وظائف أخصائي تنظيم إداري في الرياض

عن الدور

تبحث شركة GT Restructuring عن مساعد إداري متفانٍ ومنظم للانضمام إلى فريقها بدوام كامل في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتوفير تجربة احترافية وترحيبية للعملاء والمحامين والزوار، حيث يعمل كنقطة اتصال أولى للمكتب. يقدم المنصب تعويضات ومزايا تنافسية ضمن بيئة مبتكرة وتعاونية. يجب أن يكون المرشح المثالي موجهاً بالتفاصيل، وقادراً على إدارة أولويات متعددة في بيئة قانونية سريعة الخطى، ويمتلك نهجاً استباقياً يركز على العملاء.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار عن طريق الترحيب بهم وإبلاغ الأطراف الداخلية بوصولهم على الفور.
• ضمان تسجيل دخول جميع الضيوف عند الاستقبال عند الوصول للحفاظ على أمن المكتب.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف أو القسم المناسب.
• تقديم دعم إداري شامل، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق النقل للعملاء الداخليين والخارجيين، وترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات إلى وجهات مختلفة.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات قاعات المؤتمرات، مع مراقبة الجدول الزمني بشكل استباقي.
• إدارة تجهيزات قاعات المؤتمرات لتلبية جميع طلبات الحجز قبل الاجتماعات المجدولة.
• طلب خدمات تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والتواصل مع الموردين وتقديم الفواتير للدفع.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للزوار والتسليمات والطرود الصادرة.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد الداخلي، وترتيب خدمات المراسلة، ومعالجة البريد، والفاكس، والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب القرطاسية والأثاث والأجهزة والإلكترونيات الجديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات والاستقبالات والرعايات، بما في ذلك إدارة قوائم الردود وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق وتطوير النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كنقطة اتصال مع إدارة المبنى، وتقديم طلبات الخدمة حسب الحاجة.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من المهنية والسرية في جميع الواجبات.
• المساعدة في أنشطة القسم الأخرى حسب الحاجة، مثل معالجة الفواتير والمصروفات، وأداء الواجبات الإضافية المعينة.

المؤهلات والمتطلبات

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور موظف استقبال أو مساعد إداري ضمن بيئة احترافية.

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهياً وكتابياً.
• سلوك وعرض تقديمي احترافي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء متميزة وتلبية معايير جودة عالية.
• استباقي في البحث عن طرق مبتكرة لمساعدة الآخرين.
• مبادر قادر على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية متميزة.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• كفاءة حاسوبية في البرامج القائمة على نظام ويندوز وتطبيقات Microsoft Office Suite، بما في ذلك Word و PowerPoint و Excel و Outlook.
• مهارات حاسوبية استثنائية مع القدرة على تعلم تطبيقات برمجية جديدة بسرعة.
• نهج استباقي للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• يظهر فهماً أساسياً للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته الأساسية وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية ضمن بيئة الخدمات المهنية.

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب بدوام كامل، داخل المكتب يقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور درجة عالية من المهنية والتقدير والقدرة على التكيف مع الاحتياجات الديناميكية للممارسة القانونية المزدحمة. الخبرة المطلوبة لهذا الدور هي 2-5 سنوات.

• إدارة تقويم OUL، جدولة الاجتماعات والتواصل مع أصحاب المصلحة.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة من قبل OUL.
• الحفاظ على سجلات دقيقة تتعلق بإدارة القسم.
• تنظيم اجتماعات القسم والمتابعة بشأن بنود العمل.
• أداء المهام العامة للمكتب مثل طلب اللوازم وإدارة معدات المكتب.
• تتبع الإبلاغ عن البيانات المتعلقة بالاحتفاظ بالموظفين والشواغر.
• دعم المشاريع والمبادرات الخاصة، ومراقبة التقدم.
• تسهيل الاتصال بين OUL والموظفين، ومعالجة الاستفسارات.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة والامتثال للوائح ذات الصلة.

• حد أدنى من عامين في دور إداري، ويفضل في بيئة المستشفى.
• درجة في الإدارة أو مجال ذي صلة، مع التدريب اللازم في الكمبيوتر.
• إتقان ممتاز للغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة.
• مهارات كمبيوتر قوية بما في ذلك الإتقان في MS Excel وOutlook وWord وPowerPoint.

