وظائف executive assistant في السعودية

إيرام تالنت

Join Our Team as a Management Executive Secretary!

Eram Talent is seeking a highly organized and proactive Management Executive Secretary to provide comprehensive administrative support to senior management. The successful candidate will play a critical role in optimizing the efficiency and effectiveness of the management team by handling scheduling, communication, and administrative tasks with professionalism and discretion.

Key Responsibilities:

Manage the Chief Officer's calendar, scheduling appointments, meetings, and events.
Prioritize and coordinate conflicting schedules and commitments.
Plan and coordinate all aspects of the Chief Officer's business travel, including transportation, accommodation, and itineraries.
Serve as the primary point of contact for the Chief Officer, managing phone calls, emails, and correspondence.
Draft and prepare written communications on behalf of the Chief Officer.
Arrange and coordinate meetings, conferences, and events for the Chief Officer.
Prepare meeting materials, agendas, and take minutes as required.
Maintain organized filing systems for executive-level documents.
Conduct research and gather information to support decision-making processes.
Track and process the Chief Officer's expenses, ensuring compliance with company policies.
Provide administrative support for special projects as assigned.

Requirements:

Bachelor's degree in Business Administration or equivalent is required; Master's degree preferred.
Minimum of 5 years of experience in executive secretarial or administrative support roles.
Strong organizational and time management skills with the ability to multitask effectively.
Excellent communication skills, both verbal and written.
Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
High level of discretion and confidentiality when handling sensitive information.

About the Company:
Eram Talent is part of the ERAM Group, committed to providing outstanding recruitment solutions across various industries. We pride ourselves on our ability to deliver high-potential professionals, and we support our employees' career growth and well-being.

2-5 سنة

جدة

منذ 6 أيام

مدير مكتب رئيس تنفيذي

جديدة

شركة نجوم المستقبل القابضة

6,000 - 12,000

/ شهرياً

مهارة في التواصل - سرعة الاستجابة - تحليل البيانات - حضور الاجتماعات

2-5 سنة

البساتين، جدة

منذ يومان

Administrative Support Officer (Supplemental Workforce - Third Party Contract)

بنك التنمية الإسلامي (IsDB)

عمل مؤقت

نبذة عن الدور

يعلن البنك الإسلامي للتنمية (IsDB) عن حاجته لشغل وظيفة مسؤول دعم إداري ضمن فريق العمل الإضافي، وذلك بعقد مع طرف ثالث. يلعب هذا الدور دوراً محورياً في تقديم الدعم الإداري الشامل داخل مجمع الرئيس، وتحديداً في إدارة الاستراتيجية والميزانية والأداء المؤسسي (SBCP). سيتولى المرشح الناجح مسؤولية ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة داخل الإدارة من خلال إدارة المهام الإدارية المتنوعة ودعم مبادرات الإدارة.

يقع مقر العمل في المقر الرئيسي للبنك الإسلامي للتنمية في جدة، المملكة العربية السعودية، وتوفر هذه الفرصة مساهمة في مؤسسة إنمائية متعددة الأطراف رائدة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

إدارة جدول أعمال المدير، والرد على الاستفسارات، وتقديم الدعم الإداري من خلال عرض المعلومات حول المشاريع والخدمات، بما في ذلك شرح القدرات الفنية بوضوح وسهولة.
إجراء الأبحاث وجمع البيانات ذات الصلة بمناقشات الاجتماعات لضمان الفهم السليم للقضايا والمتابعة حسب الحاجة.
دعم إعداد خطة الميزانية السنوية للإدارة.
معالجة طلبات الشراء (PRs) عبر نظام SAP.
تقديم طلبات السفر ومعالجة تسويات المصروفات لمهام المدير الرسمية.
صياغة وإنهاء المراسلات والوثائق لمراجعة المدير والموافقة عليها عبر DocuSign.
المساعدة في تنسيق ومراجعة وإنهاء التقارير المقدمة إلى BED.
دعم رؤساء الأقسام في إعداد العروض التقديمية.
مساعدة الفريق في تخطيط وتنظيم الفعاليات وورش العمل وأنشطة تنمية القدرات.
تنظيم وتبسيط سير العمل لضمان بيئة عمل فعالة ومنتجة.
إدارة لوحة معلومات SBCP ضمن نظام Jira.
العمل كنقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة والموظفين فيما يتعلق بالمسائل المتعلقة بالنظام.
أداء أي واجبات أخرى يكلف بها المدير، إدارة الاستراتيجية والميزانية والأداء المؤسسي.

