وظائف موظف مراسلات بدوام كامل في الرياض

نبحث عن مساعد إداري للانضمام إلى فريق العمل لدينا، حيث سيكون مسؤولاً عن تنظيم الملفات والوثائق الإدارية، وإدخال البيانات في الأنظمة المختلفة، والرد على الاستفسارات الهاتفية والإلكترونية. سيقوم المرشح المناسب بتنسيق المواعيد والاجتماعات، وإعداد التقارير الدورية، ومتابعة المراسلات الداخلية والخارجية، بالإضافة إلى تقديم الدعم اللازم للإدارات المختلفة في المهام اليومية. المطلوب شخص يتمتع بمهارات تنظيمية عالية، وإجادة استخدام برامج الحاسوب الأساسية مثل مايكروسوفت أوفيس، والقدرة على العمل تحت ضغط والتعامل مع المهام المتعددة بكفاءة.

• إدارة وتنظيم العمليات اليومية للمكتب.
• تنسيق جدول المدير التنفيذي والمواعيد والاجتماعات.
• تسهيل التواصل مع الأطراف الخارجية وتنسيق الفريق.
• إعداد وتنظيم الملفات والمستندات والتقارير حسب الحاجة.
• استقبال الزوار والعملاء والشركاء بشكل احترافي.
• تمثيل الشركة في المعارض والمؤتمرات والفعاليات.
• مساعدة الإدارة في مختلف المهام التشغيلية والإدارية.

• الجنسية السعودية.
• إجادة اللغة الإنجليزية، تحدثاً وكتابة.
• خبرة سابقة في الأدوار الإدارية أو مجال الإعلام.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية.
• أسلوب تواصل احترافي.
• إجادة أدوات المكتب والبرمجيات.
• القدرة على أداء مهام متعددة بكفاءة.
• الالتزام بالسرية والمسؤولية.
• وسيلة نقل مناسبة للتنقل إلى المكتب.

• راتب شهري يتراوح بين 4500 ريال سعودي إلى 6000 ريال سعودي بناءً على الخبرة.
• تأمين طبي.
• مكافأة سنوية مرتبطة بمؤشرات الأداء.
• بيئة عمل إبداعية تركز على الموسيقى وإنتاج الصوت.

• إدارة تقويم OUL، جدولة الاجتماعات والتواصل مع أصحاب المصلحة.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة من قبل OUL.
• الحفاظ على سجلات دقيقة تتعلق بإدارة القسم.
• تنظيم اجتماعات القسم والمتابعة بشأن بنود العمل.
• أداء المهام العامة للمكتب مثل طلب اللوازم وإدارة معدات المكتب.
• تتبع الإبلاغ عن البيانات المتعلقة بالاحتفاظ بالموظفين والشواغر.
• دعم المشاريع والمبادرات الخاصة، ومراقبة التقدم.
• تسهيل الاتصال بين OUL والموظفين، ومعالجة الاستفسارات.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة والامتثال للوائح ذات الصلة.

• حد أدنى من عامين في دور إداري، ويفضل في بيئة المستشفى.
• درجة في الإدارة أو مجال ذي صلة، مع التدريب اللازم في الكمبيوتر.
• إتقان ممتاز للغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة.
• مهارات كمبيوتر قوية بما في ذلك الإتقان في MS Excel وOutlook وWord وPowerPoint.

يتطلب الدور مهارات تنظيمية، اتصال عالية، وقدرة على إدارة الوقت والعمل تحت ضغط، لضمان كفاءة سير العمل الإداري

أبرز مهام ومسؤوليات السكرتير التنفيذي:

• إدارة جدول الأعمال: تنظيم وتنسيق المواعيد اليومية، الاجتماعات، والمؤتمرات الخاصة بالمدير التنفيذي.
• التواصل والمراسلات: التعامل مع البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، وصياغة المراسلات الصادرة والواردة.
• إعداد المستندات: إعداد التقارير، محاضر الاجتماعات، والعروض التقديمية.
• تنظيم الاجتماعات: الترتيب للاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد جداول الأعمال.
• إدارة السفر: حجز وتنسيق ترتيبات السفر والإقامة.
• حفظ الأرشيف: تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية.
• التعامل مع الزوار: استقبال زوار الإدارة العليا وتنظيم مقابلاتهم.
• السرية المهنية: الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة للشركة.

المهارات المطلوبة:

• مهارات اتصال وتواصل ممتازة.
• إدارة الوقت وتنظيم المهام المتعددة.
• إجادة برامج الحاسب الآلي (Office Suite).
• المرونة والدقة في العمل.
• ارسال صور من سابقة اعمال بالمجال
• التواصل عبر الواتساب
• 05********

إدخال البيانات الأساسية
تنظيم الملفات
إدارة الجداول والمواعيد

فرصة وظيفية: موظفة استقبال (جيم مختلط ) 🏋️‍♀️✨
يعلن [ماكس بيفورم لاب] عن فتح باب التوظيف لموظفة استقبال تنضم لفريقنا المبدع!
📍 المتطلبات:

• لباقة في التعامل وروح إيجابية.
• إجادة استخدام الحاسب الآلي.
• شغف بالمجال الرياضي.

• الحفاظ على المظهر العام لمنطقة الاستقبال، وضمان النظافة والاحترافية.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة، وتوجيهها حسب الضرورة، وأخذ الرسائل للموظفين المناسبين.
• ترحيب الزوار، وإرشادهم إلى الغرف المناسبة وتوفير وسائل الراحة اللازمة.
• المساعدة في تنظيم غرف المؤتمرات والزوار بعد الاستخدام.
• إدارة اتصالات الفاكس والتحقق من لوازم الطباعة.
• إجراء حجوزات لغرف الفيديو والمؤتمرات، وتنظيم الإعدادات اللازمة.
• تنسيق خدمات تقديم الطعام للاجتماعات والتواصل مع الفرق المعنية.
• إدارة المراسلات، بما في ذلك البريد الوارد والصادر.
• أداء مهام إدارية متنوعة، بما في ذلك الأرشفة، والمسح الضوئي، ونسخ الوثائق.
• تنظيم وسائل النقل والإقامة للموظفين حسب الحاجة.

• مهارات اتصال وتنظيم ممتازة.
• القدرة على تحديد أولويات المهام والبقاء هادئًا تحت الضغط.
• تركيز قوي على خدمة العملاء وسلوك احترافي.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office و معرفة هواتف CISCO.
• مهارات قوية في اللغة الإنجليزية في القراءة والكتابة والمحادثة.