وظائف مشرف مكتب بدوام كامل بدون خبرة في الرياض

عن دور مسؤول المكتب

تبحث ميلرknoll عن مسؤول مكتب متخصص للانضمام إلى فريقنا في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم دعم شامل للمبيعات والإدارة لفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية، وضمان سير العمليات اليومية للكيان بسلاسة، والحفاظ على صالة عرض ذات مظهر جيد. سيعمل مسؤول المكتب كعمود فقري لعملياتنا في المملكة العربية السعودية، حيث يدير وظائف الدعم الخلفي ويساهم في تجربة عملاء استثنائية، بما يتماشى مع هدف ميلرknoll في التصميم لما فيه خير البشرية.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم شامل للمبيعات والإدارة لفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية.
• إدارة جميع وظائف الدعم الخلفي ودعم العمليات اليومية للكيان في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك الأنشطة المتعلقة بالمكتب.
• التعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني الواردة الموجهة إلى ميلرknoll المملكة العربية السعودية، وضمان الردود في الوقت المناسب والمهنية.
• الحفاظ على معايير خدمة عالية عبر جميع نقاط الاتصال لضمان تجربة عملاء استثنائية.
• الإشراف على متطلبات المكتب اليومية، بما في ذلك شراء اللوازم والأدوات المكتبية ومواد CMF والبرامج والمعدات المتنوعة.
• تنسيق الشحنات المحلية والدولية باستخدام مدير برامج FedEx.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لقسم تكنولوجيا المعلومات فيما يتعلق بقضايا تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بالمكتب.
• المساعدة في ترتيبات الفنادق والسفر للفريق حسب الحاجة.
• الاحتفاظ بسجل محدث للحضور الشهري وسجلات الإجازات السنوية في Excel ومشاركته مع مدير الإدارة.
• دعم الموزعين ومديري السوق في تتبع المشاريع وأنشطة CRM.
• إدارة أنشطة بوابة الشركة وتقديم المساعدة الإدارية للموزعين ومديري السوق حسب الحاجة.
• التنقل في البوابات الحكومية والشركات لضمان الإصدار السلس لطلبات PRO/GRO.
• التعاون مع شركاء الخدمة المحليين لتسهيل العمليات المطلوبة المتعلقة بـ ميلرknoll المملكة العربية السعودية.
• ضمان أن صالة العرض معروضة بشكل جيد في جميع الأوقات.

المؤهلات والمتطلبات

• مستوى جيد من التعليم ضروري.
• مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• يفضل الطلاقة في اللغة العربية تحدثًا وكتابة.
• خبرة سابقة في الإدارة أو دعم المبيعات ضرورية.
• القدرة على التواصل بفعالية على جميع المستويات، سواء عبر الهاتف أو وجهًا لوجه.
• إتقان مهارات الكمبيوتر، بما في ذلك Microsoft Word و Excel والبريد الإلكتروني.
• مهارات تنظيمية قوية ضرورية.
• مستوى جيد من الوعي المالي مطلوب.
• سلوك احترافي وودود وواثق.
• يجب أن يكون حسن المظهر ويرتدي ملابس أنيقة.
• القدرة على الحفاظ على منطقة العمل مرتبة في جميع الأوقات.
• القدرة على التعامل مع العملاء الغاضبين بثقة والحفاظ على نهج هادئ أثناء المواقف العصيبة.
• الاستعداد للعمل بمبادرة خاصة.
• المرونة في النهج وأسلوب العمل.
• موقف ناضج ضروري.

المهارات المطلوبة

• دعم المبيعات
• الدعم الإداري
• خدمة العملاء
• المشتريات
• تنسيق الشحن
• دعم تكنولوجيا المعلومات (متعلق بالمكتب)
• ترتيبات السفر
• حفظ السجلات
• تتبع المشاريع
• CRM (يفضل خبرة ************
• إدارة بوابة الشركة
• معالجة طلبات PRO/GRO
• التواصل الفعال
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• إدارة البريد الإلكتروني
• التنظيم
• الوعي المالي

بيئة العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور فردًا استباقيًا يمكنه إدارة احتياجات المكتب اليومية ودعم فريق المبيعات بفعالية. تقدر الشركة الاستدامة والمساواة والجمال في عملياتها.

مطلوب مدير مكتب تنفيذي (Executive Assistant)

جهة خاصة تبحث عن مدير مكتب تنفيذي محترف للعمل ضمن بيئة عمل احترافية وسريعة النمو، على أن يكون قادراً على إدارة الأعمال التنفيذية الحساسة، وتنظيم الأعمال، ومتابعة المشاريع والقرارات بكفاءة عالية.