المؤهلات والمتطلبات

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الإدارة العامة، أو مجال ذي صلة.
خبرة ذات صلة لا تقل عن 2 إلى 5 سنوات في الدعم التنفيذي أو الإداري.
تعتبر الشهادات المهنية في الإدارة أو إدارة المشاريع (مثل CAPM، PMP، أو ما يعادلها) ميزة إضافية.
إتقان اللغة الإنجليزية إلزامي.

المهارات المطلوبة

مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
كفاءة في الصياغة المهنية للمراسلات والتقارير.
مهارات فعالة في تنسيق أصحاب المصلحة ومهارات التعامل مع الآخرين.
قدرات بحث وتحليل قوية.
اهتمام عالٍ بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
معرفة عملية بأنظمة SAP و Jira.
فهم لعمليات الميزانية والمشتريات.

معلومات إضافية

هذه الوظيفة هي منصب تعاقدي ضمن إطار العمل الإضافي، وتتم إدارتها من خلال عقد مع طرف ثالث.

الموقع: المقر الرئيسي بجدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية.

الخبرة المطلوبة: 2-5 سنوات.

عملية التقديم: يتم تشجيع المرشحين المهتمين الذين يستوفون المعايير على التقديم. تشمل المستندات المطلوبة السيرة الذاتية، ونسخة من جواز السفر، والشهادات الأكاديمية.

يؤكد البنك الإسلامي للتنمية (IsDB) أنه لا يطلب أي مدفوعات من أي نوع من المتقدمين طوال عملية التوظيف، ولا يطلب معلومات مالية حساسة. يخلي البنك الإسلامي للتنمية مسؤوليته عن أي منشورات احتيالية للوظائف أو عروض مقدمة باسمه.

2-5 سنة

جدة

مساعد إداري

مركز العافية للعمر الطويل

About the Company:
Longevity Wellness Hub is dedicated to elevating the human experience by helping people age well and live better. The hub integrates quantum frequency scanning, advanced fitness protocols, and biohacking technologies to support holistic health and performance. Services are designed to optimize physical, mental, and emotional well-being through personalized, data-driven approaches. In addition to its cutting-edge tools, Longevity Wellness Hub fosters a supportive community through events, workshops, and shared wellness experiences.

Role Description:
This is a full-time, on-site Administrative Assistant role based in Jeddah. The Administrative Assistant will manage day-to-day office operations, including scheduling appointments, greeting clients, and maintaining a welcoming reception area. Responsibilities include:

Handling phone calls and messages
Responding to emails and supporting visitor inquiries with professional and courteous communication
Organizing files and records
Preparing basic reports
Supporting executives with calendar coordination
Assisting with logistics for community events and wellness sessions

Collaborating closely with the wellness and operations teams to ensure smooth, efficient administrative support for all hub activities.

Qualifications:

Strong Administrative Assistance and Executive Administrative Assistance skills
Professional Phone Etiquette and Communication skills
Solid Clerical Skills including filing, data entry, document preparation, and basic record-keeping
High level of organization and attention to detail
Proficiency with common office software
Customer service mindset with a friendly, respectful, and inclusive approach
Ability to work on-site in Jeddah
Previous experience in an administrative or front-desk role is an advantage
Relevant diploma or degree in business administration or a related field is preferred

2-5 سنة

جدة

منذ 13 يوم

Executive Coordinator

بنك التنمية الإسلامي (IsDB)

2-5 سنة

جدة

Office Manager/PMO Senior Specialist

عبد اللطيف جميل

2-5 سنة

جدة

منذ 11 ساعة تقريباً

سكرتير

عملية إعادة التشغيل والصيانة

سكرتارية لشركة تشغيل وصيانة تكون عندها خبرة كافيه لترتيب وتسيير العمل ولديها خبرة في استخدام الحاسوب وكافة البرامج وتكون متحدثة لبقة

2-5 سنة

الشرفية، جدة

منذ 27 يوم

مدير مكتب رئيس تنفيذي

معلم

نبحث عن شخص يكون الذراع الأيمن لرجل أعمال يدير عدة مشاريع في مجالات مختلفة (قانونية، تشغيلية، تقنية، عقارية، مقاولات استشاريه…).

موظف لا يكتفي بالأوامر، بل يصنع الحلول. إنسان شغوف بالتفاصيل، وفيّ، ويجيد التعامل باحترافية وصمت مع كل ما يُكلف به.

