سكرتير📣 إعلان

نحن نبحث عن سكرتير متميز للانضمام إلى مؤسسة معدن البناء للمقاولات العامة.

في هذا الدور، ستكون مسؤولاً عن دعم المدير أو الإدارة في المهام المختلفة بما في ذلك كتابة الوثائق، إدارة المكالمات الهاتفية والزوار، وتنسيق المشاريع الأساسية. نحن نبحث عن شخص يمتلك المهارات اللازمة للتفاعل مع العملاء والموظفين بكفاءة.

المهام الرئيسية:

• تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات.
• إدارة المكالمات الهاتفية واستقبال الرسائل.
• تنسيق جداول الأعمال للمشاركين في الاجتماعات.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات.
• السفر للاجتماعات داخل المملكة.

المتطلبات:

• خبرة عملية لا تقل عن سنتين.
• وجود سيارة ورخصة قيادة.
• بكالوريوس في اللغة الإنجليزية، إدارة الأعمال، أو السكرتارية التنفيذية.

المميزات:

• المرونة في العمل.
• ساعات عمل مرنة.
• السماح بالعمل عن بعد.

Join Our Team as a Secretary!
We are looking for a dedicated Secretary to support our executive management at the الجمعية الخيرية لتحفيظ القران الكريم بالمدينة المنورة. This role is vital in ensuring smooth operations and efficient management of administrative tasks.

Key Responsibilities:

• Organize the executive manager’s appointments and take minutes in shorthand.
• Manage incoming calls and direct them appropriately, ensuring timely responses to inquiries.
• Handle incoming and outgoing mail, ensuring proper distribution and registration.
• Coordinate meetings by managing schedules, securing meeting rooms, and preparing agendas.
• Establish and maintain filing systems and ensure the regular storage and organization of all documents.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in Business Administration or Executive Secretarial Studies.
• 2 years of relevant experience.
• Advanced skills in communication services and documentation software.
• Proficient in computer typing and handling emails efficiently.
• Fluent in English (intermediate level preferred).

Work Details:

• Full-time position.
• Working days: 6 days a week.
• Salary range: 4000 to 5000 SR per month.

نظرة عامة على الدور: تهدف هذه الوظيفة إلى دعم المدير أو القسم من خلال التعامل مع الوثائق، وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع، وإدارة الجداول الزمنية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تدوين الملاحظات بواسطة الكتابة السريعة ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقًا لمعايير المكتب.
• التعامل مع الاتصالات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين، وتصنيفها وتوجيهها، واستقبال الرسائل الصوتية، والإجابة على الاستفسارات، وتحويل المكالمات وفقًا لذلك.
• إدارة البريد الوارد والصادر، وفحصه وتسجيله وتوزيعه.
• مراجعة طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وجدولة الاجتماعات، وتأمين غرف الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء أنظمة للحفاظ على السجلات والملفات، وضمان تنظيم جميع الوثائق بشكل منهجي.

المتطلبات:

• تجب أن تكون كفاءة في استخدام الكمبيوتر وتطبيقات Microsoft Office.
• fluency in Arabic, both spoken and written, is essential.