وظائف مدير مكتب في السعودية

المسمى الوظيفي: مديرة مكتب

الوصف الوظيفي:
نبحث عن مديرة مكتب ذات شخصية منظمة ومرنة لدعم الرئيس التنفيذي بشكل مباشر والإشراف على سير العمل اليومي للمؤسسة. يجب أن تكون قادرة على تحمل المسؤوليات المتعددة في الجوانب الإدارية، المالية، التشغيلية، والتنسيقية، مع الاستعداد لتقديم الدعم الكامل في جميع المهام.

المهام والمسؤوليات:
• إدارة جدول المواعيد والاجتماعات والرحلات الخاصة بالرئيس التنفيذي.
• متابعة المراسلات الرسمية (إيميلات، خطابات، اتصالات).
• الإشراف على سير العمل في المكتب وضمان التنظيم والكفاءة.
• المساعدة في الأعمال المالية: فواتير، مصروفات، وتقارير بسيطة.
• تنسيق متطلبات المشاريع واللوجستيات مع الموردين والشركاء.
• حفظ الملفات والوثائق الرسمية بسرية وتنظيم.
• متابعة شؤون الموظفين (الحضور، الإجازات، طلبات الموظفين).
• إعداد خطابات وتقارير إدارية ومالية عند الحاجة.
• أن تكون حلقة وصل مباشرة بين الرئيس التنفيذي والجهات الداخلية والخارجية.
• الاستباقية في تلبية احتياجات الإدارة ودعمها في أي مهمة.

المتطلبات:
• شخصية عملية، منظمة، وذات قدرة عالية على تحمل ضغط العمل.
• مهارات قوية في التواصل باللغة العربية والإنجليزية.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office و Google Workspace.
• الأمانة والقدرة على حفظ السرية المهنية.
• يفضل خبرة سابقة في مجال الإدارة أو الدعم التنفيذي ميزة إضافية
* القدرة على السفر عندما يتطلب العمل
* قيادة سيارة

وظيفة سكرتير񳹻ة جدا في العمل شغوف ، منضبط في اوقات العمل ، لديه خبرة في ادارة المفات وادارة المكتب حال الحاجة

• Manage daily office operations and administrative tasks.
• Coordinate schedules, meetings, and communications.
• Prepare reports, correspondence, and documentation.
• Act as a point of contact between management and staff.
• Ensure office efficiency and compliance with policies.

• Diploma or bachelor’s degree in business administration or related field.
• 10+ years of experience as an Office Manager or Executive Assistant.
• Strong organizational and communication skills.
• Proficiency in MS Office and office management systems.
• Ability to handle confidential information with professionalism.

• Supportive work environment.
• Training and development opportunities.
• Attractive salaries & benefits package.
• Flexible work hours.

• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، وإدارة محطات العمل، وضمان تخصيص الموارد بكفاءة.
• إعداد الاتصالات للمساهمين الداخليين والخارجيين.
• التعاون مع رؤساء الأقسام لتعزيز الكفاءة وتقديم الخدمة.
• إدارة استقبال الشؤون الإدارية، وضمان خدمة العملاء الممتازة.
• المساعدة في التحضيرات للفعاليات وتنسيق السفر والإقامة للموظفين.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإدارة القضايا التنظيمية التي تؤثر على العمليات.
• إجراء التدريب والإشراف على الموظفين الإداريين.
• الحفاظ على سجلات التدريب وضمان إكمال جميع الموظفين للتدريب الإلزامي.

• على الأقل 3 سنوات من الخبرة الإدارية أو الإدارية العليا في بيئة مؤسسية.
• متمرس في تكنولوجيا المعلومات، مع خبرة في أنظمة إدارة الوثائق.
• مهارات تواصل وشخصية ممتازة باللغة الإنجليزية؛ اللغة العربية مرغوبة.
• قدرات قيادية مثبتة والقدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

• الدعم التنفيذي: تقديم الدعم كجهة الاتصال الرئيسية لمديرنا العام، إدارة الجداول الزمنية، إعداد التقارير، والحفاظ على سرية المعلومات.
• إدارة المكتب: الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، ضمان الامتثال، إدارة المستلزمات، والحفاظ على أنظمة الملفات.
• علاقات الضيوف: مساعدة الضيوف من كبار الشخصيات، التعامل مع الاستفسارات، ومحاذاة المهام الإدارية مع معايير الفخامة.
• تنسيق الموارد البشرية: دعم جدولة الموظفين، الإدماج، ومبادرات مشاركة الموظفين.
• الدعم المالي: المساعدة في المهام المالية، إدارة الفواتير، والإشراف على عمليات الشراء.
• تنسيق الفعاليات: تنظيم ودعم الاجتماعات والفعاليات التنفيذية.
• الدعم الفني: إدارة اتصالات المكتب والحفاظ على السجلات الرقمية.
• معايير السلامة: تطبيق الرقابة على الجودة لضمان بيئة عمل آمنة.
• التحسين المستمر: التعرف على فرص تحسين العمليات.

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة تزيد عن 5 سنوات في إدارة المكاتب أو إدارة الضيافة.
• إجادة قوية في Microsoft Office، ومهارات اتصال ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• مهارات تنظيمية والقدرة على العمل تحت الضغط.