المهام الرئيسية:

• إدارة وتنظيم المواعيد والاجتماعات والارتباطات المهنية.
• إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات.
• إعداد تقارير تنفيذية مختصرة ودقيقة للإدارة.
• إدارة المراسلات الرسمية باللغة العربية والإنجليزية.
• تنظيم وأرشفة العقود والوثائق والمستندات الفنية والإدارية.
• متابعة المشاريع القائمة وإعداد تقارير دورية عن تقدم الأعمال.
• التنسيق مع الإدارات والجهات الخارجية والشركاء والموردين.
• متابعة الالتزامات التعاقدية والمواعيد الحرجة للمشاريع والعقود.

المؤهلات المطلوبة:

• خبرة عملية في إدارة المكاتب التنفيذية أو إدارة المشاريع أو المساندة التنفيذية للإدارة العليا.
• مهارات عالية في التنظيم والمتابعة وإدارة الأولويات.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
• إتقان برامج Microsoft Office وخاصة Excel وWord وPowerPoint.
• قدرة ممتازة على إعداد التقارير والعروض التقديمية.
• المحافظة التامة على سرية المعلومات.
• شخصية مهنية قوية وقادرة على المتابعة المستمرة وإنجاز المهام.

يفضل توفر الخبرات التالية:

• خبرة في المشاريع العقارية العملاقة
• خبرة في مشاريع التقنية والتحول الرقمي.
• فهم جيد لمشاريع مراكز البيانات (Data Centers).
• إلمام بأنظمة الشبكات والبنية التحتية التقنية.
• معرفة بأنظمة المراقبة الأمنية (CCTV) وأنظمة التيار الخفيف.
• القدرة على قراءة وفهم العقود والملاحق ونطاقات العمل (Scope of Work).
• خبرة في متابعة الموردين والمقاولين والاستشاريين.
• إلمام بأساسيات إدارة المشاريع وإعداد جداول المتابعة.
• خبرة في المشاريع العقارية الكبرى ومتعددة الأطراف ومتابعة أعمال التطوير والتنفيذ والتنسيق بين الجهات ذات العلاقة.
• إجادة استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لرفع الإنتاجية وتحليل المعلومات.

متطلبات التقديم:

يرجى إرسال:

1. السيرة الذاتية المحدثة.
2. الراتب المتوقع.
3. المدينة الحالية.

نموذج تقرير تنفيذي من صفحة واحدة فقط عن مشروع تقني أو هندسي أو تشغيلي يتضمن:

1. ملخصاً تنفيذياً.أبرز المخاطر أو التحديات.التوصيات.الإجراءات المطلوبة.
2. شرح مختصر لا يتجاوز نصف صفحة عن أكثر مشروع شارك فيه المتقدم ودوره الفعلي فيه.

سيتم التواصل مع المرشحين الذين تنطبق عليهم المتطلبات

عن الدور

تبحث LivaNova عن مسؤول مكتب منظم للغاية واستباقي ودقيق للإشراف على العمليات الإدارية اليومية لمكتبها الجديد في الرياض، المملكة العربية السعودية. يلعب هذا الدور دورًا مركزيًا في ضمان بيئة عمل سلسة وفعالة، وإدارة موارد المكتب، ودعم الموظفين، والمساهمة في ثقافة عمل إيجابية. سيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في العمليات التأسيسية لمكتب الرياض.

المسؤوليات الرئيسية

• توفير قيادة المكتب والدعم الإداري الشامل للفريق.
• التعامل مع مجموعة واسعة من أنشطة الدعم الإداري، بما في ذلك المعلومات الحساسة للأعمال والسرية.
• إدارة العمليات المكتبية اليومية لضمان بيئة منظمة ومهنية.
• تنسيق والإشراف على المهام الإدارية مثل الجدولة، وإدارة لوازم المكتب، والتعامل مع البريد، وحفظ السجلات.
• بالتنسيق مع الموارد البشرية، إدارة عقود العمل من خلال البوابة الإلكترونية والحفاظ على وثائق تأشيرات العمل وتصاريح العمل للموظفين.
• إدارة عملية الرواتب الشهرية بالتعاون مع إدارتي الموارد البشرية والمالية.
• الإشراف على الموظفين الإداريين واستقبال المكتب ودعمهم حسب الحاجة.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لموردي المكتب ومقدمي الخدمات وإدارة المبنى.
• الحفاظ على وإدارة ميزانيات المكتب والنفقات والنثريات.
• المساعدة في تأهيل الموظفين الجدد، بما في ذلك إعداد محطة العمل والتوجيه.
• تنظيم فعاليات الشركة والاجتماعات وأنشطة بناء الفريق.
• ضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة وسياسات الشركة.
• إدارة التقويمات، وإعداد التقارير، ودعم الإدارة العليا بالمهام الإدارية.
• مراقبة كفاءة المكتب وتنفيذ التحسينات عند الضرورة.

