وظائف مدير إداري في الرياض

نبذة عن الدور

تبحث PepsiCo عن مسؤول وظائف (Function Admin) للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يلعب هذا الدور دورًا محوريًا في تنظيم وتنسيق أنشطة الوظائف، وإدارة مهام المكتب الإدارية، وضمان الفعالية والكفاءة التنظيمية. سيساهم مسؤول الوظائف في تطوير بروتوكولات الاتصال الداخلية، وتطبيق الإجراءات الإدارية، وإدارة جمع البيانات، وترتيب اجتماعات الاتصال الأسبوعية/الشهرية مع إعداد محاضرها، وتنظيم الزيارات التجارية وحجوزات السفر والمطالبات لرئيس الوظائف وفريق القيادة.

PepsiCo هي شركة عالمية رائدة في مجال المشروبات والأغذية الخفيفة، وتُستهلك منتجاتها أكثر من مليار مرة يوميًا في أكثر من 200 دولة ومنطقة. مدفوعين برؤيتنا لنكون الشركة العالمية الرائدة في المشروبات والأغذية الخفيفة من خلال الفوز مع PepsiCo Positive (pep+)، نحن ملتزمون بالاستدامة ورأس المال البشري في صميم استراتيجيتنا. نحن نعزز بيئة ديناميكية وتعاونية وشاملة يمكن للموظفين فيها الازدهار وأن يكونوا على طبيعتهم. نحن جهة توظيف تكافؤ الفرص ونقدر التنوع، ونلتزم بسياسات حقوق الإنسان العالمية وقوانين المساواة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنسيق وجدولة الاجتماعات بشكل شامل، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، وضمان المتابعة على بنود العمل.
• إدارة جميع لوجستيات الاجتماعات مثل حجز القاعات، وتقديم الطعام، وتجهيز المواد، والإعداد لضمان سلاسة وفعالية الاجتماعات لفريق الموارد البشرية.
• إعداد وتجميع وصيانة تقارير ولوحات معلومات الموارد البشرية على أساس يومي وأسبوعي وشهري.
• دعم دقة البيانات وتقديم رؤى واضحة لرئيس الوظائف وفريق قيادة الموارد البشرية لتمكين اتخاذ قرارات مستنيرة.
• تطوير عروض تقديمية واضحة ومهنية لفريق قيادة الموارد البشرية، بما في ذلك ملخصات البيانات والرؤى والتحديثات الرئيسية لدعم مراجعات الأعمال والمناقشات الاستراتيجية.
• دعم عمليات الموارد البشرية الرئيسية مثل اجتماعات الموظفين العامة (Town Halls)، وإعداد التقارير الشهرية، وتحديثات Visier، ومقابلات إنهاء الخدمة، وتتبع ومتابعة خطط عمل تحقيقات ELR.
• ضمان الالتزام بالجداول الزمنية لحوكمة الموارد البشرية وأن تكون المعلومات دقيقة ومنظمة بشكل جيد.
• تخطيط وتنفيذ مبادرات مشاركة الموظفين وأنشطة الموارد البشرية الداخلية، بما في ذلك تنظيم الفعاليات، وإنشاء ونشر النشرات الإخبارية، ودعم المبادرات التي تحسن تجربة الموظفين وثقافة الشركة.
• العمل عن كثب مع فرق إدارة المواهب والاتصالات والمكافآت الشاملة لدعم وتنفيذ أجندة المواهب ومبادرات الموارد البشرية ذات الصلة والاتصالات الداخلية.
• إدارة الأنشطة المتعلقة بالمكاتب الرئيسية مثل تنظيم جلسات التصوير والحملات الداخلية ودعم فعاليات الشركة والاتصالات مع أصحاب المصلحة المعنيين.
• تتبع وإدارة ميزانيات الموارد البشرية، ومراقبة النفقات، وضمان التوافق مع سياسات الشركة.
• العمل كأمين صندوق المصروفات النثرية، والتعامل مع التسويات وتقارير المصروفات والمبالغ المستردة بدقة وفي الوقت المحدد.
• تقديم الدعم الإداري اليومي، بما في ذلك إدارة المراسلات، وأرشفة المستندات، والحفاظ على سجلات منظمة لسهولة الاسترجاع.
• دعم فريق الإدارة بالاحتياجات الإدارية مثل التعامل مع الاتصالات، وتنسيق الشحنات، وضمان سلاسة العمليات اليومية.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للإجازات ودعم فريق قيادة الموارد البشرية في المطالبات وبطاقات الائتمان والتسويات.
• إنشاء وإدارة طلبات الشراء (PRs) في SAP و MyBuy، مع ضمان اتباع جميع الطلبات لعمليات الشركة والموافقات.
• تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك حجوزات الفنادق ووسائل النقل لزيارات قطاع PepsiCo والفرق العالمية، والعمل عن كثب مع المرافق لضمان تجربة سلسة.
• دعم العمليات القانونية من خلال الحفاظ على أرشيف منظم للعقود والمستندات القانونية، مع ضمان الأرشفة السليمة والسرية وسهولة الاسترجاع.
• تتبع حالة العقود وتجديداتها والمواعيد النهائية الرئيسية لضمان الامتثال والمتابعة في الوقت المناسب.

