نظرة عامة على المنصبسيكون موظف الاستقبال هو نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والموظفين، مما يضمن جوًا مهنياً ومرحبا. يتطلب هذا الدور مهارات ممتازة في التواصل والتنظيم والقدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة. سيساعد موظف الاستقبال أيضًا في الدعم الإداري ويحافظ على سير العمل بسلاسة في الاستقبال.
المسؤوليات الرئيسيةمهام الاستقبال:- تحية وترحيب الزوار، مما يضمن انطباع إيجابي ومهني في البداية.
- إدارة المكالمات الواردة والبريد الإلكتروني والمراسلات، وتوجيههم إلى الأفراد المناسبين.
- الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة وجميلة.
الدعم الإداري:- جدولة المواعيد وإدارة حجز غرف الاجتماعات.
- التعامل مع المهام الكتابية الأساسية مثل إدخال البيانات والأرشفة ونسخ الأوراق.
- المساعدة في الحفاظ على لوازم المكتب وتنسيق التسليمات.
خدمة العملاء:- الرد على استفسارات الزوار والعملاء بأدب وسرعة.
- دعم استفسارات الموظفين المتعلقة بمرافق المكتب أو الموارد.
الأمان والامتثال:- التأكد من اتباع الزوار لبروتوكولات تسجيل الدخول وإصدار بطاقات الزوار عند الحاجة.
- التواصل مع موظفي الأمن للتحكم في الوصول وإجراءات الطوارئ.
المتطلباتالتعليم: دبلوم المدرسة الثانوية (يفضل درجة البكالوريوس).
الخبرة: خبرة مثبتة كموظف استقبال، أو سكرتير، أو في دور ذي صلة من 12 سنوات من الخبرة. ومع ذلك، يتم تشجيع الخريجين الجدد على التقدم.
المهارات التقنية:- معرفة في MS Office (Word، Excel، PowerPoint).
- إلمام بمعدات المكتب (مثل الطابعات وآلات الفاكس).
المهارات الشخصية:- مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
- قدرات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة مهام متعددة.
- التركيز على العميل مع قدرات في حل المشكلات.
السمات المفضلةشخصية إيجابية وقابلة للوصول. القدرة على البقاء هادئًا تحت الضغط في بيئة سريعة. خبرة سابقة في التعامل مع استفسارات العملاء أو الشكاوى. الجنسية سعودية. سيتم تفضيل الإناث.
دوام كامل