المؤهلات والمتطلبات

• خبرة مثبتة كمسؤول مكتب، أو أخصائي إداري، أو في دور مماثل.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية أمر ضروري.
• قدرات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام ممتازة.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية.
• إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook) وأدوات إدارة المكاتب الأخرى ذات الصلة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية والمهنية.
• عقلية حل المشكلات مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
• الاستعداد والقدرة على العمل بجدول مرن عند الضرورة.
• معرفة وفهم مثبت للمواضيع المتعلقة بالامتثال.
• درجة البكالوريوس من جامعة أو كلية معتمدة، أو شهادة الثانوية العامة.

المهارات المطلوبة

• قيادة المكتب
• الدعم الإداري
• التعامل مع المعلومات الحساسة للأعمال والسرية
• إدارة العمليات المكتبية
• الجدولة
• إدارة لوازم المكتب
• التعامل مع البريد
• حفظ السجلات
• إدارة عقود العمل
• إدارة التأشيرات/تصاريح العمل
• إدارة عملية الرواتب
• الإشراف على الموظفين الإداريين
• إدارة الموردين
• إدارة ميزانية المكتب
• إدارة النفقات
• إدارة النثريات
• تأهيل الموظفين الجدد
• تنظيم الفعاليات
• تنظيم الاجتماعات
• تنظيم أنشطة بناء الفريق
• الامتثال للصحة والسلامة
• الامتثال لسياسات الشركة
• إدارة التقويمات
• إعداد التقارير
• مراقبة كفاءة المكتب
• تحسين العمليات
• مهارات تنظيمية
• قدرات تعدد المهام
• مهارات الاتصال الكتابي
• مهارات الاتصال الشفهي
• إتقان حزمة Microsoft Office
• إتقان أدوات إدارة المكاتب الأخرى
• السرية
• المهنية
• مهارات حل المشكلات
• الانتباه للتفاصيل
• توفر جدول مرن
• معرفة بمواضيع الامتثال

بيئة العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل لمسؤول مكتب في LivaNova، تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة من 0 إلى 1 سنة. يشمل الدور الإشراف على العمليات الإدارية اليومية للمكتب، وضمان بيئة عمل احترافية وفعالة.

عن دور المساعد التنفيذي

تبحث مجموعة لافرن عن مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي ومبدع لتقديم دعم إداري واستراتيجي شامل لكبار القادة. المرشح المثالي يزدهر في بيئة سريعة الخطى، ويظهر مهارات اتصال استثنائية، ويتعامل باستمرار مع المعلومات الحساسة بحذر وسرية. يتطلب هذا الدور قدرات قوية على حل المشكلات، ومهارات ممتازة في إدارة الوقت، والقدرة على توقع احتياجات المسؤولين التنفيذيين. يقع مقر الوظيفة في الرياض، المملكة العربية السعودية، وهي وظيفة بدوام كامل.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة وصيانة تقاويم المسؤولين التنفيذيين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• العمل كنقطة اتصال أساسية بين المسؤولين التنفيذيين والفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• إعداد وتحرير المراسلات والعروض التقديمية والتقارير والمستندات الأخرى.
• الحفاظ على السرية التامة والتعامل مع المعلومات الحساسة باحترافية.
• تنظيم الاجتماعات والإشراف عليها، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال وتسجيل محاضر الاجتماعات وتتبع بنود العمل.
• تنسيق وإدارة المشاريع والمبادرات الخاصة حسب التكليف.
• المساعدة في إعداد التقارير والملخصات وتحليلات البيانات لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية.
• تبسيط العمليات الإدارية لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.
• تخطيط وتنسيق السفر المحلي والدولي، بما في ذلك خطط الرحلات والإقامة وتقارير المصروفات.
• إدارة لوجستيات الاجتماعات والفعاليات والمشاركات الداخلية والخارجية.
• العمل كحلقة وصل بين المسؤولين التنفيذيين والموظفين والعملاء والموردين والشركاء الخارجيين.
• صياغة ومراجعة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات المهنية نيابة عن المسؤولين التنفيذيين.
• بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية عبر المنظمة.

