساعدة في المبيعات وعقود الإيجار.
• الحفاظ على منطقة استقبال منظمة ومريحة.

• خبرة أو خلفية في المبيعات وخدمة العملاء.
• مهارات تواصل وتفاوض ممتازة.
• القدرة على العمل ضمن فريق وتحقيق الأهداف.
• القدرة على فهم احتياجات العملاء وتقديم حلول مناسبة.