مساعد إداري

Job Title: منسق إداري

Position Summary: يتولى منسق إداري تنظيم المراسلات، جدولة الاجتماعات، إدارة الاستقبال، والتعامل مع العملاء والزوار لضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة واحترافية.

Key Responsibilities:

• الترحيب بالعملاء والزوار بطريقة احترافية وتوجيههم إلى الأقسام المعنية.
• التأكد من تسجيل بيانات الزوار والحفاظ على أمن وسرية المعلومات.
• الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني وتحويلها للجهات المختصة عند الحاجة.
• متابعة البريد الوارد والصادر، وإعداد التقارير الدورية عن الاتصالات والمراسلات.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية والتنسيق مع جميع الأطراف المعنية.
• تجهيز قاعات الاجتماعات، وإعداد الوثائق والعروض التقديمية اللازمة.
• إعداد وصياغة الخطابات الرسمية، التقارير، ومحاضر الاجتماعات والعروض الوظيفية.
• أرشفة المستندات بطريقة منظمة لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• دعم الإدارات المختلفة في تنظيم الملفات، المراسلات، وجدولة المهام اليومية.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية وإبلاغ المعنيين بالمستجدات.
• التعامل مع استفسارات العملاء وتقديم المعلومات المطلوبة حول الخدمات المتاحة.
• معالجة الشكاوى أو تصعيدها إلى الإدارات المختصة لضمان حلها بفعالية.
• أي مهام أخرى يكلف بها مستقبلا ضمن اختصاص العمل.

Qualifications and Experience:

• المؤهل: دبلوم سكرتارية أو إدارة مكاتب أو تخصص ذو علاقة.
• الخبرة: سنتين خبرة في ذات المجال.

انضم إلى كي سيشو كمساعد إداري!
تقدم هذه الوظيفة الهجينة بدوام كامل فرصة مثيرة لتكون جزءًا من منظمة استشارات هندسية متخصصة في الأتمتة والذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة. بصفة مساعد إداري، ستقوم بالتعامل مع المهام اليومية المهمة التي تعتبر ضرورية لعملياتنا.

مسؤوليات الدور:

• إدارة الجداول وتنسيق الاجتماعات
• التعامل مع المراسلات والحفاظ على الاتصال
• تقديم المساعدة الإدارية التنفيذية والدعم الكتابي
• تنظيم الفعاليات والنشاطات الخاصة بالشركة

المؤهلات:

• إجادة المساعدة الإدارية والمساعدة الإدارية التنفيذية
• مهارات قوية في التعامل الهاتفي والتواصل
• خبرة في المهارات الكتابية
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من فريق
• إجادة في برامج المكتب (مثل، MS Office)
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو مجال ذي صلة ميزة إضافية

نتطلع إلى تقدمكم!