المهام الرئيسية:

- إدارة المكتب التنفيذي والمهام اليومية بكفاءة.

- التنسيق بين المشاريع والفرق المختلفة.

- المتابعة الدقيقة للمهام، والمواعيد، والقرارات.

- إعداد تقارير، وصياغة خطابات، وإرسال ومتابعة المراسلات.

- تمثيل المدير في الاجتماعات أو الزيارات حسب الحاجة.

- إدارة الوقت والجدولة والمهام الحساسة.

المهارات المطلوبة:

- لبق، ذكي، سريع البديهة.

- ثنائي اللغة (عربي / إنجليزي).

- قدرة عالية على العمل تحت ضغط واتخاذ قرارات وقتية.

- إتقان استخدام أدوات Google Workspace، Notion، Excel، وأدوات إدارة المهام.

- خلفية جيدة في التعامل مع العقود، المشاريع، والأنظمة التشغيلية.

- يفضّل من لديه خبرة سابقة في منصب مشابه.

المزايا:

- راتب مجزي + بدلات.

- بيئة عمل احترافية مباشرة مع صانع قرار.

- تطور مهني سريع وفرص إشرافية.

- الثقة والصلاحية العالية ضمن إطار الشفافية والمسؤولية.

للتقديم:

يرجى إرسال السيرة الذاتية + مقطع فيديو تعريفي (دقيقة إلى دقيقتين) يوضح:

2-5 سنة

الروضة، جدة

منذ شهرين تقريبا

سكرتير

شركة السهم المتحدة

3,000 - 4,000

/ شهرياً

تبحث شركتنا عن سكرتيرة منظمة وذات مهارات تواصل ممتازة للانضمام إلى فريقنا. ستكون مسؤولة عن إدارة جدول المواعيد، تنسيق الاجتماعات داخل الشركة وخارجها، ولها القدرة على تحمل الضغوط والتعامل مع المراسلات الواردة والصادرة بكفاءة عاليه بفترات عمل مرنه اما صباحا او مساء حسب حاجة العمل بمعدل 4 ساعات عمل في اليوم فقط مبدئيا .

الرد على الاتصالات والرسائل

متابعة الأعمال اليومية داخل المكتب

إدخال البيانات وتنظيم الملفات

إعداد التقارير باستخدام برامج الأوفيس

التعامل مع العملاء بشكل احترافي

0-1 سنة

مشرفة، جدة

منذ 24 يوم

سكرتير

جديدة

نقد سريع

عمل مؤقت

وسنوفر بيئة عمل راقية ونموذجية وإضافة نوعية لسجل خبراتك السابقة.

تشمل المهام الرئيسية:
* المام كامل ببرامج أوفيس
* تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات.
* الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والاستفسارات.
* إعداد التقارير والمستندات اللازمة.
* الحفاظ على سرية المعلومات.

2-5 سنة

الغربية، جدة

منذ 4 أيام

موظف استقبال

TÜV SÜD

Join TÜV SÜD as a Receptionist & Admin Coordinator!
At TÜV SÜD Group, we are passionate about technology and dedicated to being a part of progress. As the Receptionist & Admin Coordinator, you will provide essential front-office and administrative support, ensuring efficient branch operations and a professional customer experience.

Key Responsibilities:

Front Office & Visitor Management: Greet and welcome visitors; manage visitor access as per security procedures; answer and forward calls effectively.
Administration & Facilities Coordination: Manage office supplies, coordinate maintenance activities, and support administrative functions like documentation and filing.
Employee & Corporate Support: Assist with employee onboarding and offboarding, and support employee engagement activities.
Operational Support: Handle reporting, logistics coordination, and vendor communications.

Skills & Competencies:

Strong communication and customer service skills.
Professional appearance and organizational abilities.
Proficiency in Microsoft Office.

What We Offer:
Paid vacation time and competitive compensation.

We welcome applications from individuals of all backgrounds, experiences, and perspectives, believing that diversity enhances our work environment.

0-1 سنة

جدة

منذ 7 أيام

منسق موارد بشرية

نيستلي

Join Nestlé as an HR Coordinator!
As the world's largest Food and Beverage Company, Nestlé offers an enriching career path driven by the purpose of enhancing the quality of life and contributing to a healthier future. In this position, you will play a critical role in supporting the General Manager (GM) and ensuring smooth administrative operations.

