وظائف الإدارة بدوام كامل بدون خبرة في السعودية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• فتح، فرز، وتوزيع البريد الورقي والإلكتروني على المعنيين.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات بأسلوب يسهل الوصول إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وتوثيق محاضرها.

• المرحلة الثانوية كحد أدنى.

• معرفة استخدام الحاسب الآلي.
• إجادة اللغة العربية (متقدم) والإنجليزية (متوسط).

وظيفة سكرتير񳹻ة جدا في العمل شغوف ، منضبط في اوقات العمل ، لديه خبرة في ادارة المفات وادارة المكتب حال الحاجة

الوصف الوظيفي:

تقديم الدعم الإداري للمحامين والطاقم القانوني من خلال تنسيق المواعيد والجلسات، تنظيم الملفات والمستندات القانونية، إعداد المراسلات الرسمية والتقارير، متابعة المواعيد النهائية والإجراءات القضائية، والتواصل مع العملاء والجهات الرسمية، مع الالتزام بالسرية التامة والدقة في أداء المهام.

المسمى الوظيفي: مساعد اداري

الاجازة الاسبوعية: الجمعة، السبت

المهارات المهنية:

• تنظيم الملفات وإدارة المواعيد بدقة وكفاءة.

• إجادة التعامل مع أنظمة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية.

• مهارات تواصل كتابي وشفهي ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة (مستوى ممتاز).

• إتقان برامج Microsoft Office (Word، Excel) واستخدامها في إعداد التقارير.

• تنسيق الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.

• مهارة عالية في إدارة الوقت والقدرة على أداء مهام متعددة تحت الضغط.

• الالتزام التام بالحفاظ على السرية والدقة في معالجة المعلومات الحساسة.

• تقديم خدمة عملاء متميزة وحسن الاستقبال بما يعكس صورة احترافية للشركة.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التسويق.

• نوع التوظيف: دوام كامل.
• الرسم يحدد بعد المقابلة.

• التخطيط والمتابعة:
  تحليل احتياجات المشاريع من المواد والمعدات بالتنسيق مع المهندسين ومديري المشاريع. إعداد خطة مشتريات زمنية حسب الجدول الزمني للمشروع. إعداد وتنفيذ جداول تتبع حالة الطلبات والمشتريات (Procurement Logs).
• إعداد طلبات الشراء (PRs):
  مراجعة طلبات الشراء الواردة من المشاريع. التأكد من وضوح الكميات والمواصفات الفنية المطلوبة قبل بدء عملية الشراء.
• التواصل مع الموردين والمصنّعين:
  البحث عن موردين مؤهلين محليًا ودوليًا خبرة بالسوق السعودي. إرسال طلبات عروض الأسعار (RFQs) ومقارنة الأسعار.
• التفاوض والعقود:
  التفاوض على أفضل الشروط التجارية والفنية. إعداد ومراجعة عقود التوريد.
• إصدار أوامر الشراء (POs):
  إعداد أوامر الشراء واعتمادها من الإدارة المختصة وإرسال الأوامر للموردين.
• متابعة التوريد والتسليم:
  متابعة جداول التسليم والتأكد من الالتزام بالمواعيد.
• الجودة والمطابقة الفنية:
  تنسيق الفحص الفني للمواد المستلمة والتأكد من مطابقة المواد للمواصفات.
• الدعم الفني والتقارير:
  تقديم تقارير دورية عن وضع المشتريات لكل مشروع.
• تحسين وتطوير العمليات:
  المشاركة في تقييم أداء الموردين وتحسين قواعد بيانات الموردين والمصنعين.

• معرفة جيدة بمواد البناء والمعدات الهندسية وفهم للمواصفات الفنية والمخططات.
• مهارات تفاوض قوية.
• إجادة استخدام برامج إدارة المشتريات.

