Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة الرحاب للعطور عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة بمنطقة مكة المكرمة. سيقدم شاغل الوظيفة الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة، مما يضمن سير الأعمال المكتبية بكفاءة واحترافية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها بانتظام.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة والرد عليها، وإيصال البريد والمراسلات إلى المدير/الرئيس.
• إعداد المذكرات الدورية والمتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية.
• إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية، والتأكد من توقيعها من قبل المدير/الرئيس وتوزيعها.
• حضور الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات وتحريرها.
• حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس بشكل منظم.
• إعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها وحفظها.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الأدوار الإدارية المشابهة. يجب أن يمتلك المرشحون القدرة على العمل بدوام كامل.

المهارات الأساسية

• مهارات تنظيمية وإدارية عالية لضمان سير العمل بسلاسة.
• إجادة تامة لبرامج Microsoft Office (مثل Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي وخدمة العملاء.
• القدرة على إدارة الوقت بفعالية وترتيب الأولويات لإنجاز المهام.
• اللباقة وحسن المظهر المهني في التعامل مع الآخرين.

بيئة العمل والموقع

ستكون طبيعة العمل بدوام كامل، ويقع مقر العمل في مدينة جدة بمنطقة مكة المكرمة. يتطلب الدور التفاعل المستمر مع الإدارة العليا والزملاء.