المؤهلات والمتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الموارد البشرية، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• شهادة دبلوم في الإدارة أو الدراسات السكرتارية مقبولة مع خبرة قوية ذات صلة.
• 2-5 سنوات من الخبرة في الإدارة التنفيذية أو الأدوار الإدارية العليا.
• خبرة مثبتة في دعم كبار القادة (مثل المدير، نائب الرئيس، فريق القيادة).
• خلفية قوية في إدارة المكاتب، وإعداد التقارير، وتنسيق الاجتماعات والفعاليات رفيعة المستوى.
• الخبرة مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مثل SAP وأدوات المشتريات تعتبر ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة

• إتقان متقدم لمجموعة Microsoft Office (Excel، PowerPoint، Word، Outlook).
• مهارات قوية في العرض التقديمي وإعداد التقارير، بما في ذلك القدرة على إنشاء لوحات معلومات وملخصات تنفيذية.
• الإلمام بأدوات البيانات.
• مهارات ممتازة في التواصل وإدارة أصحاب المصلحة.
• مستوى عالٍ من المهنية والسرية.
• قدرات تنظيم وتخطيط وتعدد مهام قوية.
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل مع مهارات قوية في حل المشكلات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات بفعالية تحت الضغط.
• عقلية قوية للمتابعة والتنفيذ.
• مستوى عالٍ من التقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
• المرونة والقدرة على التكيف مع بيئة سريعة وديناميكية.
• إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.

بيئة العمل والموقع

هذه الوظيفة بدوام كامل وتقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يعمل شاغل الوظيفة في بيئة عمل ديناميكية تتطلب التعاون والاحترافية.

العمل على دعم العمليات اليومية في الشركة، و ضمان سير العمل بسلاسة من خلال إدارة المراسلات، تنسيق المهام، متابعة العملاء \و المرشحين، وتنظيم الوثائق. كما يساهم في دعم عمليات التوظيف داخل المنصة الخاصة بالشركة، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير التشغيلية، بالإضافة إلى المساعدة في التسويق الخفيف والتنسيق مع المصممين والمطورين.

 إدارة المراسلات اليومية (الإيميل – الواتساب – العملاء – الشركات).

• تنسيق الاجتماعات، إعداد المواعيد، وتذكير الإدارة بالمهام.
• متابعة طلبات العملاء والشركات وتحديث حالتها داخل النظام.
• تجهيز تقارير تشغيلية أسبوعية (مرشحين – شركات – طلبات – مقابلات).
• تنظيم الملفات الرقمية والورقية وإدارة الوثائق.
• التنسيق مع المصممين والمطورين والفريلانسر .
• المساعدة في التسويق الخفيف (نشر محتوى – تنسيق حملات مع الوكالة – رفع مواد).
• تنفيذ أي مهام تشغيلية تساعد في نمو الشركة.

• المهارات المطلوبة :

  -       مهارات تنظيم عالية والقدرة على إدارة الوقت

  -       استخدام مايكروسوفت

  -       مهارات تواصل كتابية شفهية ممتازة

  -       سرعة تعلم وفدرة تعامل على تنوع المهام

  -       شخصية مبادرة حسب احتياجات بيئة الشركات الناشئة

  -       مهارات كتابية ممتازة للتواصل الرسمي (عربي وانجليزي )

  -       مهارات تنسيق بين عدة جهات لضمان سير المشروع

  -       القدرة على اعداد تقارير تشغيلية أسبوعية 

عن الدور

تبحث شركة يو سي سي القابضة عن مسؤول إداري متخصص للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يشغل هذا المنصب بدوام كامل مسؤولية التخطيط والتطوير والتنسيق وتوجيه الأنشطة عبر الوظائف الإدارية الرئيسية. سيضمن المسؤول الإداري سير العمل بسلاسة وكفاءة في المكتب وسيقدم الدعم الأساسي للموظفين التنفيذيين والقيادة.