• التخطيط والمتابعة:
  تحليل احتياجات المشاريع من المواد والمعدات بالتنسيق مع المهندسين ومديري المشاريع. إعداد خطة مشتريات زمنية حسب الجدول الزمني للمشروع. إعداد وتنفيذ جداول تتبع حالة الطلبات والمشتريات (Procurement Logs).
• إعداد طلبات الشراء (PRs):
  مراجعة طلبات الشراء الواردة من المشاريع. التأكد من وضوح الكميات والمواصفات الفنية المطلوبة قبل بدء عملية الشراء.
• التواصل مع الموردين والمصنّعين:
  البحث عن موردين مؤهلين محليًا ودوليًا خبرة بالسوق السعودي. إرسال طلبات عروض الأسعار (RFQs) ومقارنة الأسعار.
• التفاوض والعقود:
  التفاوض على أفضل الشروط التجارية والفنية. إعداد ومراجعة عقود التوريد.
• إصدار أوامر الشراء (POs):
  إعداد أوامر الشراء واعتمادها من الإدارة المختصة وإرسال الأوامر للموردين.
• متابعة التوريد والتسليم:
  متابعة جداول التسليم والتأكد من الالتزام بالمواعيد.
• الجودة والمطابقة الفنية:
  تنسيق الفحص الفني للمواد المستلمة والتأكد من مطابقة المواد للمواصفات.
• الدعم الفني والتقارير:
  تقديم تقارير دورية عن وضع المشتريات لكل مشروع.
• تحسين وتطوير العمليات:
  المشاركة في تقييم أداء الموردين وتحسين قواعد بيانات الموردين والمصنعين.

• معرفة جيدة بمواد البناء والمعدات الهندسية وفهم للمواصفات الفنية والمخططات.
• مهارات تفاوض قوية.
• إجادة استخدام برامج إدارة المشتريات.

• التخطيط والمتابعة:
  تحليل احتياجات المشاريع من المواد والمعدات بالتنسيق مع المهندسين ومديري المشاريع. إعداد خطة مشتريات زمنية حسب الجدول الزمني للمشروع. إعداد وتنفيذ جداول تتبع حالة الطلبات والمشتريات (Procurement Logs).
• إعداد طلبات الشراء (PRs):
  مراجعة طلبات الشراء الواردة من المشاريع. التأكد من وضوح الكميات والمواصفات الفنية المطلوبة قبل بدء عملية الشراء.
• التواصل مع الموردين والمصنّعين:
  البحث عن موردين مؤهلين محليًا ودوليًا خبرة بالسوق السعودي. إرسال طلبات عروض الأسعار (RFQs) ومقارنة الأسعار.
• التفاوض والعقود:
  التفاوض على أفضل الشروط التجارية والفنية. إعداد ومراجعة عقود التوريد.
• إصدار أوامر الشراء (POs):
  إعداد أوامر الشراء واعتمادها من الإدارة المختصة وإرسال الأوامر للموردين.
• متابعة التوريد والتسليم:
  متابعة جداول التسليم والتأكد من الالتزام بالمواعيد.
• الجودة والمطابقة الفنية:
  تنسيق الفحص الفني للمواد المستلمة والتأكد من مطابقة المواد للمواصفات.
• الدعم الفني والتقارير:
  تقديم تقارير دورية عن وضع المشتريات لكل مشروع.
• تحسين وتطوير العمليات:
  المشاركة في تقييم أداء الموردين وتحسين قواعد بيانات الموردين والمصنعين.

• معرفة جيدة بمواد البناء والمعدات الهندسية وفهم للمواصفات الفنية والمخططات.
• مهارات تفاوض قوية.
• إجادة استخدام برامج إدارة المشتريات.

• وضع خطط وسياسات الشراء بما يتماشى مع أهداف الشركة ومشاريعها.
• الإشراف على عملية التوريد من اختيار الموردين إلى استلام المواد.
• إجراء عمليات تقييم العروض ومفاوضات الأسعار.
• إعداد ومراجعة العقود مع الموردين وضمان الامتثال للشروط التعاقدية.
• تقييم أداء الموردين بشكل دوري.
• التعاون مع أقسام المشاريع والهندسة لتحديد احتياجات المشتريات.

