المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي
الموقع: الدمام، المملكة العربية السعودية
عن العميل:عميلنا هو مجموعة أعمال موثوقة ومتنوعة يقع مقرها الرئيسي في الدمام ولها اهتمامات في العقارات والبنية التحتية والاستثمارات. تقدر المنظمة التميز والنزاهة والكفاءة التشغيلية، وتبحث عن سكرتير تنفيذي منظم وموجه للخدمة لدعم القيادة العليا.
ملخص الوظيفة:سيقوم السكرتير التنفيذي بتقديم دعم إداري عالي المستوى ومساعدة شخصية لكبار التنفيذيين. تركز هذه الوظيفة على إدارة الجدول الزمني بشكل خبير، وتنظيم السفر المعقد، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير والعروض التقديمية. يجب أن يكون المرشح المثالي يتمتع بالسرية، ويولي اهتمامًا بالتفاصيل، ومتمكنًا جدًا في استخدام Microsoft Office، ومريحًا في العمل في بيئة تنفيذية سريعة.
المسؤوليات الرئيسية:- إدارة جداول التنفيذيين: جدولة، إعادة جدولة، وتحديد أولويات الاجتماعات عبر المناطق الزمنية؛ إعداد الموجزات والأجندات.
- تنسيق السفر من البداية إلى النهاية: الرحلات، التأشيرات، الإقامة، النقل البري، والمخططات التفصيلية.
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والمساهمين الداخليين/الخارجيين؛ تصفية المكالمات والمراسلات.
- إعداد وتنسيق ومراجعة التقارير والعروض التقديمية والملخصات التنفيذية باستخدام Microsoft Word وExcel وPowerPoint.
- تتبع عناصر العمل والمواعيد النهائية والمتابعات؛ ضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام والقرارات.
- تنظيم اجتماعات المجلس والقيادة: اللوجستيات، الغرف/روابط الفيديو، المواد، المحاضر، وسجلات الإجراءات.
- الحفاظ على الملفات والسجلات وقواعد البيانات السرية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
- التعامل مع المهام العامة للسكرتير الشخصي: النفقات، التعويضات، المواعيد الشخصية، ومعالجة الوثائق حسب الحاجة.
- دعم المشاريع التنفيذية العارضة وتنسيق الفعاليات الخفيفة.
المتطلبات الأساسية (يجب أن تكون مؤكدة):- إجادة اللغة الإنجليزية (تحدثاً وكتابة).
- إتقان Microsoft Office (Outlook وWord وExcel وPowerPoint).
- مهارات السكرتير الشخصي (PA) مع خبرة مثبتة في الدعم التنفيذي.
- خبرة في إدارة الجداول.
- خبرة في تنظيم السفر (محلي ودولي).
- مهارات إعداد التقارير (الكتابة، التنسيق، وتوحيد التقارير التنفيذية).
المؤهلات المفضلة (من الجيد وجودها):- 3-5 سنوات من الخبرة في دعم القيادة العليا أو مستوى C.
- مهارات كتابة الأعمال والعرض القوية.
- السرية والنزاهة في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- معرفة باللغة العربية ميزة.
- خبرة في أدوات مؤتمرات الفيديو وتتبع المشاريع الأساسية.
