Office Manager📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تعلن شركة بيت مثابة شركة شخص واحد عن حاجتها لتعيين مدير مكتب للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة. يتطلب هذا الدور خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات، وهو متاح بنظام الدوام الكامل.

الهدف من الوظيفة

يتولى مدير المكتب الإشراف المباشر على أنشطة إدارة وتخطيط وتنظيم أعمال الإدارة التي يشرف عليها. يهدف الدور إلى متابعة كافة العمليات الإدارية واللوجستية المطلوبة، وضمان توافر الموارد التقنية والبشرية التي تضمن سير عمليات المكتب بأكبر كفاءة وفعالية ممكنة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة وتوجيه عمليات وإجراءات تنسيق اجتماعات ولقاءات المسؤول.
• إدارة وتنسيق الاتصالات والمراسلات بين المسؤول ومختلف الجهات الداخلية والخارجية، والتأكد من فعاليتها وسلاستها.
• متابعة عمليات استقبال زوار المسؤول والرد على استفساراتهم.
• الإشراف على عمليات الرد على المكالمات الهاتفية ومراجعة المراسلات الواردة وتحضير الردود المناسبة.
• إعادة توجيه المسائل المتخصصة لأصحاب الاختصاص في الجهة ومتابعتها لضمان إنجازها بفعالية.
• ضمان وجود قنوات تواصل واتصال فعالة مع مختلف الجهات المعنية لمتابعة القرارات والتعليمات الصادرة عن مكتب المسؤول وضمان الحصول على أية معلومات أو بيانات متعلقة.
• الإشراف على عمليات إدارة وحفظ وأرشفة جميع القرارات والخطابات والمكاتبات الواردة أو الصادرة عن مكتب المسؤول بالتنسيق مع كافة الجهات المعنية.
• متابعة وتقييم أداء الموظفين في المكتب وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتطويرية.
• ضمان توافر كافة المتطلبات اللازمة لقيام الموظفين بعملهم على أكمل وجه، ورفع التقارير الدورية للرئيس المباشر.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال إدارة المكاتب أو في دور إداري مشابه.

بيئة العمل

يعمل مدير المكتب بدوام كامل ضمن فريق شركة بيت مثابة شركة شخص واحد في مكة المكرمة.

للتقديم

ندعو المهتمين ممن تنطبق عليهم المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم على هذه الوظيفة.