المسؤوليات الرئيسية

• الإشراف على العمليات اليومية للإدارة الإدارية وموظفيها، مع دعم المهام الكتابية اليومية.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة، وتقديم المعلومات أو إعادة توجيه المكالمات حسب الاقتضاء.
• ضمان أن المكتب مجهز بشكل كافٍ باللوازم الضرورية وأن جميع معدات المكتب في حالة عمل جيدة، بما في ذلك طلب القرطاسية واللوازم.
• تخطيط وجدولة وترويج مختلف فعاليات المكتب، مثل الاجتماعات والمؤتمرات والمقابلات وجلسات التوجيه والتدريب.
• تقديم دعم إداري شامل للموظفين التنفيذيين وقادة الأعمال وغيرهم من كبار أعضاء المنظمة.
• المساعدة في إعداد الاجتماعات والمؤتمرات الهاتفية، وتسهيل تسجيل وتدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات وعناصر العمل.
• ضمان المراجعة والنشر في الوقت المناسب والدقيق للمحتوى للقيادة، بما في ذلك تقارير القيادة الأسبوعية والتحديثات الشهرية للقيادة ومتطلبات العمل الأخرى ذات الصلة.
• دعم الفريق التنفيذي والقيادة في التحضير لاجتماعات القيادة السنوية، بما في ذلك اجتماعات الداعمين واجتماعات أعمال الأعضاء وجلسات التخطيط الاستراتيجي.
• إعداد وتحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.
• توفير الإشراف على توجيه الموظفين الجدد، بما في ذلك مواد التدريب والموارد.
• الحفاظ على دقة وتحديث دليل السياسات ودليل الإجراءات، وإجراء عمليات تدقيق ذاتي وفقًا لموافقات القيادة والاحتياجات المتطورة.
• دعم تنفيذ مبادرات الصحة والسلامة والبيئة (HSE)، والمشاركة في أنشطة التوعية بالسلامة، والمساهمة في الإبلاغ عن الحوادث وحلها بما يتماشى مع سياسات الشركة ونظام الإدارة المتكامل (IMS).

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة مطلوبة.
• الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة العملية الإجمالية.
• ما لا يقل عن 3 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة في دور إداري.
• تعتبر الخبرة السابقة في منطقة دول مجلس التعاون الخليجي ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة

• الكفاءة في الدعم الإداري والتعامل مع المهام الكتابية.
• قدرات قوية في إدارة المكاتب.
• خبرة في تخطيط الفعاليات وتنسيق الاجتماعات.
• مهارة في إعداد وتحرير المستندات.
• براعة في صيانة السياسات وضمان دقة الإجراءات.
• الإلمام بمبادرات الصحة والسلامة والبيئة والمساهمة في التوعية بالسلامة.

بيئة العمل

هذا منصب بدوام كامل مقره في الرياض، المملكة العربية السعودية.

نبذة عن الدور

تعد Supermicro® شركة رائدة في توفير حلول الخوادم والتخزين والشبكات المتقدمة، وهي معروفة كواحدة من أسرع الشركات نموًا بين أكبر 50 شركة تقنية في وادي السيليكون. مع توسع عالمي غير مسبوق، تبحث الشركة عن مدير مكتب منظم واستباقي للإشراف على العمليات اليومية في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور العملي والأساسي هو العمود الفقري لفرع الرياض، حيث يضمن بيئة عمل سلسة وفعالة وترحيبية للموظفين والفرق المحلية. يتطلب المنصب مزيجًا من إدارة المرافق، وتنسيق الموردين المحليين، والدعم الإداري الأساسي، مع فهم قوي للوائح الشركات السعودية والعلاقات الحكومية.

