ملخص الوظيفة:يلعب مدير المكتب التنفيذي دورًا حيويًا في دعم الرئيس التنفيذي (CEO) من خلال إدارة والإشراف على جميع الوظائف الإدارية والتشغيلية للمكتب التنفيذي. تعمل هذه الوظيفة كحلقة وصل مركزية بين الرئيس التنفيذي والأقسام الداخلية، مما يضمن تنفيذ القرارات الاستراتيجية بسلاسة، وتدفق المعلومات بكفاءة، وتمثيل احترافي للمكتب التنفيذي. المرشح المثالي هو فرد منظم وذو تفاصيل عالية واحترافي للغاية يزدهر في بيئات سريعة الوتيرة ويحافظ على سرية صارمة في جميع الأوقات.
المسؤوليات الرئيسية:- الإدارة التنفيذية والإدارية:
- إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات بدقة وبصيرة.
- إعداد التقارير والملخصات التنفيذية والعروض التقديمية للاستخدام الداخلي والخارجي.
- التعامل مع المراسلات، وتحديد أولويات الاتصالات، وضمان الردود في الوقت المناسب.
- الإشراف على أنظمة إدارة الوثائق والحفاظ على سجلات دقيقة.
- متابعة القرارات وعناصر العمل لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.
- التنسيق الاستراتيجي والتواصل:
- تقديم الخدمة كحلقة وصل رئيسية بين الرئيس التنفيذي ورؤساء الأقسام.
- صياغة وتحرير ومراجعة الاتصالات التنفيذية، والرسائل، والبيانات الرسمية.
- تنسيق اجتماعات اللجنة التنفيذية، بما في ذلك إعداد الأجندة ومحاضر الاجتماعات.
- الإشراف على ودعم المساعدين الإداريين أو موظفي المكتب حسب الحاجة.
- الدعم التنفيذي:
- تنظيم السفر التجاري، والإقامة، والمسارات للرئيس التنفيذي.
- حضور اجتماعات مختارة لتسجيل المحاضر وتتبع إجراءات المتابعة.
- الحفاظ على السرية والانضباط في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- توفير رؤى وتقارير تشغيلية لتعزيز كفاءة المكتب.
- التمثيل والعلاقات الخارجية:
- تمثيل مكتب الرئيس التنفيذي بشكل احترافي في الاجتماعات الخارجية أو الفعاليات الشركات.
- بناء والحفاظ على العلاقات مع الشركاء، والمساهمين، والكيانات الحكومية.
- التنسيق مع فريق العلاقات العامة أو الاتصالات للإعلانات أو الفعاليات الرسمية.
المؤهلات والخبرة:- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 7 سنوات في إدارة المكتب التنفيذي أو دور إداري كبير.
- مهارات تواصل بين شخصية استثنائية.
- إجادة اللغة الإنجليزية والعربية (كتابة وتحدثًا).
- إجادة متقدمة في مجموعة Microsoft Office وأدوات إدارة المشاريع.
- سلوك احترافي مع صفات قيادية وتميز تنظيمي.