تعلن مؤسسة كبار الخليج التجارية بيع وتجارة المستهلكات الطبية عن حاجتها إلى موظفة للعمل عن بُعد (من المنزل) في مجالالمساندة الإدارية، وفقًا لمتطلبات العمل.

المهام الوظيفية:

• تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للفريق
• متابعة المهام اليومية والتنسيق بين الأقسام
• إعداد التقارير والمراسلات
• تنفيذ أي مهام مساندة أخرى حسب الحاجة

الشروط والمتطلبات:

• إجادة استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته
• خبرة سابقة في العمل الإداري أو المساندة (تُعد ميزة)
• مؤهل علمي لا يقل عن شهادة الثانوية العامة (ويُفضل شهادة جامعية)
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثًا وكتابة)
• القدرة على العمل عن بُعد والالتزام بالمواعيد
• مهارات تواصل وتنظيم عالية
• ميزة اضافية لو يوجد خبرة في الاعمال اللوجستية 
• ميزة اضافية لو يوجد خبرة في تقديم موافقات استيراد لوزارة تجارة وهيئة غذاء ودواء

مزايا العمل:

• العمل من المنزل بمرونة
• بيئة عمل داعمة

للتقديم، يرجى إرسال السيرة الذاتية إلى f@****************** مع كتابة "موظفة عن بُعد" في عنوان الرسالة.

عن الدور

شركة جرينبيرج تراوري، إل إل بي، وهي شركة محاماة عالمية لها مكاتب في 15 دولة، تبحث عن مساعد إداري بدوام كامل للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم انطباع أول احترافي للعملاء والمحامين والزوار، ولضمان التشغيل الفعال لبيئة قانونية سريعة الوتيرة. يقع المقر الرئيسي للوظيفة في المكتب.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار.
• الترحيب بالضيوف على الفور وإخطار الأطراف الداخلية بوصولهم.
• التأكد من تسجيل جميع الضيوف في الاستقبال للحفاظ على بروتوكولات الأمان.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف المناسب.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق احتياجات النقل للعملاء، مثل ترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات غرف الاجتماعات.
• إدارة إعدادات غرف الاجتماعات لتلبية طلبات الحجز.
• طلب تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والعمل مع الموردين وتقديم الفواتير.
• الاحتفاظ بسجلات الزوار والتسليم والطرد الصادر.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد وخدمات المراسلة ومعالجة البريد والفاكس والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب أدوات مكتبية وأثاث وأجهزة وإلكترونيات جديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات، بما في ذلك الاحتفاظ بقوائم الرد على الدعوات وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كحلقة وصل لإدارة المبنى لطلبات الخدمة.
• الحفاظ على الاحترافية والسرية في جميع المهام.
• المساعدة في أنشطة القسم مثل معالجة الفواتير والمصروفات.
• أداء واجبات إضافية حسب ما يتم تعيينه لدعم المكتب والمحامين.

المؤهلات والخبرة

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في دور موظف استقبال أو مساعد إداري في بيئة احترافية.
• 2-5 سنوات من الخبرة ذات الصلة.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهيًا وكتابيًا.
• سلوك احترافي وعرض تقديمي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء عالية الجودة.
• نهج استباقي لمساعدة الآخرين.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• إتقان البرامج المستندة إلى Windows ومجموعة Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook).
• مهارات حاسوب استثنائية مع القدرة على تعلم برامج جديدة بسرعة.
• الاستعداد للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• فهم أساسي للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية.

بيئة العمل والموقع

هذه وظيفة بدوام كامل، داخل المكتب، تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يعمل الدور ضمن بيئة شركة عالمية، مما يساهم في الأداء السلس للممارسة القانونية.

إدارة تقارير الصيدليات: إعداد ومتابعة المخزون والتقارير اليومية والدورية الخاصة بالصيدليات في أهم 5 مفاصل: (تقارير المبيعات، التحصيل، التوريد، اعتماد العروض، الدعم ومتابعة حل المشاكل).

العقود والاتفاقيات: صياغة العقود والاتفاقيات مع الصيدليات والشركاء بالتعاون مع الإدارة العامة.

تطوير الأعمال: البحث عن فرص وشراكات تخدم المؤسسة حسب المتطلبات والأهداف العامة.

الإشراف اللوجستي: متابعة طلبات المتجر والتأكد من إتمامها في الوقت المحدد (سواء من المستودع الداخلي أو عبر الشركاء اللوجستيين).

