وظائف موظف استقبال نسائية بدوام كامل في جدة

مطلوب موظف استقبال للعمل في شركة مرموقة، يتمتع بمظهر لائق ومهارات تواصل ممتازة ويجيد اللغتين العربية والإنجليزية. يكون مسؤولاً عن استقبال الضيوف والزوار وتوجيههم، والرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها للأقسام المعنية، مع القدرة على التعامل مع المراسلات الإلكترونية وإدارة المواعيد بكفاءة عالية.

وان يكون من ذوي الاحتياجات الخاصة

المهام الرئيسية:

• استقبال الزوار وتسجيل بياناتهم وإصدار التصاريح اللازمة

• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات

• التعامل مع المراسلات والبريد الوارد والصادر

• إدارة الاتصالات الهاتفية وتوجيهها

• تنسيق حجوزات قاعات الاجتماعات

• المحافظة على نظافة وترتيب منطقة الاستقبال

• تقديم الضيافة للزوار

• المساعدة في المهام الإدارية المختلفة عند الحاجة

ساعات العمل 85 ايام في الاسبوع

• التأكد من التعامل مع الزوار والمكالمات بطريقة ترحيبية ولطيفة ومهنية، مع محاولة توقع احتياجاتهم قدر الإمكان.

• اتباع إجراءات الأمن الخاصة بتسجيل الزوار والضيوف، وإدارة سجل الزوار في ملف Excel.

• إدارة وتوجيه الزوار الذين يصلون إلى المكتب، خصوصًا المسؤولين الحكوميين والعملاء والموردين والضيوف الآخرين، بما في ذلك جمع المعلومات اللازمة حول سبب زيارتهم وإبلاغ الشخص المعني بذلك.

• امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أي شكاوى من العملاء أو الزوار بطريقة مهنية ومحترمة، وتحويلها إلى الشخص المختص عند الحاجة.

• التعامل مع بطاقات الزوار، والاحتفاظ بالسجلات المكتوبة للزوار، وإصدار بطاقات زوار مؤقتة، والتأكد من إعادتها بعد الزيارة؛ إضافةً إلى التحكم في جميع أبواب الدخول والتواصل مع شركة الأمن في حالة حدوث أي مشكلة.

• إدارة الطلبات اليومية الواردة من الموظفين في الموقع.

• تسجيل ومتابعة وتحديث طلبات المساعدة الخاصة بأعطال المعدات والتحسينات المطلوبة، مع تحديث الحالة عند الضرورة.

• إدارة وإصدار البطاقات الدائمة والمؤقتة، وتفعيلها وتوزيعها.

• الحفاظ على نظام حفظ الملفات في الاستقبال وتحديثه بانتظام وفقًا لإجراءات CBRE، مع الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة والإبلاغ عن أي مخاطر، وحضور تدريبات CBRE.

• استقبال جميع الشحنات البريدية والاحتفاظ بسجل لجميع الشحنات المستلمة.

• ضمان الالتزام بإجراءات الأمن والطوارئ الخاصة بالعملاء في جميع الأوقات، والمشاركة الفعالة في إخلاء المبنى وفقًا لإجراءات التحكم في الحوادث.

• متابعة سجلات الحضور والغياب وتحديث القائمة بانتظام.

• التعاون مع الزملاء لمشاركة التقارير والمعلومات اليومية بطريقة بنّاءة.

• استقبال العملاء والزوار بشكل محترف.
• التعامل مع جميع المكالمات الواردة والاستفسارات.
• معالجة طلبات الموظفين بشأن اللوازم والمعدات المكتبية.
• إجراء جولات مكتبية للمنضمين الجدد، بما في ذلك توعية السلامة.
• صيانة صندوق البريد في الاستقبال وتنظيم التسليمات اليومية.
• إدارة حضور الموظفين والمساعدة في فحص السلامة والصحة الشهرية.

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات ذات صلة.
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت وحل المشكلات.
• مهارات تواصل قوية، سواء اللفظية أو الكتابية.
• إجادة استخدام Microsoft Office.