هذا الدور ضروري لتعزيز بيئة مكتبية احترافية ومنظمة وتعاونية تتماشى مع قيم Supermicro والمشهد التجاري المحلي. ستكون لك دور فعال في دعم نمو الشركة وابتكارها التكنولوجي في السوق العالمية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• الإشراف على جميع عمليات المكتب في الرياض، بما في ذلك إدارة المرافق، والصيانة، والأمن، وإعداد مساحات العمل، وتنسيق الموردين لدعم بيئة عمل منتجة واحترافية.
• إدارة الوظائف الإدارية الأساسية مثل الاستقبال، ومعالجة البريد والحزم، ولوازم المكتب، وإدارة المعدات، والخدمات اللوجستية العامة للمكتب.
• دعم عمليات تأهيل الموظفين الجدد وإنهاء خدماتهم بالتعاون مع قسم الموارد البشرية والقيادة الإقليمية، بما في ذلك إعداد مساحات العمل، وتوفير الوصول، وتنسيق تكنولوجيا المعلومات، والتوثيق.
• بناء وإدارة علاقات قوية مع الموردين ومقدمي الخدمات السعوديين المحليين للمرافق، وخدمات تقديم الطعام، والنقل، ودعم تكنولوجيا المعلومات، والخدمات الأساسية الأخرى، لضمان معايير خدمة عالية.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وزيارات العملاء، ودورات التدريب، وفعاليات الشركة التي تُعقد في الرياض.
• إدارة ميزانيات المكتب، وتتبع النفقات بدقة، ومعالجة الفواتير، وتقديم تقارير تشغيلية منتظمة للإدارة.
• ضمان الامتثال الصارم لقوانين العمل السعودية، ومعايير الصحة والسلامة، وسياسات الشركة.
• تقديم دعم إداري وتنفيذي شامل، بما في ذلك إدارة التقويم، وترتيبات السفر، وتقارير المصروفات، والعمل كحلقة وصل مع المقر الرئيسي في أوروبا والشرق الأوسط والفرق العالمية.
• المساهمة في تعزيز ثقافة مكتبية إيجابية وشاملة وتعاونية تتماشى مع قيم Supermicro وبيئة الأعمال المحلية.
• التعامل مع المعلومات السرية بأقصى درجات السرية والحفاظ على سجلات مادية ورقمية منظمة.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة، أو خبرة عملية معادلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب أو الأدوار الإدارية العليا، ويفضل أن تكون في شركة تقنية متعددة الجنسيات أو بيئة سريعة النمو في منطقة دول مجلس التعاون الخليجي.
• خبرة العمل في المملكة العربية السعودية أو منطقة الشرق الأوسط الأوسع أو معها مفضلة بشدة.
• مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرة على تعدد المهام، وحل المشكلات مع اهتمام قوي بالتفاصيل.
• إتقان اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثًا). تعتبر مهارات اللغة العربية مفضلة بشدة للتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة المحليين والموردين والسلطات.
• إتقان استخدام Microsoft Office 365 والراحة مع أدوات إدارة المكاتب الحديثة.
• يُعتبر فهم جيد لقانون العمل السعودي ومتطلبات السعودة وممارسات الأعمال المحلية ميزة إضافية.
• مهارات تواصل قوية مع القدرة على التعاون بفعالية مع فرق دولية متنوعة وشركاء محليين.
• نزاهة عالية واحترافية وسرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
• المرونة والقدرة على التكيف؛ قد يُتوقع توفر جزئي خارج ساعات العمل القياسية للفعاليات أو الأمور العاجلة.

المهارات الأساسية

• إدارة المرافق
• تنسيق الموردين
• دعم الموارد البشرية الأساسي
• لوائح الشركات السعودية
• العلاقات الحكومية
• الوظائف الإدارية
• الخدمات اللوجستية للمكتب
• تأهيل الموظفين
• إنهاء خدمات الموظفين
• إدارة الميزانية
• تتبع النفقات
• معالجة الفواتير
• التقارير التشغيلية
• لوائح العمل السعودية
• معايير الصحة والسلامة
• سياسات الشركة
• الدعم الإداري
• الدعم التنفيذي
• إدارة التقويم
• ترتيبات السفر
• تقارير المصروفات
• تطوير ثقافة المكتب
• التعامل مع المعلومات السرية
• حفظ السجلات
• إتقان Microsoft Office 365
• أدوات إدارة المكاتب الحديثة
• معرفة قانون العمل السعودي
• فهم متطلبات السعودة
• إلمام بممارسات الأعمال المحلية
• مهارات التعامل مع الآخرين
• قدرات حل المشكلات
• الاهتمام بالتفاصيل
• القدرة على تعدد المهام
• مهارات تنظيمية
• مهارات التواصل

بيئة العمل والموقع

هذا الدور بدوام كامل ويتطلب التواجد في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب المنصب المرونة والقدرة على التكيف، وقد يُتوقع توفر جزئي خارج ساعات العمل القياسية للفعاليات أو الأمور العاجلة.

