Administrative Assistant📣 Job Ad

in Fluid Codes

about 1 hour ago

	Contract Type	Full-time
	Workplace type	On-site
	Location	Riyadh

About the Role:
We are seeking a proactive and detail-oriented Administrative Assistant / PRO to support our HR, Finance, and Management teams. This role is vital in ensuring efficient administrative processes and maintaining smooth coordination with various KSA government portals and entities, including but not limited to Etimad, Muqeem, GOSI, Qiwa, and Mudad.

Key Responsibilities:

PRO tasks:
- Handle all activities related to government relations (Etimad, Qiwa, GOSI, Muqeem, Mudad, etc.).
- Liaise with government departments including the Ministry of Labor, GOSI, Jawazat, Muqeem, MOL, MOFA, Baladiya, and others as required.
- Update and maintain records of all legal documents, including CR (Commercial Registration), Saudization reports, and Municipality certificates.
- Maintain confidentiality and accuracy in all administrative and PRO tasks.
- Handle inquiries and communications from government agencies and ensure timely resolution.
- Submit and follow up on government tenders through portals such as Etimad.
Administrative tasks:
- Maintain and update employee records, documents, and contracts.
- Coordinate with HR for onboarding, offboarding, and document submissions.
- Assist HR for letters for employees (salary, employment, NOC, etc.).
- Monitor expiry dates of documents (Iqamas, licenses) and ensure timely renewals.
- Support day-to-day office administration, supplies, and logistics.
- Assist in administrative tasks across HR, Finance, and Management departments.

Key Requirements:

1–2 years of experience in administration and PRO roles, preferably within KSA.
Fluent in Arabic and English – both written and verbal.
Strong knowledge and experience with KSA government portals (Etimad, Qiwa, GOSI, Muqeem, Mudad, etc.).
Ability to handle government correspondence and formal documentation.
Strong organizational and time management abilities.
Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) and Google Business Suite.
Ability to work independently and manage multiple tasks efficiently.
Understanding of Saudi labor laws and administrative procedures.
Bachelor’s degree or diploma in Business Administration, HR, or a related field (preferred).

Requirements

Requires 2-5 Years experience

Similar Jobs

Administrative Assistant

Zeejprint

4,500 - 5,500 / Month

dot

Zeej is a printing and advertising company. We are looking for a motivated Admin Assistant to join our team.

Responsibilities:

- Assist management in daily administrative tasks.

- Prepare letters, memos, reports, and official documentation.

- Arrange meetings, travel plans, ensure all logistics are managed efficiently.

- Handle incoming and outgoing calls, and emails professionally.

- ⁠Welcome visitors, acting as the first point of contact.

Qualifications:

- Bachelor’s or Diploma’s or relevant work experience.

- ⁠Ability to maintain a positive attitude.

- ⁠English Language.

- ⁠Great interpersonal, communication, and presentation skills.

0-1 years

Al Sulaimaniyah, Riyadh

Administrative Assistant

Abdullah Abdulaziz Al-Fallaj Law Firm and Legal Consulting AAF&Partners

Join Our Team as an Administrative Assistant!
We are Abdullah A. Alfallaj Law Firm (AAF&Partners), located in Riyadh. We are currently seeking a dedicated Administrative Assistant to provide essential support to our executive staff and ensure the smooth operation of our office.

Role Responsibilities:

Provide administrative and clerical support to the executive team.
Manage schedules and coordinate meetings.
Respond to phone calls and emails in a professional manner.
Organize and maintain documents and files.
Support daily activities and projects as required.

Qualifications:

Proficiency in administrative assistance and clerical tasks.
Strong communication and professional phone etiquette.
Experience with executive administrative tasks is advantageous.
Effective time management and task prioritization capabilities.
Familiarity with office software tools and basic computer skills.
Strong problem-solving and interpersonal skills.
Prior experience in a similar role is preferred but not mandatory.
A bachelor’s degree or equivalent qualification is a plus.

We welcome applications from all qualified candidates who are eager to contribute to our firm’s success.

2-5 years

Riyadh

Administrative Assistant

OSUS

من نحن:
بدأت رحلتنا في عام 2006 في مدينة الرياض، مدفوعة برؤية طموحة لنكون رواد الجيل القادم من المشاريع التجارية والسكنية والمختلطة. منذ ذلك الحين، واصلنا تأسيس وجودنا كمطورين نعيد تعريف مفهوم تطوير العقارات من خلال مشاريع قائمة على التكامل والابتكار والتصميم المدروس والحلول التكنولوجية الحديثة التي تعزز تجربة المستخدم النهائي، سواء كانت للأفراد أو الشركات.

ملخص الوظيفة:
يشغل مساعد إداري منصباً عملياً مسئولًا عن تنفيذ العمليات والأنشطة المتعلقة بالموارد البشرية وتقديم الدعم الإداري والعملي لقسم الموارد البشرية من خلال أداء المهام اليومية المتعلقة بتنظيم الملفات، إدخال البيانات، تتبع المواعيد وتحضير الوثائق. تسهم الوظيفة في تحسين كفاءة سير العمل وتعزيز جودة الخدمات المقدمة للموظفين، ضمن بيئة عمل تحترم وتتكيف مع قدرات الموظف، وتناسب ذوي الإعاقة.

المسؤوليات تشمل:

تنظيم الوثائق والملفات الورقية والإلكترونية وتخزينها وفق نظام الأرشفة المعتمد.
استقبال المراسلات وتحويلها إلى الأقسام المعنية داخل الإدارة.
مراقبة بريد الإدارة وتصنيف الرسائل حسب الأولوية.
إدخال بيانات الموظفين في الأنظمة المعتمدة.
المساعدة في إعداد الرسائل الأساسية الخاصة بالموارد البشرية.
تنظيم جداول اجتماعات الإدارة.
تدوين محاضر الاجتماعات البسيطة وتوزيعها على المعنيين.
تقديم الدعم أثناء فعاليات الشركة وبرامج الموارد البشرية.
المساعدة في إعداد ملفات التوظيف.

المؤهلات:
- درجة البكالوريوس أو دبلوم لمدة 3 سنوات في العلوم الإدارية أو مجال مشابه.
- خبرة لا تقل عن سنة في المجال.
- معرفة ببرامج Excel وWord.
- القدرة على التعامل مع مهام متعددة والعمل كفريق.

2-5 years

Riyadh

You may also like