مساعد إداري📣 إعلان

انضم إلى الجيزة العربية كمساعد إداري!
نحن نبحث عن مساعد إداري مكرس ومنظم لتقديم الدعم السكرتاري والإداري الأساسي لفريقنا. في هذا الدور، ستلعب دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة في مكتبنا بينما تساهم في مشاريع رئيسية عبر قطاعات متنوعة.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري للمدير و/أو الوظيفة من خلال الكتابة، وإعداد، وتجميع التقارير والمقترحات.
• تطوير والحفاظ على نظام أرشفة فعال للمنظمة.
• إعداد وإدارة طلبات المواد المكتبية لضمان توافرها بشكل منتظم.
• متابعة الفواتير الصادرة والمعلقة، والنفقات، والمقدمات، والتواصل مع قسم المالية للحصول على الموافقة.
• الحفاظ على تحديث قوائم الاتصال للموظفين الفنيين وتسهيل خدمات النقل إلى مواقع العملاء.
• التعامل مع مهام إدارة المكالمات المعينة واللوجستيات لرحلات فريق المشروع.
• تقديم التقارير بانتظام والرد على استفسارات العملاء، مما يضمن التواصل الفعال مع المعنيين.
• إدارة الاتصالات الخارجية، بما في ذلك إرسال واستقبال الفاكسات.

المهارات الشخصية:

• الكفاءة في استخدام MS Office مع سرعة كتابة مناسبة.
• مهارات تنظيمية واتصالية وشخصية ممتازة.
• قدرات تحليلية قوية ومهارات بناء علاقات جيدة.
• عضو فريق مع إتقان جيد في اللغة الإنجليزية.

المؤهلات:
- درجة البكالوريوس في الهندسة (الكهربية، الطاقة المتجددة، أو مجال ذي صلة)
- يفضل وجود خبرة سابقة في المكاتب أو شهادات OSHA.

عن الجيزة العربية:
الجيزة العربية مكرسة لتقديم خدمات من الدرجة الأولى في قطاع تكنولوجيا المعلومات، مع التركيز على الاتصالات، والمرافق، والنفط والغاز، والقطاع الحكومي.

حول الشركة:
تعتبر Fluid Codes الشريك المعتمد لشركة ANSYS Inc. , المخول لها حقوق حصرية لتوزيع وتقديم الدعم لحلول المحاكاة الهندسية من ANSYS في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. تعتبر Ansys الرائدة عالميًا في المحاكاة الهندسية، حيث تساعد أكثر الشركات ابتكارًا في العالم على تقديم منتجات أفضل جذريًا لعملائها.

حول الدور:
نحن نبحث عن مساعد إداري / مسؤول علاقات عامة استباقي واهتمام بالتفاصيل لدعم فرق الموارد البشرية والمالية والإدارة لدينا. هذا الدور حيوي في ضمان سير العمليات الإدارية بشكل فعال والحفاظ على تنسيق سلس مع مختلف بوابات ومؤسسات الحكومة السعودية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، اعتماد، مقيم، التأمينات الاجتماعية، قوى، ومداد.

المسؤوليات الرئيسية:

• مهام علاقات عامة:
  • التعامل مع جميع الأنشطة المتعلقة بالعلاقات الحكومية (اعتماد، قوى، التأمينات الاجتماعية، مقيم، مداد، إلخ).
  • التواصل مع الإدارات الحكومية بما في ذلك وزارة الموارد البشرية، التأمينات الاجتماعية، الجوازات، مقيم، ووزارة الخارجية.
  • تحديث وصيانة سجلات جميع الوثائق القانونية، بما في ذلك تقارير السجل التجاري والتوظيف.
  • الحفاظ على السرية والدقة في جميع المهام الإدارية ومهام العلاقات العامة.
  • التعامل مع الاستفسارات والاتصالات من الوكالات الحكومية.
  • تقديم ومتابعة العطاءات الحكومية من خلال بوابات مثل اعتماد.
• المهام الإدارية:
  • مراقبة وتحديث سجلات الموظفين والعقود.
  • التنسيق مع الموارد البشرية للتوظيف والفصل.
  • مساعدة الموارد البشرية في كتابة رسائل الموظفين (الراتب، التوظيف، الشهادة، إلخ).
  • مراقبة تواريخ انتهاء الوثائق وضمان التجديد في الوقت المناسب.
  • دعم إدارة المكتب اليومية، واللوازم، واللوجستيات.

المتطلبات الرئيسية:

• 12 سنوات من الخبرة في الأدوار الإدارية وعلاقات عامة، ويفضل أن تكون داخل المملكة العربية السعودية.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية - كتابة ومحادثة.
• معرفة قوية ببوابات الحكومة السعودية.
• القدرة على التعامل مع المراسلات الحكومية.
• قدرات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.
• إجادة استخدام Microsoft Office وGoogle Business Suite.
• فهم قوانين العمل السعودية وإجراءات الإدارة.
• درجة البكالوريا أو دبلوم في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة (مفضل).

انضم إلى فرانكلين تمبلتون كمساعد إداري!
في فرانكلين تمبلتون، نحن نتقدم بصناعتنا إلى الأمام من خلال تطوير طرق جديدة ومبتكرة لمساعدة عملائنا في تحقيق أهدافهم الاستثمارية. تمتد شركتنا الديناميكية والمتنوعة عبر إدارة الأصول وإدارة الثروات والتكنولوجيا المالية، مما يوفر العديد من الطرق لمساعدة المستثمرين في تحقيق تقدم نحو أهدافهم.

نظرة عامة على الدور:
بصفتك مساعدًا إداريًا مقيمًا في الرياض، ستدعم فريق العمل بالكامل بمهام متنوعة مثل:

• إدارة النفقات وحجوزات السفر
• التعامل مع المراسلات العامة
• جمع الوثائق للاجتماعات
• المساعدة في اجتماعات العملاء وإعداد العروض التقديمية

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري العام بما في ذلك إدارة المواعيد وإعداد المراسلات
• إدارة عملية نفقات الفريق
• حجز الفنادق والرحلات والنقل للسفر الدولي
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية
• المساعدة في جمع البيانات للعروض التقديمية
• إنتاج تقارير منتظمة وتحديث أدلة الإجراءات

المؤهلات والمهارات:

• حد أدنى من دبلوم في مجال ذي صلة
• خبرة في تطبيقات MS Office
• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية
• خبرة إدارية سابقة في بيئة مهنية
• مهارات تنظيم قوية والانتباه إلى التفاصيل

انضم إلينا لإحداث تأثير إيجابي أثناء تعزيز حياتك المهنية مع فرانكلين تمبلتون!