المؤهلات والخبرة

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو مجال ذي صلة.
• خبرة من 1 إلى 3 سنوات كمساعد تنفيذي أو في دور إداري مماثل.
• يتم النظر أيضًا في مستوى الخبرة من 0 إلى 1 سنة.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات استثنائية في التواصل الكتابي والشفوي.
• إتقان متقدم لمجموعة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint) وأدوات الإنتاجية مثل Google Workspace ومنصات إدارة المشاريع.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.
• مستوى عالٍ من الحذر والنزاهة والاحترافية.
• مهارات قوية في حل المشكلات والتفكير النقدي.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع إدارة مهام متعددة ذات أولوية عالية.
• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين وبناء العلاقات.
• مهارات تقنية عالية والقدرة على التكيف مع الأنظمة والأدوات والتقنيات الجديدة.

بيئة العمل ونوعه

هذه وظيفة بدوام كامل تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور القدرة على العمل بفعالية في بيئة سريعة الخطى وإدارة مهام متعددة ذات أولوية عالية في وقت واحد.

نبحث عن مساعد إداري للانضمام إلى فريق العمل لدينا، حيث سيكون مسؤولاً عن تنظيم الملفات والوثائق الإدارية، وإدخال البيانات في الأنظمة المختلفة، والرد على الاستفسارات الهاتفية والإلكترونية. سيقوم المرشح المناسب بتنسيق المواعيد والاجتماعات، وإعداد التقارير الدورية، ومتابعة المراسلات الداخلية والخارجية، بالإضافة إلى تقديم الدعم اللازم للإدارات المختلفة في المهام اليومية. المطلوب شخص يتمتع بمهارات تنظيمية عالية، وإجادة استخدام برامج الحاسوب الأساسية مثل مايكروسوفت أوفيس، والقدرة على العمل تحت ضغط والتعامل مع المهام المتعددة بكفاءة.

نبذة عن الدور

تبحث JPMorgan Chase عن مساعد أعمال محترف للانضمام إلى فريق الخدمات المصرفية الاستثمارية في الرياض. بصفتك جزءًا أساسيًا من الدعم، ستعمل على ضمان تحقيق أهداف العمل، مع تمثيل البنك بأقصى درجات المهنية واللباقة وتقديم عمل خالٍ من الأخطاء، لتكون بمثابة شريك تنفيذي.

في هذا الدور المحوري، ستكون مسؤولاً عن تنظيم العمل وحل المشكلات لفريق الخدمات المصرفية الاستثمارية، مما يضيف تحكمًا ضروريًا للعمليات اليومية ويزيد الإنتاجية بشكل كبير. هذه فرصة للعمل ضمن إحدى المؤسسات المالية الأكثر ابتكارًا في العالم.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• الحفاظ على جداول زمنية معقدة ومفصلة، وتنسيق وإدارة لوجستيات الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• ترتيب وتنسيق خطط سفر محلية ودولية معقدة.
• تنظيم جميع جوانب المؤتمرات الخارجية والفعاليات، بما في ذلك ترتيبات تقديم الطعام والنقل.
• معالجة الفواتير ومطالبات نفقات السفر والترفيه (T&E)، مع ضمان الالتزام الصارم بجميع سياسات وإرشادات الشركة.
• العمل كخبير متخصص في السياسات والإجراءات ذات الصلة، وتقديم التوجيه لأصحاب المصلحة.
• إنتاج اتصالات مكتوبة عالية الجودة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والرسائل، للأفراد على جميع مستويات المؤسسة.
• التعاون بفعالية مع فريق المساعدين الإداريين، وتعزيز شراكة إيجابية لضمان الدعم السلس والمتبادل.
• قيادة وتنسيق المشاريع الخاصة حسب طلب الإدارة.

المؤهلات والمتطلبات

• إتقان اللغة العربية تحدثًا وكتابة.
• إتقان ممتاز للغة الإنجليزية، بما في ذلك القراءة والكتابة والتحدث.
• خبرة مثبتة في التعامل مع الإدارة العليا، مع إظهار اللباقة وحسن التقدير في المواقف السرية.
• خبرة مطلوبة في القطاع المصرفي أو الشركات متعددة الجنسيات (MNC).

المهارات المطلوبة

• إتقان قوي لمجموعة Microsoft Office.
• قدرات تنظيمية متقدمة.
• مهارات استثنائية في التعامل مع الآخرين، ومهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• آداب هاتف ممتازة.
• قدرة مثبتة على إدارة الأولويات المتنافسة، بما في ذلك إدارة التقويم بفعالية.
• اللباقة وحسن التقدير في التعامل مع الأمور الحساسة والسرية.