إدارة الشركاء: إدارة العلاقة مع الشركاء اللوجستيين ومتابعة أدائهم.

المخزون والاستيراد: مراقبة ومتابعة المخزون وإعداد التقارير الدورية وإدارة طلبات الاستيراد.

إدارة الموردين: التعامل مع الموردين المتعددين (المطابع وغيرها).

إدارة فريق العمل: متابعة وإشراف مهام فريق المناديب وإعطاء التوجيهات اللازمة بالتنسيق مع الإدارة.

التنظيم الإداري: تنظيم وثائق الشركة وأرشفتها، وتنسيق الاجتماعات الدورية بين أقسام الشركة.

إدارة المحل: المشاركة في إدارة المحل والموظفين عند الحاجة.

المهام العامة: القيام بأي مهام أخرى (ميدانية أو مكتبية) توكل من الإدارة لضمان سير العمل.

نبحث عن مساعد إداري للانضمام إلى فريق العمل لدينا، حيث سيكون مسؤولاً عن تنظيم الملفات والوثائق الإدارية، وإدخال البيانات في الأنظمة المختلفة، والرد على الاستفسارات الهاتفية والإلكترونية. سيقوم المرشح المناسب بتنسيق المواعيد والاجتماعات، وإعداد التقارير الدورية، ومتابعة المراسلات الداخلية والخارجية، بالإضافة إلى تقديم الدعم اللازم للإدارات المختلفة في المهام اليومية. المطلوب شخص يتمتع بمهارات تنظيمية عالية، وإجادة استخدام برامج الحاسوب الأساسية مثل مايكروسوفت أوفيس، والقدرة على العمل تحت ضغط والتعامل مع المهام المتعددة بكفاءة.

عن الدور

تبحث أمازون عن خبير متخصص في العمليات (SME) متحمس للانضمام إلى فريق التجارة السريعة في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لدعم العمليات عالية النمو التي تعتمد على التكنولوجيا. ستعمل كحلقة وصل رئيسية بين فرق العمليات والمنتجات والتكنولوجيا، مما يضمن إطلاقًا سلسًا، وسير عمل مستقر للنظام، وتجربة عملاء إيجابية. سينصب التركيز الأساسي على استكشاف مشكلات النظام وإصلاحها، والتحقق من دقة العمليات، وضمان جاهزية العمليات للأداء الناجح في اليوم الأول للمواقع أو المنتجات الجديدة.

المسؤوليات الرئيسية

• قيادة مبادرات الجاهزية التشغيلية ودعم أنشطة الإطلاق بنشاط، مما يضمن عمل سير العمل والأدوات والعمليات كما هو متوقع.
• تشخيص مشكلات النظام واستكشافها وإصلاحها من خلال التعاون الوثيق مع فرق التكنولوجيا والمنتجات والعمليات.
• إجراء اختبارات منظمة، والتحقق من دقة العمليات، وتحديد الثغرات أو المشكلات المحتملة قبل إطلاق المنتجات أو المواقع.
• دعم جهود التحقق من صحة البيانات المتعلقة بسير العمليات والوعود المقدمة للعملاء لضمان الدقة والموثوقية.
• التنسيق بفعالية مع الشركاء متعددي الوظائف لحل العيوب وضمان الجاهزية الكاملة للانطلاق.
• مراقبة الأداء بعد الإطلاق، وتصعيد المشكلات الناشئة على الفور، ودفع حل الأسباب الجذرية في الوقت المناسب.
• تحديد الأنماط المتكررة في مشكلات العمليات، واقتراح حلول طويلة الأجل، والمساهمة في مبادرات التحسين المستمر.
• التواصل بوضوح مع جميع أصحاب المصلحة، وتوفير تحديثات في الوقت المناسب، ووثائق شاملة، وتقارير حالة.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في الهندسة أو علوم الكمبيوتر أو العمليات أو مجال ذي صلة.
• خبرة من 1 إلى 5 سنوات في العمليات أو الدعم الفني أو أدوار تنسيق المنتجات/التكنولوجيا.
• خبرة مثبتة في استكشاف مشكلات النظام أو العمليات وإصلاحها ودفعها نحو الحل.
• القدرة على العمل مع البيانات، والتحقق من دقتها، وإجراء تحليلات أساسية باستخدام أدوات مثل Excel أو ما شابهها.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية، مع قدرة مثبتة على العمل بفعالية عبر الوظائف.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة في وقت واحد في بيئات سريعة وغير واضحة.
• خبرة في دعم العمليات التي تعتمد على التكنولوجيا أو بيئات الإطلاق.
• فهم لاختبارات سير العمل، وعمليات قبول المستخدم (UAT)، أو التحقق المنظم من العيوب.
• القدرة على تحليل الأسباب الجذرية، وتحديد الأنماط، والتوصية بتحسينات طويلة الأجل.
• خبرة في العمل مع فرق المنتجات أو التكنولوجيا أو فرق الميل الأخير/التنفيذ.
• مهارات قوية في حل المشكلات مع الميل إلى العمل ودرجة عالية من الملكية.

