وظائف سكرتير تنفيذي نسائية في جدة

عن الدور
نحن نبحث عن سكرتيرة تنفيذية منظمة للغاية، نشطة، ومحترفة لدعم الرئيس التنفيذي لدينا في إدارة العمليات اليومية، والتواصل، والمهام الإدارية الاستراتيجية. يتطلب هذا الدور اهتمامًا استثنائيًا بالتفاصيل، ومهارات تواصل قوية، والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية مطلقة.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم إداري على مستوى عالٍ للرئيس التنفيذي، بما في ذلك إدارة الجدول الزمني، وتنسيق الاجتماعات، وترتيبات السفر.
• إعداد ومراجعة وتنظيم الوثائق، والتقارير، والعروض التقديمية، والمراسلات.
• كونها نقطة الاتصال الأساسية بين الرئيس التنفيذي والمصالح الداخلية/الخارجية.
• تنسيق الاجتماعات التنفيذية، وصياغة الأجندات، وتسجيل المحاضر، وضمان المتابعة في الوقت المناسب على عناصر العمل.
• إدارة المعلومات السرية بحذر واحترافية.
• دعم الرئيس التنفيذي في تتبع المشاريع، وإدارة المواعيد النهائية، وتحديد أولويات المهام.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات المؤسسية، واجتماعات مجلس الإدارة، والانخراطات التنفيذية.
• الحفاظ على نظام أرشفة منظم (رقمي وبدني) لاسترجاع الوثائق بسهولة.
• التعامل مع الاتصالات الواردة، وتصنيف المكالمات، وإدارة المراسلات عبر البريد الإلكتروني نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• إجراء بحث أساسي، وتجميع البيانات، وإعداد ملخصات عند الحاجة.

المؤهلات والمتطلبات

• مواطنة سعودية (أنثى)
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة (3 سنوات أو أكثر) كسكرتيرة تنفيذية، أو مساعدة تنفيذية، أو دور مشابه يدعم القيادة العليا.
• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية والعربية (كتابة وتحدثًا).
• إجادة قوية في برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك).
• مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية.
• مهارات تواصل شخصية قوية مع سلوك مهني ومهذب.
• القدرة على العمل تحت الضغط، وإدارة أولويات متعددة، والوفاء بالمواعيد النهائية الصعبة.
• مستوى عالٍ من النزاهة، والسرية، والحذر.

الكفاءات الرئيسية

• حل المشكلات بشكل نشط
• التواصل والتنسيق القوي
• الحكم المهني واتخاذ القرار
• الاهتمام بالتفاصيل
• القدرة على التكيف والموثوقية
• الحضور التنفيذي والنضج

لماذا تنضم إلينا؟
يوفر هذا الدور فرصة للعمل عن كثب مع القيادة العليا، واكتساب التعرض لعملية اتخاذ القرار الاستراتيجي، والمساهمة في نجاح منظمة نامية. ستكون جزءًا من بيئة ديناميكية وداعمة حيث يتم تقدير الاحترافية والتميز.

انضم إلى فنادق روتانا كأمين تنفيذي!
نحن نبحث عن فرد متحمس وملتزم يتمتع بمهارات تواصل استثنائية ويفخر بتقديم مستويات غير عادية من الخدمة وتقديم حلول إبداعية.

المسؤوليات:

• تقديم مجموعة كاملة من الأنشطة الإدارية والدعم السكرتاري التنفيذي للمدير العام، بما في ذلك التعامل مع الأمور السرية والحساسة للغاية.
• ضمان أن جميع المراسلات الصادرة مكتوبة ومراجعة ومُرسلة بأعلى معيار ممكن.
• صياغة وإعداد المراسلات الروتينية وتوفير تفسيرات بسيطة للوثائق/المراسلات عند الحاجة.
• مراجعة البريد الوارد وتحديد أولوياته قبل إرساله إلى المدير العام.
• الحفاظ على تحديث التقويم لتسهيل مواعيد الاجتماعات والجداول.
• إنشاء وصيانة أنظمة الأرشفة المختلفة والسجلات وقواعد بيانات جهات الاتصال التجارية، وتتبع العناصر المعلقة والمتابعة حسب الاقتضاء.
• صياغة الرسائل نيابة عن المدير العام.
• حضور الاجتماعات وتسجيل وتوزيع المحاضر، والمتابعة بشأن عناصر العمل.
• تنظيم السفر ورحلات العمل الخارجية نيابة عن المدير العام.

المؤهلات:
يجب أن يكون لديك دبلوم جامعي في التدريب السكرتاري وتجارب سابقة ذات صلة. إن الطلاقة في كل من اللغة الإنجليزية المكتوبة والمحكية والقدرة على الكتابة (60 كلمة في الدقيقة بدقة) موضع تقدير كبير. يجب أن تكون مهذبًا وقادرًا على العمل مع الحد الأدنى من الإشراف، وتتمتع بمستوى عالٍ من الخصوصية والسرية.

المعرفة والمهارات:

• فهم عمليات الفنادق
• القدرة على التكيف
• التركيز على العملاء
• القيادة لتحقيق النتائج
• التواصل الفعال
• التخطيط للأعمال
• الإشراف على الأشخاص
• الإشراف على العمليات
• العمل الجماعي
• فهم الاختلافات