نبذة عن الدور

تبحث شركة ALEC Holdings، وهي مجموعة إنشاءات رائدة في منطقة دول مجلس التعاون الخليجي وجزء من مؤسسة دبي للاستثمار (ICD)، عن مسؤول إداري للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. تتمتع ALEC بخبرة تزيد عن عقدين في تنفيذ مشاريع معقدة وبارزة في الشرق الأوسط، وهي شركة مدرجة ملتزمة برفع معايير الجودة والابتكار والتميز في الإنشاءات. هذا الدور مخصص للمواطنين السعوديين كجزء من جهود التوطين.

دور المسؤول الإداري

سيلعب المسؤول الإداري دورًا حيويًا في دعم التشغيل الفعال للقسم التجاري ضمن مشاريع الإنشاءات. يعتبر هذا المنصب أساسيًا لضمان سير العمل بسلاسة في القسم ويساهم بشكل مباشر في النجاح التجاري لمشاريع ALEC الإنشائية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 5 إلى 10 سنوات في دور إداري أو دعم تجاري، ويفضل أن تكون في قطاع الإنشاءات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• صيانة وتنظيم دقيق لجميع وثائق المشروع، بما في ذلك العقود والاتفاقيات والضمانات المالية وأوامر الشراء وتغييرات الطلبات، مع ضمان دقة واكتمال جميع السجلات التجارية وتصنيفها بشكل صحيح.
• المساعدة في إعداد وتوزيع المستندات الأساسية المتعلقة بالمشروع على أصحاب المصلحة المعنيين.
• تقديم دعم مالي حاسم من خلال المساعدة في إعداد التقارير المالية، بما في ذلك تتبع الميزانية وتحليل التكاليف وتقارير المصروفات.
• المساعدة في المعالجة الفعالة للفواتير وأوامر الشراء والمدفوعات، مع ضمان الالتزام الصارم بميزانيات المشاريع والمبادئ التوجيهية المالية المعمول بها.
• التعاون الوثيق مع القسم المالي للحفاظ على سجلات مالية دقيقة ومحدثة.
• دعم إنشاء ومراجعة وتنفيذ العقود والاتفاقيات، مع ضمان اتباع جميع الإجراءات اللازمة.
• صيانة قواعد بيانات شاملة للعقود ومراقبة الامتثال لجميع الالتزامات والشروط التعاقدية بنشاط.
• المساعدة في تنسيق تغييرات العقود والتعديلات، مع ضمان إبلاغ جميع الأطراف وتحديثهم.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية، وتسهيل التواصل والتنسيق الفعال بين القسم التجاري وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع، بما في ذلك فرق المشتريات والشؤون القانونية والمالية وإدارة المشاريع.
• المساعدة في ضمان الامتثال لجميع سياسات الشركة، بالإضافة إلى متطلبات التدقيق والمتطلبات القانونية ذات الصلة.
• تقديم دعم إداري شامل للمديرين التجاريين وأعضاء الفريق، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإعداد العروض التقديمية وتنظيم فعاليات القسم.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس أو الماجستير في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة وثيقة.
• خبرة لا تقل عن 5 إلى 10 سنوات في دور إداري أو دعم تجاري ذي صلة، ويفضل أن تكون ضمن صناعة الإنشاءات.
• مهارات تنظيمية وإدارية قوية، مع قدرة مثبتة في إدارة الوثائق والجدولة وحفظ السجلات بدقة.
• فهم قوي للمبادئ المالية، بما في ذلك تتبع الميزانية ومعالجة الفواتير.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة، ضرورية للتنسيق الفعال داخليًا وخارجيًا.
• قدرة مثبتة على التعاون بفعالية مع فرق متعددة الوظائف ودعم أصحاب مصلحة متعددين في وقت واحد.
• مرونة وقدرة على التكيف لإدارة مهام متعددة وتغيير الأولويات ضمن بيئة إنشاءات ديناميكية.
• إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• الإلمام ببرامج إدارة المشاريع يعتبر ميزة إضافية.