• إدارة المواعيد: إدارة المواعيد عبر الإنترنت، حجز المواعيد، وتنسيق الاجتماعات.
• إدارة المكالمات والبريد الإلكتروني: تلقي الرسائل ومراقبة صناديق البريد الإلكتروني التنفيذية.
• علاقات العملاء: بناء علاقات عمل قوية مع العملاء ومساعديهم.
• تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك متطلبات تقديم الطعام وتكنولوجيا المعلومات.
• الإدارة العامة: تدقيق المستندات، الحفاظ على أنظمة الأرشفة، وتحديث قواعد بيانات الاتصال.
• التعلم والنمو: ممارسة السرية والامتثال لسياسات الشركة.

• الترحيب بالعملاء والزوار.
• مساعدة العملاء في التنقل داخل المكتب.
• أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بما في ذلك النسخ، وتدوين الملاحظات، ومسح الوثائق.
• إعداد غرف الاجتماعات والتدريب.
• الحفاظ على أمان مكان العمل من خلال فحص بطاقات دخول الزوار.
• إصدار طلبات الشراء.
• مساعدة فريق الفوترة في مشكلات استلام البضائع وتقديم الفواتير.
• إصدار فواتير نقدًا مسبقًا (CIA).
• إدراج نسخ فواتير ZATCA لجميع حزم الفواتير.
• تقديم تقارير النفقات.
• العمل كمدير استخدام للأنظمة الحضور.

• دبلوم في تكنولوجيا المعلومات أو الإدارة أو المحاسبة.
• إجادة استخدام Microsoft Office.
• إجادة اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة وتحدثًا).
• مهارات اتصال قوية.
• موقف إيجابي.

• تحية العملاء والزوار.
• مساعدة العملاء في التنقل في المكتب.
• أداء مهام إدارية متنوعة بما في ذلك النسخ، وتدوين الملاحظات، ومسح المستندات.
• تحضير غرف الاجتماعات والتدريب.
• الحفاظ على أمان مكان العمل من خلال التحقق من بطاقات الزوار.
• إصدار طلبات الشراء.
• مساعدة فريق الفواتير في مشكلات استلام السلع وتقديم الفواتير.
• إصدار فواتير الدفع المسبق (CIA).
• إدراج نسخ فواتير ZATCA لجميع حزم الفواتير.
• تقديم تقارير النفقات.
• العمل كمستخدم قوي لنظام الحضور.

• د Diploma في تكنولوجيا المعلومات، الإدارة، أو المحاسبة.
• بارع في مايكروسوفت أوفيس.
• متمكن في الإنجليزية (قراءة، كتابة، وتحدث).
• مهارات اتصال قوية.
• عقلية إيجابية.

• تطوير وتنفيذ خطط تسويقية وحملات فعالة لزيادة الوعي بالعلامة التجارية وتحقيق أهداف المبيعات.
• إدارة وتحسين منصات التواصل الاجتماعي لدينا من خلال إنشاء محتوى جذاب يتماشى مع هويتنا العلامة التجارية.
• التنسيق مع فرق التصميم والمبيعات للحفاظ على التناسق في رسائل التسويق عبر جميع القنوات.
• مراقبة وتحليل أداء حملات الإعلانات، وإجراء التعديلات اللازمة لتحسين النتائج.
• ابتكار أفكار تسويقية جديدة لتعزيز تفاعل العملاء وجذب عملاء جدد.

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• تنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية.
• إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل.
• تنسيق واجتماع وتنظيم مواعيد الرئيس المباشر.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس.
• تدوين وتوثيق محاضر الاجتماعات.

• دبلوم سنتين بعد الثانوية في الإدارة المكتبية.
• مهارات متقدمة في خدمة العملاء.
• قدرة على استخدام برمجيات إدارة البريد الإلكتروني.
• مهارات جيدة في الكتابة والطباعة على الحاسب الآلي.

• العربية (متقدم)
• الإنجليزية (متقدم)

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• تنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية.
• إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل.
• تنسيق واجتماع وتنظيم مواعيد الرئيس المباشر.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس.
• تدوين وتوثيق محاضر الاجتماعات.

• دبلوم سنتين بعد الثانوية في الإدارة المكتبية.
• مهارات متقدمة في خدمة العملاء.
• قدرة على استخدام برمجيات إدارة البريد الإلكتروني.
• مهارات جيدة في الكتابة والطباعة على الحاسب الآلي.

• العربية (متقدم)
• الإنجليزية (متقدم)