معلومات إضافية

الشركة: JPMorgan Chase

الموقع: الرياض، منطقة الرياض، المملكة العربية السعودية

نوع العمل: دوام كامل

تُعد * Morgan رائدة عالميًا في الخدمات المالية، وتشتهر بتقديم الاستشارات الاستراتيجية والمنتجات للشركات البارزة والحكومات والأفراد الأثرياء والمستثمرين المؤسسيين في جميع أنحاء العالم. يساهم نهج الشركة "أعمال من الدرجة الأولى بطريقة من الدرجة الأولى" في التزامها ببناء شراكات موثوقة وطويلة الأجل لمساعدة العملاء على تحقيق أهدافهم التجارية.

يُعد قسم الخدمات المصرفية العالمية في * Morgan أحد أكبر امتيازات العملاء المصرفيين بالجملة على مستوى العالم، حيث يخدم مجموعة متنوعة من العملاء بما في ذلك الشركات والحكومات والولايات والبلديات والمؤسسات الصحية ومؤسسات التعليم والبنوك والمستثمرين. يدعم قسم الخدمات المصرفية الاستثمارية العالمي على وجه التحديد مجموعة واسعة من العملاء من خلال تقديم المشورة الاستراتيجية وخبرات جمع رأس المال وحلول إدارة المخاطر.

عن دور مسؤول الاستقبال

تبحث شركة Evolution Services عن مسؤول استقبال للانضمام إلى فريقنا في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي للحفاظ على صورة احترافية للشركة وضمان التنفيذ السلس للعمليات اليومية. سيعمل مسؤول الاستقبال كنقطة اتصال أساسية للزوار والعملاء والموردين، مع توفير الدعم الإداري الأساسي عبر الوظائف التجارية والموارد البشرية وإدارة المشاريع.

المسؤوليات الرئيسية

• الترحيب بالزوار والعملاء والموردين ومساعدتهم باحترافية عند وصولهم.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة ورسائل WhatsApp والاستفسارات العامة عبر البريد الإلكتروني وتوجيهها إلى الأقسام المناسبة.
• إدارة منطقة الاستقبال، بما في ذلك حجز غرف الاجتماعات، والتحكم في وصول الزوار، وترتيب خدمات الضيافة، وتنسيق خدمات البريد السريع.
• تقديم المساعدة في الترجمة للكتيبات الخاصة بالشركة والمستندات المتعلقة بالمشاريع من الإنجليزية إلى العربية.
• دعم الفريق التجاري من خلال إدارة اتصالات الموردين، وصيانة أنظمة الملفات التجارية، وتوفير الدعم للمستندات.
• المساعدة في مهام إدارة المشاريع مثل حجز أماكن الإقامة، وترتيب السفر، وإدارة الاعتمادات، وتنسيق المتطلبات اليومية لموظفي المشروع.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة عبر صناديق الوارد الخاصة بوسائل التواصل الاجتماعي الرسمية.
• تنسيق الاتصالات الاجتماعية للإدارات، بما في ذلك الإعلانات والإشعارات وفعاليات الموظفين والتحديثات.
• مساعدة الموارد البشرية في أوراق التأهيل وتنسيق حجوزات تذاكر الموظفين السنوية.

المؤهلات والخبرة

• يفضل خبرة من 1 إلى 3 سنوات في دور استقبال أو دعم إداري أو مساعدة موارد بشرية.
• مهارات تواصل قوية للتفاعل الفعال مع مجموعة متنوعة من الأفراد.
• مهارات تنظيمية ممتازة ونهج منطقي لحل المشكلات، مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
• إتقان عالٍ والراحة في العمل مع Microsoft Excel و Word.
• طلاقة وثقة في التحدث والقراءة والكتابة باللغتين العربية والإنجليزية.
• الإلمام بإدارة منصات التواصل الاجتماعي الأساسية، بما في ذلك Instagram و LinkedIn و WhatsApp Business.
• يجب أن يكون منظمًا واستباقيًا وقادرًا على القيام بمهام متعددة مع الحفاظ على السرية التامة.

المهارات المطلوبة

• التواصل
• مهارات تنظيمية
• الانتباه للتفاصيل
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• إدارة وسائل التواصل الاجتماعي

بيئة العمل والموقع

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في مكاتبنا في الرياض، المملكة العربية السعودية، وتحديداً في منطقة الفيصلية (مخرج 18). يتطلب الدور فردًا استباقيًا قادرًا على إدارة مهام متعددة بدقة والحفاظ على السرية.