المهارات المطلوبة

• العمليات
• التكنولوجيا
• إدارة المنتجات
• استكشاف أخطاء النظام وإصلاحها
• جاهزية العمليات
• التحقق من صحة البيانات
• التعاون متعدد الوظائف
• تحليل السبب الجذري
• التحسين المستمر
• التواصل (كتابي وشفوي)
• مايكروسوفت إكسل
• حل المشكلات
• اختبار سير العمل
• عمليات قبول المستخدم (UAT)

بيئة العمل والموقع

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. الدور جزء من عمليات التجارة السريعة في أمازون، وتحديداً ضمن عفاق - فرع المستودع - J02. الخبرة المطلوبة لهذا الدور هي 2-5 سنوات.

عن الدور

تبحث شركة WSL Smart Logistics، وهي شركة تابعة لمجموعة الدكتور سليمان الحبيب الطبية، عن أخصائي تحسين مستمر للانضمام إلى فريقهم في الرياض، المملكة العربية السعودية. سيقوم هذا المنصب بدوام كامل، في الموقع، بدعم وتنفيذ مبادرات تحسين العمليات عبر عمليات اللوجستيات المتكاملة للشركة. سيساهم الأخصائي في تحليل البيانات وتحسين الأنظمة وضمان الالتزام بالإجراءات الموحدة لتعزيز كفاءة وموثوقية الحلول اللوجستية داخل المملكة.

بصفتها مزودًا للحلول اللوجستية المتكاملة، تقدم WSL خدمات للصناعات ذات المتطلبات المعقدة، بما في ذلك التسليمات الحساسة للوقت والتعامل المتخصص. يوفر هذا الدور فرصة لفرد يتمتع بخبرة من 0 إلى 1 سنوات للمساهمة في منظمة نامية.

المسؤوليات الرئيسية

• دعم تنفيذ مبادرات التحسين المستمر عبر العمليات اللوجستية.
• تحليل بيانات التشغيل لتحديد أوجه القصور ومجالات التحسين.
• المساعدة في تحسينات نظام إدارة النقل (TMS) وأنشطة تحسين النظام.
• إجراء تحليل السبب الجذري للمشكلات المحددة وتنفيذ الإجراءات التصحيحية.
• تطوير وصيانة تقارير الأداء ولوحات المعلومات لتتبع التقدم.
• التنسيق مع الفرق المختلفة لضمان توحيد العمليات عبر المنظمة.
• المساعدة في تنفيذ مشاريع التحسين وتشغيلها.
• مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتتبع نتائج جهود التحسين.
• ضمان الالتزام بإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) ومعايير الجودة.
• دعم تنفيذ عمليات إدارة التغيير وتبني المستخدمين للأنظمة الجديدة.
• المشاركة في ورش عمل التحسين المستمر والمبادرات ذات الصلة.
• توثيق تحسينات العمليات والحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الأنشطة.
• المشاركة في مبادرات رعاية المرضى التي تقوم بها مجموعة الحبيب الطبية.
• المساهمة في إثراء تجربة المريض بالتعاطف والاحترام والكرامة.
• أداء أي مهام وواجبات قابلة للتطبيق ضمن نطاق المعرفة والمهارات والقدرات.

المؤهلات والمتطلبات

• دبلوم مطلوب؛ يفضل درجة البكالوريوس.
• 0-1 سنوات من الخبرة ذات الصلة.

المهارات المطلوبة

• يفضل معرفة أساسية بالين.
• إتقان اللغة الإنجليزية.
• إتقان اللغة العربية.

بيئة العمل

هذا منصب بدوام كامل، في الموقع، يقع في الرياض، المملكة العربية السعودية.