معلومات إضافية

هذا الدور بدوام كامل ويتطلب أن يكون المتقدم من الجنسية السعودية. سيتم توفير المزيد من التفاصيل حول بيئة العمل والفرص المتاحة خلال عملية التوظيف.

عن دور مسؤول المكتب

تبحث ميلرknoll عن مسؤول مكتب متخصص للانضمام إلى فريقنا في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم دعم شامل للمبيعات والإدارة لفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية، وضمان سير العمليات اليومية للكيان بسلاسة، والحفاظ على صالة عرض ذات مظهر جيد. سيعمل مسؤول المكتب كعمود فقري لعملياتنا في المملكة العربية السعودية، حيث يدير وظائف الدعم الخلفي ويساهم في تجربة عملاء استثنائية، بما يتماشى مع هدف ميلرknoll في التصميم لما فيه خير البشرية.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم شامل للمبيعات والإدارة لفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية.
• إدارة جميع وظائف الدعم الخلفي ودعم العمليات اليومية للكيان في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك الأنشطة المتعلقة بالمكتب.
• التعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني الواردة الموجهة إلى ميلرknoll المملكة العربية السعودية، وضمان الردود في الوقت المناسب والمهنية.
• الحفاظ على معايير خدمة عالية عبر جميع نقاط الاتصال لضمان تجربة عملاء استثنائية.
• الإشراف على متطلبات المكتب اليومية، بما في ذلك شراء اللوازم والأدوات المكتبية ومواد CMF والبرامج والمعدات المتنوعة.
• تنسيق الشحنات المحلية والدولية باستخدام مدير برامج FedEx.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لقسم تكنولوجيا المعلومات فيما يتعلق بقضايا تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بالمكتب.
• المساعدة في ترتيبات الفنادق والسفر للفريق حسب الحاجة.
• الاحتفاظ بسجل محدث للحضور الشهري وسجلات الإجازات السنوية في Excel ومشاركته مع مدير الإدارة.
• دعم الموزعين ومديري السوق في تتبع المشاريع وأنشطة CRM.
• إدارة أنشطة بوابة الشركة وتقديم المساعدة الإدارية للموزعين ومديري السوق حسب الحاجة.
• التنقل في البوابات الحكومية والشركات لضمان الإصدار السلس لطلبات PRO/GRO.
• التعاون مع شركاء الخدمة المحليين لتسهيل العمليات المطلوبة المتعلقة بـ ميلرknoll المملكة العربية السعودية.
• ضمان أن صالة العرض معروضة بشكل جيد في جميع الأوقات.

المؤهلات والمتطلبات

• مستوى جيد من التعليم ضروري.
• مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• يفضل الطلاقة في اللغة العربية تحدثًا وكتابة.
• خبرة سابقة في الإدارة أو دعم المبيعات ضرورية.
• القدرة على التواصل بفعالية على جميع المستويات، سواء عبر الهاتف أو وجهًا لوجه.
• إتقان مهارات الكمبيوتر، بما في ذلك Microsoft Word و Excel والبريد الإلكتروني.
• مهارات تنظيمية قوية ضرورية.
• مستوى جيد من الوعي المالي مطلوب.
• سلوك احترافي وودود وواثق.
• يجب أن يكون حسن المظهر ويرتدي ملابس أنيقة.
• القدرة على الحفاظ على منطقة العمل مرتبة في جميع الأوقات.
• القدرة على التعامل مع العملاء الغاضبين بثقة والحفاظ على نهج هادئ أثناء المواقف العصيبة.
• الاستعداد للعمل بمبادرة خاصة.
• المرونة في النهج وأسلوب العمل.
• موقف ناضج ضروري.

المهارات المطلوبة

• دعم المبيعات
• الدعم الإداري
• خدمة العملاء
• المشتريات
• تنسيق الشحن
• دعم تكنولوجيا المعلومات (متعلق بالمكتب)
• ترتيبات السفر
• حفظ السجلات
• تتبع المشاريع
• CRM (يفضل خبرة ************
• إدارة بوابة الشركة
• معالجة طلبات PRO/GRO
• التواصل الفعال
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• إدارة البريد الإلكتروني
• التنظيم
• الوعي المالي

بيئة العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور فردًا استباقيًا يمكنه إدارة احتياجات المكتب اليومية ودعم فريق المبيعات بفعالية. تقدر الشركة الاستدامة والمساواة والجمال في عملياتها.

