وظائف مساعد إداري بدوام كامل للطلاب لحديثي التخرج في السعودية

مجمع طبي صحي الاحتياج لموظفات استقبال

منسقة أعمال إدارية، ايميلات، عروض اسعار و التنسيق المكتبي

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني.
• تنظيم الملفات والسجلات.
• تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتوثيق محاضرها.

مشاريع في قسم الأمن والسلامة و المقاولات

مطلوب مساعد إداري يتمتع بمهارات تنظيمية عالية وقدرة على التواصل الفعال مع مختلف المستويات الإدارية.

المهام الرئيسية:
• تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات وجداول الأعمال
• إعداد وتنسيق التقارير والمراسلات الإدارية
• متابعة المعاملات الإدارية وتوثيق الملفات
• التنسيق مع الإدارات المختلفة وتسهيل سير العمل
• إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والتواصل الاجتماعي
• المساعدة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات
• حفظ وأرشفة المستندات والملفات بشكل منظم

• إدخال واسترجاع المعلومات في قواعد البيانات لتحديث السجلات والملفات والحجوزات.
• إعداد المستندات بما في ذلك الرسائل والتقارير باستخدام برامج معالجة الكلمات وجداول البيانات.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر والحفاظ على أنظمة تنظيم الملفات.
• التفاعل مع الضيوف والزملاء بطريقة مهنية مع ضمان السرية وحماية أصول الشركة.
• دعم المشرفين في مختلف الواجبات الإدارية حسب الحاجة.

• إدخال واسترداد المعلومات في قواعد بيانات الكمبيوتر لتحديث السجلات والملفات والحجوزات.
• إعداد المستندات بما في ذلك الرسائل والمذكرات باستخدام برامج معالجة الكلمات وجداول البيانات.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر والحفاظ على نظم تنظيم الملفات.
• التفاعل مع الضيوف وزملاء العمل بطريقة مهنية مع ضمان السرية وحماية أصول الشركة.
• دعم المشرفين في مختلف المهام الإدارية حسب الحاجة.

• تكون نقطة الاتصال البارزة للطلبات القسم مع خدمات الدعم (مثل، تكنولوجيا المعلومات، الإدارة، المرافق).
• المساعدة في تخطيط الميزانية، ورصدها، وضمان التوافق مع الإرشادات المالية.
• تمثيل القسم في تنسيق الاحتياجات مع اكتساب المواهب، والمشتريات، وخدمات الدعم.
• قيادة تنسيق طلبات الاحتياجات التدريبية من خلال تقديم المتطلبات والمتابعة مع إدارة الموارد البشرية.
• إدارة جدول مواعيد مدير القسم وتنسيق جميع لوجستيات السفر، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وحجز الرحلات والإقامة، وضمان إعداد الأجندات ومواد الإحاطة في الوقت المناسب.
• الإشراف على الاتصالات واستعداد الاجتماعات من خلال التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات، وإعطاء الأولوية للرسائل، وصياغة المراسلات الرسمية، وإعداد غرف الاجتماعات ومحتوى العروض التقديمية لمدير القسم.
• الحفاظ على نظام ملفات إلكتروني وفيزيائي منظم، وضمان الوصول السريع والآمن للوثائق.
• إعداد وتحرير تقارير القسم، والعروض التقديمية المهنية، وغيرها من الوثائق الرسمية.
• توفير الدعم اللوجستي والتنسيقي للمشاريع الخاصة التي يقودها مدير القسم.
• إدارة الأموال النقدية الصغيرة ومراقبة الإنفاق الإداري للقسم بما يتوافق مع ضوابط الميزانية.
• الإشراف على تخطيط وتنفيذ الفعاليات القسم من البداية إلى الانتهاء.
• تتبع وتحديث لوحات معلومات القسم والمتابعات اليومية بين مدير القسم والفريق.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو نظم المعلومات الإدارية، أو ما يعادلها.
• معرفة أساسية بتخطيط الأعمال ولوحات العمل.
• مظهر جيد مع مهارات عرض قوية.
• إجادة اللغة الإنجليزية.

• الدعم الإداري:
  إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والمراسلات؛ جدولة الاجتماعات والمواعيد؛ والتعامل مع لوازم المكتب. استقبال العملاء، إدارة منطقة الاستقبال، والتعامل مع استفسارات العملاء. إجراء ترتيبات السفر، وتنظيم فعاليات الشركة والندوات والويبينارات.
• إدارة الفريق:
  تقديم الدعم للمحامين، إدارة الجداول الزمنية، إعداد المستندات القانونية، والمساعدة في أدوات إدارة المشاريع لتتبع المهام.
• دعم الموارد البشرية:
  المساعدة في التوجيه، جدولة المقابلات، والمحافظة على ملفات الموظفين.
• الفواتير الحسابية:
  دعم الحسابات الدائنة والمدينة، معالجة الفواتير، تتبع المدفوعات، وصيانة السجلات المالية.
• خدمات العملاء:
  الحفاظ على قوائم الاتصال بالعملاء، إدارة مراسلات العملاء، وتنظيم الوثائق.
• إدارة تكنولوجيا المعلومات:
  دعم إعداد معدات المكتب، إدخال البيانات، والمساعدة في جلسات تدريب تكنولوجيا المعلومات.