سكرتير

سكرتير تنفيذي

الملخص الوظيفي

يقوم السكرتير التنفيذي بدور محوري في دعم الإدارة العليا وضمان انسيابية العمليات اليومية. يتولى مسؤولية تنسيق المواعيد، إعداد التقارير، متابعة الاتصالات الداخلية والخارجية، والإشراف على المهام الإدارية المعقدة. يعمل كحلقة وصل فعّالة بين الإدارة والموظفين والعملاء، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والدقة والاحترافية.

المهام والمسؤوليات

• إدارة وتنظيم جداول وأجندة الإدارة العليا والاجتماعات الهامة.

• إعداد وتجهيز المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية.

• التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تنفيذ القرارات والمتابعة المستمرة للمشاريع.

• استقبال ومتابعة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني بطريقة احترافية.

• ترتيب وحضور الاجتماعات وتوثيق محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.

• تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية بشكل منظم وسري.

• القيام بمهام الترجمة (إن وجدت) خاصة في بيئة تقنية دولية.

• المساهمة في التخطيط للفعاليات وورش العمل الخاصة بالشركة.

• متابعة طلبات السفر والحجوزات للإدارة العليا عند الحاجة.

المؤهلات العلمية

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو أي تخصص ذي صلة.

• يفضل الحصول على شهادات تدريبية في الإدارة المكتبية أو إدارة الوقت أو المراسلات التجارية.

المهارات المطلوبة

• مهارات عالية في التواصل الكتابي والشفوي باللغتين العربية والإنجليزية.

• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الأولويات تحت ضغط العمل.

• فهم جيد لطبيعة الشركات التقنية والقدرة على التعامل مع بيئة عمل سريعة التغير.

• مهارات في إعداد التقارير والعروض الاحترافية.

• سرية عالية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

• سرعة في التعلم والتكيف مع الأدوات والأنظمة التقنية الحديثة.

الخبرات العملية

• خبرة لا تقل عن شركات تقنية أو شركات متعددة الجنسيات.

• خبرة مثبتة في التعامل مع المدراء التنفيذيين والإدارات العليا.

• خبرة في تنسيق الاجتماعات والفعاليات على مستوى عالٍ.

• خلفية في إدارة المشاريع أو المتوسطة ميزة إضافية.

السمات الشخصية

• الدقة والانتباه للتفاصيل.

• شخصية لبقة وحضور مهني متميز.

• قدرة عالية على حل المشكلات واتخاذ القرار.

• مرونة واستعداد للعمل خارج أوقات الدوام عند الضرورة.

• العمل بروح الفريق مع الحفاظ على الاستقلالية في إنجاز المهام.