مساعد إداري📣 إعلان

في Rua Al Madinah Holding | Ru'a Al-madinah Al-qabidah

منذ 21 يوم

	نوع العقد	دوام كامل
	طبيعة الوظيفة	بالموقع
	الموقع	المدينة المنورة

ملخص الوظيفة:
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي ذو خبرة للإشراف على الأنشطة داخل مكتب المدير التنفيذي للعمليات، مع ضمان التخطيط والتنسيق والمتابعة المناسبة عبر قطاع العمليات. يدعم هذا الدور العمليات على مستوى التنفيذي من خلال المسؤوليات التالية:

المسؤوليات:

الحفاظ على وإدارة تقويم المدير التنفيذي للعمليات، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد ومسارات السفر.
تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات والفنادق ووسائل النقل الأرضي.
إعداد مواد الإحاطة والأجندات للاجتماعات والمؤتمرات والعروض التقديمية.
إدارة الرسائل الواردة والصادرة، والمكالمات، والرسائل، مع تصفية المعلومات وإعطاء الأولوية للمعلومات للمدير التنفيذي.
صياغة ومراجعة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية حسب التوجيهات.
التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والرد على الاستفسارات وتقديم معلومات دقيقة.
الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والمادية للوصول إلى الوثائق واسترجاعها بكفاءة.
تتبع المواعيد النهائية والمتابعة بشأن المهام والنتائج المعلقة.
تنظيم وتحضير غرف الاجتماعات والمواد للاجتماعات التنفيذية.
تدوين محاضر دقيقة وشاملة خلال الاجتماعات.
تقديم الدعم اللوجستي للمشاريع الداخلية والخارجية التي يقودها المدير التنفيذي.
الحفاظ على سرية صارمة بشأن المعلومات الحساسة والمسائل المالية.
ممارسة discretion وحكم مهني في جميع التفاعلات والقرارات.
إدارة النقدية الصغيرة والميزانية الإدارية لقسم العمليات.
تنسيق احتياجات اللوازم المكتبية والمعدات.
المساعدة في المشاريع الخاصة والمبادرات الاستراتيجية حسب التكليف.

المؤهلات:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
حد أدنى من سنتين من الخبرة في الدعم التنفيذي وإدارة المكاتب أو تنسيق العمليات.
مهارات متقدمة في المتابعة والتتبع، مع اهتمام قوي بالتفاصيل وإدارة المواعيد النهائية.
إجادة متوسطة في تخطيط الأعمال، وتخطيط الاتصالات وتنفيذها، وتنسيق المشاريع.
قدرات تنظيمية قوية ومتعددة المهام لإدارة الجداول الزمنية والأولويات المعقدة.
مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفوي للمراسلات المهنية والتفاعل مع أصحاب المصلحة.
مستوى عالٍ من discretion والاحترافية والسرية في التعامل مع الأمور الحساسة.