الغرض من الوظيفة:تقديم الدعم الإداري الشامل والفعال لمدير القسم، مما يسهم في تشغيل القسم المعني وتعزيز فعالية مدير القسم.
مسؤوليات الوظيفة:- تكون نقطة الاتصال البارزة للطلبات القسم مع خدمات الدعم (مثل، تكنولوجيا المعلومات، الإدارة، المرافق).
- المساعدة في تخطيط الميزانية، ورصدها، وضمان التوافق مع الإرشادات المالية.
- تمثيل القسم في تنسيق الاحتياجات مع اكتساب المواهب، والمشتريات، وخدمات الدعم.
- قيادة تنسيق طلبات الاحتياجات التدريبية من خلال تقديم المتطلبات والمتابعة مع إدارة الموارد البشرية.
- إدارة جدول مواعيد مدير القسم وتنسيق جميع لوجستيات السفر، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وحجز الرحلات والإقامة، وضمان إعداد الأجندات ومواد الإحاطة في الوقت المناسب.
- الإشراف على الاتصالات واستعداد الاجتماعات من خلال التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات، وإعطاء الأولوية للرسائل، وصياغة المراسلات الرسمية، وإعداد غرف الاجتماعات ومحتوى العروض التقديمية لمدير القسم.
- الحفاظ على نظام ملفات إلكتروني وفيزيائي منظم، وضمان الوصول السريع والآمن للوثائق.
- إعداد وتحرير تقارير القسم، والعروض التقديمية المهنية، وغيرها من الوثائق الرسمية.
- توفير الدعم اللوجستي والتنسيقي للمشاريع الخاصة التي يقودها مدير القسم.
- إدارة الأموال النقدية الصغيرة ومراقبة الإنفاق الإداري للقسم بما يتوافق مع ضوابط الميزانية.
- الإشراف على تخطيط وتنفيذ الفعاليات القسم من البداية إلى الانتهاء.
- تتبع وتحديث لوحات معلومات القسم والمتابعات اليومية بين مدير القسم والفريق.
متطلبات الوظيفة:- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو نظم المعلومات الإدارية، أو ما يعادلها.
- معرفة أساسية بتخطيط الأعمال ولوحات العمل.
- مظهر جيد مع مهارات عرض قوية.
- إجادة اللغة الإنجليزية.