A Day in the Life:
- Manage assets, supplies, files and documents for the GM's office.
- Organize bookings and reservations for internal and external business visits, training, and meetings.
- Attend meetings as directed by the GM, assisting with minutes if required.
- Handle annual gifting for VIP stakeholders, coordinating sending and receiving of correspondence.
- Type official documents and letters in English as needed.
- Consolidate commercial reports and follow up with stakeholders.
- Liaison with official institutions and manage PR gifts and cards for VIP customers and bodies.
- Coordinate travel arrangements and manage T&E policy.

What Will Make You Successful:
- A university degree and 2-3 years of experience in administrative or support services.
Come and make an impact at Nestlé while growing both professionally and personally!

2-5 سنة

جدة

منذ 6 أيام

مباشر

فنادق ومنتجعات رافلز

Join Raffles Makkah Palace as a Butler

Raffles Makkah Palace promises exceptional standards enhanced by Arab hospitality values. With stunning views of the Masjid Al Haram, you will be part of a team that creates memorable experiences for our guests. As a Butler, you will play a vital role in delivering professional, friendly, and engaging service.

Key Responsibilities:

Oversee daily workflow of the Butler office and ensure service standards are maintained.
Manage departmental inventory control tasks including purchase orders and coding invoices.
Handle all shipping and receiving for Owners, Guests, and Colleagues.
Provide administrative support to the Butler department.
Communicate effectively with all departments to relay updates and changes.
Address guest concerns promptly and log necessary notifications for departments.
Collaborate with Maintenance for necessary repairs.
Balance operational, administrative, and colleague needs while adhering to policies and safety standards.

Qualifications:

Proficient in English (verbal and written) is required.
Bachelor's degree from an accredited university is preferred.
Experience with Hotel Property Management Systems is an asset.
Strong organizational and supervisory skills.
Effective problem-solving abilities in high-stress situations.
Detail-oriented, capable of working independently with efficiency.

At Raffles, we value diversity and aim to promote a culture of inclusion. Join us to explore limitless possibilities in hospitality.

2-5 سنة

جدة

منذ 15 يوم

Administration Officer

نسمه للبنية التحتية والتكنولوجيا

نبذة عن الدور

تبحث شركة Nesma Infrastructure & Technology عن مسؤول إداري ملتزم ومنظم للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. يشغل هذا المنصب بدوام كامل دورًا حيويًا في ضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة، لا سيما فيما يتعلق بالامتثال للموارد البشرية وإدارة سجلات الموظفين.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

إدارة وصيانة المنصات الحكومية الرئيسية بما في ذلك قوى، مقيم، وجوب، ومدد لضمان الامتثال للموارد البشرية.
الإشراف على سجلات الموظفين والحفاظ عليها دقيقة ومحدثة.
مراقبة ظروف العمل لضمان الالتزام باللوائح وتحقيق الأهداف التنظيمية.
إعداد وتصديق خطابات الموظفين الأساسية، مثل خطابات الخبرة وشهادات الراتب وخطابات الإنذار.

المؤهلات والمتطلبات

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الموارد البشرية، أو مجال ذي صلة.
خبرة تتراوح بين 3 إلى 6 سنوات في دور إداري أو دعم موارد بشرية ذي صلة.

المهارات المطلوبة

إتقان إدارة منصات الموارد البشرية الحكومية مثل قوى، مقيم، وجوب، ومدد.
قدرات قوية في إدارة سجلات الموظفين ومراقبة الامتثال.
خبرة في إعداد وتصديق خطابات الموظفين.
مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
قدرات تواصل شفهي وكتابي فعالة.
إتقان استخدام مجموعة برامج Microsoft Office.
مهارات تحليلية جيدة وقدرة على حل المشكلات.

تفاصيل الوظيفة

هذه وظيفة بدوام كامل تتطلب خبرة تتراوح بين 3 إلى 6 سنوات في دور إداري أو دعم موارد بشرية. يقع مقر العمل في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية.

2-5 سنة

جدة

مساعد مدير فرع

ماتش

انضم إلى فريقنا كمدير لمكتب الرئيس التنفيذي!

