وظائف السكرتارية بدوام كامل في الخبر

مطلوب سكرتيرة تنفيذي للعمل في شركة ناشئه في مجال الخدمات المكتبية، تتمتع بمهارات تنظيمية عالية وإتقان للغة العربية . المهام تشمل: إدارة المراسلات والمكالمات، تنسيق الاجتماعات، تنظيم المواعيد، وإعداد التقارير والعروض التقديمية. يشترط إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس، والقدرة على العمل تحت الضغط،امكانية السفر داخل وخارج المملكه لتمثيل الشركه

• إدارة تقويم الرئيس التنفيذي وتنظيم الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• مرافقة الرئيس التنفيذي في رحلات العمل والفعاليات لتقديم الدعم اللوجستي الضروري.
• إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات للرئيس التنفيذي.
• تصفية وترتيب الأولويات للمراسلات الواردة.
• تنظيم الاجتماعات، تدوين المحاضر، وضمان متابعة الأمور العاجلة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
• تنسيق التواصل بين الرئيس التنفيذي والمخاطبين الداخليين والخارجيين.
• المساعدة في التحضير لاجتماعات مجلس الإدارة وغيرها من الفعاليات التنفيذية.
• الحفاظ على أنظمة ملفات منسقة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• 35 سنوات من الخبرة في دعم الإدارة على مستوى التنفيذي.
• مهارات ممتازة في الكتابة والتحدث باللغتين العربية والإنجليزية.
• إجادة استخدام مجموعة مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باور بوينت، أوتلوك).
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية.
• استعداد وقدرة على السفر حسب الحاجة.

• تنظيم جدول CLO وتنسيق الاجتماعات والمواعيد الرسمية.
• استقبال الزوار والوفود، وتنسيق إجراءات الاستقبال.
• صياغة وتحضير رسائل رسمية ومراسلات باللغتين العربية والإنجليزية.
• تنظيم وحفظ الوثائق بشكل آمن وفقًا لسياسات الاحتفاظ بالمعلومات في الشركة.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية والمراسلات الصادرة عن CLO.
• تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات لـ CLO.
• إعداد محاضر الاجتماعات والمتابعة على القرارات والتوصيات.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية الرسمية.
• أداء المهام الإدارية الأخرى حسب الحاجة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الدراسات السكرتارية، أو التمويل، أو القانون.
• خبرة لا تقل عن 523 سنوات في الأقسام القانونية.
• إجادة استخدام الكمبيوتر وتطبيقات Microsoft Office.
• إجادة متقدمة في اللغتين العربية والإنجليزية (الم spoken and written).
• مهارات تواصل وتنظيم وتفاعل شخصية ممتازة.
• التزام قوي بالسرية والاحترافية.
• القدرة على إعداد العروض التقديمية المهنية والمواد البصرية المكتبية الأساسية.

• احترام المواعيد والالتزام بالمواعيد النهائية.
• التحلي باللباقة والاحترافية في التفاعلات.
• القدرة على العمل تحت الضغط.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات إدارة الوقت القوية.

• إعداد العروض التقديمية وتنظيم الاجتماعات الإدارية الشهرية.
• حجز الفنادق وشركات الطيران للسفر التنفيذي حسب الحاجة.
• ترتيب خدمات السيارات والتعامل مع تعويضات النقد.
• تحديث مؤشرات الأداء الرئيسية الشهرية لجميع الإدارات ومشاركة النتائج مع المكتب الرئيسي.
• تنظيم الاجتماعات نصف الشهرية مع رؤساء الأقسام والإدارات، وتقديم تحديثات المهام.
• تخطيط وتنسيق الزيارات الميدانية الدورية وفقًا لمعايير ISO.
• كتابة محاضر الاجتماعات وإدارة التقويم اليومي للمديرين التنفيذيين.
• إنشاء جداول بيانات Excel بناءً على المتطلبات ومراقبة رسائل البريد الإلكتروني التنفيذية.
• تقديم خطط التقويم لجميع الأحداث وتنفيذ ترتيبات الأحداث المؤسسية، بما في ذلك خدمات الطعام واللوجستيات.
• دعم القيادة بالبحث والتقارير والمشاريع الخاصة حسب الحاجة.

• حد أدنى من 10 سنوات من الخبرة العملية مباشرة تحت CEOs أو في بيئات تنفيذية مماثلة.
• يتطلب الحصول على درجة البكالوريوس أو دبلوم أعلى.
• إجادة اللغة الإنجليزية (قراءة، كتابة، والاستماع) أمر أساسي.
• مهارات ممتازة في مجموعة Microsoft Office إلزامية.

• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• ضمان تدفق المعلومات بشكل فعال ودقيق داخل المنظمة.
• جدولة وإدارة جداول ولقاءات التنفيذيين.
• ترتيب السفر والإقامة.
• الإشراف على مهام إدارة المكتب، بما في ذلك المخزون واللوازم المكتبية.
• إعداد وتنسيق المواد الاتصالات مثل المذكرات، ورسائل البريد الإلكتروني، والتقارير، والعروض التقديمية.
• تدوين محاضر الاجتماعات وإدارة نظام أرشيف رئيس مجلس الإدارة.
• إجراء أبحاث تتعلق بعلم الطهي.
• تنسيق الأحداث والتعامل مع هدايا الشخصيات المهمة.

• إجادة مجموعة MS Office.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
• الإلمام بتكنولوجيا المكتب والتطبيقات (مثل: التقويمات الإلكترونية، وآلات النسخ).
• مهارات ممتازة في التواصل الشفوي والكتابي باللغة الإنجليزية والعربية.
• درجة عالية من السرية والخصوصية.

• المساعدة في عمليات المبيعات، معالجة الطلبات، والتوثيق
• التعامل مع استفسارات الشركاء والعملاء بشكل احترافي وفوري
• تنسيق اللوجستيات، التسليمات، ودعم ما بعد البيع
• تقديم عروض المنتجات وجلسات تدريب أساسية
• دعم إعداد الاقتراحات، والتسعيرات، والمناقصات
• الحفاظ على سجلات المبيعات، والتقارير، ومقاييس الأداء

• خبرة من 23 سنوات في المبيعات، أو العمليات، أو دعم العملاء
• الخبرة في الأمن، أو التحكم في الوصول، أو تقنيات الهوية تعتبر ميزة
• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام
• طلاقة في اللغة الإنجليزية؛ وجود اللغة العربية يعد ميزة قوية
• حاصل على رخصة قيادة سعودية سارية
• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في الأعمال، أو تكنولوجيا المعلومات، أو مجال ذي صلة

• كن جزءًا من رائد سريع النمو في مجال حلول الأمن والهوية
• العمل مع تقنيات مبتكرة وفريق ذو خبرة
• الوصول إلى فرص نمو وظيفي عبر مساحة إقليمية
• المساهمة في مشاريع مثيرة على المستوى الوطني وعلى نطاق المؤسسات