انضم إلى فريقنا كمساعد تنفيذي!يلعب المساعد التنفيذي لمدير التعليم والتعلم دورًا حيويًا في دعم المبادرات الاستراتيجية والعمليات اليومية لمكتب التعليم والتعلم في ISG. تتطلب هذه الوظيفة مهارات استثنائية في التنظيم والتواصل وتنسيق المشاريع لضمان دعم سلس عبر تطوير المناهج والتعلم المهني والقيادة التربوية. سيتألق المرشح المثالي في بيئة ديناميكية وسريعة الخطى، مظهرًا المبادرة والمهنية وروح التعاون.
مهام الوظيفة:من المتوقع من المرشح الناجح أن:
- يظهر التزامًا بسلامة وأمان الأطفال والشباب (حماية الأطفال).
- يحصل على معرفة عملية ويسعى للحفاظ عليها بشأن سياسات وممارسات وإجراءات منظمة منطقة ISG.
- يوفر الدعم الإداري والسجلات المالية ودعم المساعد الشخصي للمدير/المسؤول.
- يستقبل الزوار، والمكالمات الهاتفية، ويوزع المراسلات على المسؤول.
- يدير تقويم ودفتر مواعيد المدير و/أو القسم، وينظم الاجتماعات.
- يكون نقطة الاتصال الرئيسية بين المسؤولين والموظفين والأهالي وشركاء خارجيين آخرين.
- يدير تدفق المعلومات بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.
- يجري ترتيبات السفر والإقامة للمسؤول.
- يأخذ محاضر الاجتماعات.
- يشكل المعلومات ويرد على المراسلات الداخلية والخارجية – مذكرات، رسائل إلكترونية، عروض تقديمية، تقارير، إلخ.
- يبحث وينظم البيانات لتمثيل المسؤول أثناء العرض على المديرين والتنفيذيين وغيرهم.
- يوجه المراسلات والاستفسارات إلى الشخص المناسب لاتخاذ الإجراءات.
- يدير حسابات القسم وغيرها من المهام المتعلقة بالمالية في الموقع، ويعد الطلبات، ويدير النفقات الصغيرة، إلخ.
- يتعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر.
- يدير العلاقات مع الاستشاريين والموردين بما في ذلك السفر، وعقود الخدمة، وما إلى ذلك.
- يتواصل مع قسم الموارد البشرية في ISG ويعد الوثائق (كلا من التوظيف وعلاقات الموظفين).
- يساعد في تخطيط الفعاليات.
- ينظم ويحافظ على نظام حفظ الملفات في المكتب.
- يشرف/يراقب أداء موظفي الدعم الإداري الآخرين.
- يقيّم ويدعم ويعيد مراجعة البرامج عبر القسم والمدارس حسب التعيين.
المؤهلات والمعرفة:يجب أن يكون لدى المرشح المثالي:
- حد أدنى من درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
- معرفة ممتازة بـ MS Office وGoogle Suite.
الخبرة والمهارات:يجب أن يكون لدى المرشح المثالي:
- خبرة عمل سابقة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو دور مشابه.
- خبرة عمل سابقة في إشراف موظفين آخرين.
المهارات:يجب أن يظهر المرشح المثالي:
- مهارات ممتازة في التواصل الشفوي والكتابي باللغة الإنجليزية.
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت بارزة.
- القدرة على ممارسة discretion والحفاظ على السرية.
- القدرة على الإشراف على موظفين آخرين.