في ماتش | Match، وهي شركة سعودية رائدة في صناعة منتجات العناية الشخصية، نبحث عن مدير مكتب رئيس تنفيذي منظم واستراتيجي للغاية. هذا الدور حاسم في دعم رئيسنا التنفيذي وفريق القيادة عبر وظائف مختلفة، بما في ذلك الإدارة والعمليات والتسويق والموارد البشرية.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة المشاريع الاستراتيجية وتنسيق الأنشطة التنفيذية.
تحسين عمليات الأعمال لتعزيز الكفاءة العامة.
الإشراف على العمليات اليومية لضمان التنفيذ السلس للأعمال.
تسهيل التواصل بين الأقسام لدعم نمو الأعمال.

المتطلبات:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال ذي صلة.
خلفية قوية في العمليات والموارد البشرية والتسويق.
مهارات ممتازة في القيادة والتواصل والتنظيم.
إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.

انضم إلينا وساهم في رؤيتنا للتميز في عالم العطور. نتطلع إلى طلبك!

2-5 سنة

جدة

منذ 7 أيام

Sales Coordinator

شركة فنادق الريتز كارلتون، ذات المسؤولية المحدودة.

عمل مؤقت

عن الدور

تبحث شركة ريتز كارلتون للفنادق ذات المسؤولية المحدودة عن منسق مبيعات لدعم قسم المبيعات والتسويق لديها. هذا المنصب التعاقدي مقره في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية، وتحديداً في حي الحمراء، الكورنيش الجنوبي. الدور بدوام كامل ومناسب للأفراد الذين يتطلعون لبدء مسيرة مهنية في المبيعات والتسويق ضمن قطاع الضيافة الفاخرة، ولا يتطلب خبرة إشرافية سابقة. كجزء من ماريوت الدولية، تلتزم ريتز كارلتون بتقديم تجارب استثنائية والحفاظ على معايير خدمتها.

المسؤوليات الرئيسية

أداء واجبات مكتبية عامة لدعم قسم المبيعات والتسويق، بما في ذلك حفظ الملفات، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، والطباعة، والفاكس، والنسخ.
إعداد مستندات متعلقة بالمبيعات طوال عملية البيع، مثل العروض والمقترحات والعقود وأوامر فعاليات الحفلات.
تعزيز الوعي بصورة العلامة التجارية داخلياً وخارجياً.
جمع المواد وتجميع حزم المعلومات، بما في ذلك الكتيبات والمواد الترويجية.
استخدام تقنيات المبيعات التي تزيد الإيرادات إلى أقصى حد مع الحفاظ على ولاء الضيوف الحاليين لماريوت.
إدخال واسترجاع وتسوية والتحقق من المعلومات في برامج المبيعات، بما في ذلك العمولات والعملاء المحتملون وبيانات الطرف الثالث.
الاستجابة لاستفسارات الضيوف المتعلقة بمرافق وخدمات الفندق، مثل ساعات العمل والأسعار وأنواع الغرف والباقات والعروض الترويجية والترفيه والمطاعم والفعاليات الخاصة.
العمل كنقطة اتصال أساسية للعملاء، والتواصل عبر الهاتف والبريد الإلكتروني لمعالجة الأسئلة والطلبات.
اتباع جميع سياسات الشركة وإجراءاتها، وضمان زي موحد ومظهر شخصي نظيف واحترافي.
الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة وحماية أصول الشركة.
الترحيب بالضيوف والاعتراف بهم وفقاً لمعايير الشركة، وتوقع احتياجاتهم الخدمية ومعالجتها بتقدير حقيقي.
التواصل مع الآخرين باستخدام لغة واضحة واحترافية، وإعداد ومراجعة المستندات المكتوبة بدقة واكتمال، والرد على الهواتف بآداب مناسبة.
تطوير والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع الزملاء، ودعم أهداف الفريق والاستجابة بشكل مناسب للمخاوف.
الامتثال لتوقعات ومعايير ضمان الجودة.
أداء واجبات وظيفية أخرى معقولة حسب طلب المشرفين، بما في ذلك تحريك ورفع وحمل ودفع وسحب ووضع الأشياء التي تزن 10 أرطال أو أقل دون مساعدة.

المؤهلات والمتطلبات

شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
سنة واحدة على الأقل من الخبرة العملية ذات الصلة.
لا يشترط خبرة إشرافية.

المهارات المطلوبة

مبيعات
تسويق
خدمة العملاء
تواصل
عمل جماعي

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب تعاقدي بدوام كامل يقع في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. الدور ليس عن بعد. تم تصنيف المنصب على أنه غير إداري. لا توجد تراخيص أو شهادات محددة مطلوبة لهذا الدور.

0-1 سنة

جدة