Secretary📣 Job Ad

about 4 hours ago

	Salary	4,500 / Month
	Contract Type	Full-time
	Workplace type	On-site
	Location	Jeddah

Job Description

نبذة عن الدور

تبحث شركة بيوند إكسبيرينس عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة، والمساهمة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة المهام اليومية لضمان سير العمل بكفاءة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

الإشراف على موظفي الدعم والاستقبال لضمان الأداء الفعال.
إدارة وتأمين مستلزمات المكتب وضمان صيانة المرافق.
مراقبة المصاريف الإدارية والالتزام بالميزانية المحددة.
تطوير وتطبيق السياسات والإجراءات الداخلية لتعزيز الكفاءة.
تنظيم مواعيد المدير، الاجتماعات، وحجوزات السفر.
استقبال المكالمات والبريد وتوجيهها إلى الأقسام المعنية.
حفظ وأرشفة الملفات (الورقية والإلكترونية) مع الحفاظ على السرية التامة.
كتابة التقارير وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة.
تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.
إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.