وظائف موظف استعلامات هاتفية بدوام جزئي في جدة

نبحث عن موظفة استقبال ومشرفة صالون تتمتع بالاحترافية، حسن التنظيم، والقدرة على إدارة المهام اليومية بكفاءة.

المهام الوظيفية:

▫️ إدارة الاستقبال واستقبال العميلات والترحيب بهن وتقديم تجربة مميزة من أول زيارة
▫️ الرد على الاتصالات والرسائل وتنظيم الحجوزات والمواعيد (٤ أيام أسبوعياً كاستقبال)
▫️ الإشراف على سير العمل داخل الصالون ومتابعة جودة الخدمة والتزام الفريق (٤ ساعات يومياً كمشرفة)
▫️ متابعة العمليات اليومية، تنظيم المهام، والتنسيق مع فريق العمل لضمان سير العمل بشكل احترافي
▫️ التعامل مع الاستفسارات وتوجيهها بالشكل المناسب مع المحافظة على بيئة عمل منظمة واحترافية


المتطلبات:
مهارات تواصل عالية ولباقة في التعامل مع العميلات
شخصية منظمة وقادرة على إدارة عدة مهام بكفاءة
تحمل المسؤولية وحسن التصرف في بيئة عمل سريعة
اهتمام بالتفاصيل والمظهر الاحترافي
يفضّل وجود خبرة سابقة في الاستقبال أو مجال الصالو

نبذة عن الدور

تعلن عيادة كلاي (Clay Clinic) عن حاجتها لتعيين أخصائي علاقات مرضى ملتزم ومركّز على خدمة المرضى للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. هذا الدور بدوام جزئي يلعب دوراً حيوياً في إدارة رحلة المريض الكاملة، وضمان تجربة سلسة وإيجابية من الاستفسار الأولي وحتى المتابعة بعد العلاج. سيعمل أخصائي علاقات المرضى كنقطة اتصال أساسية، معززاً العلاقات القوية ومساهماً في التشغيل الفعال للعيادة.

المهام والمسؤوليات الأساسية

• تقديم خدمة عملاء استثنائية لجميع المرضى والزوار، والاستجابة للاستفسارات عبر الهاتف، واتساب، البريد الإلكتروني، وسائل التواصل الاجتماعي، والزيارات الشخصية بسرعة واحترافية.
• توفير معلومات دقيقة حول خدمات العيادة، الإجراءات التجميلية، علاجات الأمراض الجلدية، الأسعار، الباقات، والعروض الترويجية.
• معالجة مخاوف المرضى، الشكاوى، والملاحظات، وضمان حلها في الوقت المناسب وبشكل مرضٍ.
• الحفاظ على تجربة إيجابية للمرضى وتنمية علاقات طويلة الأمد معهم.
• التعامل مع جميع المكالمات الواردة والصادرة باحترافية، بهدف تحويل الاستفسارات إلى مواعيد استشارات وعلاجات.
• إجراء مكالمات متابعة للاستشارات، العلاجات، والحملات الترويجية، ومتابعة المرضى الذين فاتهم مواعيدهم والمرضى غير النشطين.
• تأكيد، إعادة جدولة، وإلغاء المواعيد حسب الحاجة، وتحقيق أهداف حجز المواعيد وتحويلها.
• الترحيب بالمرضى والزوار بطريقة احترافية وودودة، وإدارة عمليات تسجيل المرضى، وتسجيل الدخول والخروج.
• التحقق من معلومات المرضى وسجلاتهم وتحديثها، وتنسيق تدفق المرضى مع إبلاغهم بأوقات الانتظار بفعالية.
• ضمان تنظيم ونظافة وترتيب مناطق الاستقبال والانتظار، ومساعدة المرضى في ملء النماذج، ومستندات الموافقة، وإجراءات العيادة.
• تنسيق رحلة المريض الجراحي الكاملة من الاستشارة إلى المتابعة بعد العملية، وشرح الإجراءات، والجداول الزمنية، والمتطلبات، وتوقعات فترة التعافي.
• إعداد وتقديم خطط العلاج، عروض الأسعار، والترتيبات المالية، وجدولة العمليات الجراحية بالتنسيق مع الجراحين، وطاقم التمريض، وتوافر غرف العمليات.
• ضمان استكمال جميع المتطلبات قبل الجراحة، والفحوصات المخبرية، والتصاريح الطبية، ونماذج الموافقة، وإبلاغ المرضى بجداول وتعليمات الجراحة.
• تنسيق مواعيد ما بعد الجراحة ومتابعة المرضى.
• إدارة جداول استشارات وعلاجات الأطباء بكفاءة، وتحسين استخدام المواعيد وتقليل تعارضات الجدولة.
• إرسال تأكيدات وتذكيرات بالمواعيد، والحفاظ على قوائم الانتظار لدعم جدولة العيادة الفعالة.
• معالجة المدفوعات وإصدار الإيصالات وفقاً لسياسات العيادة، والتنسيق مع القسم المالي فيما يتعلق باستفسارات الفواتير وتحصيل المدفوعات.
• إجراء مكالمات متابعة بعد العلاج وبعد الجراحة، ومراقبة رضا المرضى، ومعالجة المخاوف على الفور.
• تشجيع استبقاء المرضى من خلال التواصل المستمر وإدارة العلاقات، والترويج لخدمات العيادة، وبرامج الولاء، والعروض الخاصة.
• الحفاظ على سجلات مرضى دقيقة وسرية ضمن نظام إدارة العيادة، وتسجيل جميع اتصالات وتفاعلات المرضى.
• ضمان التوثيق السليم لنماذج الموافقة، والتقارير الطبية، ووثائق العلاج، والحفاظ على الامتثال للوائح الرعاية الصحية، ومعايير سرية المرضى، وسياسات العيادة.
• التواصل بفعالية مع الأطباء، الممرضين، أقسام المالية، التسويق، والإدارة لدعم الأنشطة التشغيلية وضمان سير عمل العيادة بسلاسة.
• المشاركة في برامج التدريب، الاجتماعات، ومبادرات تحسين الجودة.

المؤهلات والمتطلبات

• دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الرعاية الصحية، إدارة الأعمال، خدمة العملاء، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2-5 سنوات في عيادة تجميل، مركز تجميل، منشأة رعاية صحية، أو بيئة خدمة عملاء.
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية (تحدثاً وكتابة).
• إتقان استخدام حزمة برامج Microsoft Office.
• خبرة في أنظمة إدارة العيادات/أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) مطلوبة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة.
• توجه قوي نحو خدمة العملاء.
• مهارات بيع وتحويل الاستفسارات إلى حجوزات.
• إتقان جدولة المواعيد وتنسيقها.
• آداب مهنية في التعامل عبر الهاتف.
• قدرات قوية في حل المشكلات وتسوية النزاعات.
• مهارات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام استثنائية.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة.
• القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط وتحقيق الأهداف.
• الالتزام بالسرية والمهنية.
• قدرات مثبتة في العمل الجماعي والتعاون.

تفاصيل إضافية

الشركة: عيادة كلاي (Clay Clinic)
المنطقة: جدة، مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية
نوع العمل: دوام جزئي
الراتب: 5,000 – 5,500 ريال سعودي شهرياً (بناءً على الخبرة والمؤهلات)
جدول العمل: 6 أيام في الأسبوع، وفقاً لساعات العمل المعتمدة وجدول المناوبات للعيادة.
آخر موعد للتقديم: 12 يونيو 2026
تاريخ البدء المتوقع: 01 يوليو 2026