عن الدور

منزل هي منصة رائدة للسكن المشترك والنقل للعمال ذوي الياقات الزرقاء في المملكة العربية السعودية، حيث توفر حلول إسكان مدعومة بالتكنولوجيا وبأسعار معقولة وبكرامة. تستخدم الشركة نموذجًا هجينًا، وتأجيرًا من الباطن، وبناءً، وسوق من المستهلك إلى الأعمال (C2B) لمساعدة الشركات في إسكان ونقل عمالها بكفاءة، مع خلق فرص دخل لأصحاب العقارات ومالكي العقارات. الشراكات مع القطاع العام والتميز التشغيلي هما جوهر مهمة منزل. بصفتها شركة عقارية تقنية سريعة النمو تركز على تحويل إسكان العمال وخدمات العقارات، تبحث منزل عن مساعد تنفيذي رفيع المستوى ليكون شريكًا استراتيجيًا وتشغيليًا للرئيس التنفيذي. تم تصميم هذا الدور رفيع المستوى للمهنيين الذين يتفوقون في بيئة معقدة، ويعملون كقوة مضاعفة لضمان تنفيذ الأولويات الاستراتيجية للرئيس التنفيذي عبر جميع الإدارات والحفاظ على بيئة مكتبية عالية المستوى.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم مباشر للرئيس التنفيذي، وإدارة جدول أعمال معقد، واجتماعات رفيعة المستوى، وأولويات عبر وحدات أعمال متعددة.
• حضور اجتماعات القيادة لتسجيل بنود العمل والمتابعة الاستباقية مع رؤساء الأقسام لضمان تحقيق المخرجات.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات للإدارة العليا.
• تنسيق لوجستيات السفر المعقدة وإدارة المتطلبات الإدارية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك النفقات والعضويات والحجوزات والوثائق.
• صياغة مراسلات الرئيس التنفيذي، وإدارة المستندات الحساسة (الفاكسات، البريد، الشيكات)، ودعم العروض التقديمية والتحضير للتوظيف والموافقات والمهام الإدارية.
• الإشراف على لوجستيات المكتب، مثل طلب اللوازم، وصيانة السجلات، وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وإدارة الاستفسارات وتسهيل الاتصال.
• المساعدة في المشاريع الخاصة، وتخطيط الفعاليات، والمهام المخصصة حسب الحاجة لدعم الأهداف الاستراتيجية للرئيس التنفيذي.
• التعامل مع المعلومات والاتصالات السرية بأقصى قدر من المهنية والسرية.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى بمستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.

المؤهلات والمتطلبات

• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة المهنية في دعم المديرين التنفيذيين على المستوى C، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة سريعة الوتيرة أو متعددة الكيانات.
• إتقان اللغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثًا، مطلوب.
• إحساس قوي بالمسؤولية والقدرة على توقع الاحتياجات قبل التعبير عنها.
• مستوى عالٍ من الحضور التنفيذي والقدرة على التفاعل بفعالية مع الجهات الحكومية والشركاء الرئيسيين.

المهارات المطلوبة

• إتقان مجموعة Microsoft Office، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وأدوات سير العمل الرقمي.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية.
• مهارات اتصال وعلاقات شخصية قوية.
• عقلية استباقية وقدرات على حل المشكلات.
• اهتمام دقيق بالتفاصيل.

بيئة العمل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة من 5 إلى 10 سنوات في دعم المديرين التنفيذيين على المستوى C في بيئة ديناميكية.

نبذة عن الدور

يُعد مركز العافية (Well-Being Center)، وهو منظمة حديثة للصحة النفسية تهدف إلى تعزيز الرفاهية النفسية وجودة الحياة، في حاجة إلى مساعد تنفيذي ومنسق عمليات يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والاحترافية والاهتمام بالتفاصيل. يلعب هذا الدور دورًا حيويًا في دعم فريق القيادة لدينا، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، والمساهمة في النمو المستمر للمنظمة. يقع مقر العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية، وهو منصب بدوام كامل يتطلب الحضور في المكتب.

مسؤوليات الدور

تتمثل مهمتنا في جعل الدعم النفسي متاحًا وعمليًا ومؤثرًا. بصفتك مساعدًا تنفيذيًا ومنسق عمليات، ستضطلع بدور أساسي في دعم القيادة، وتنسيق الوظائف الإدارية، وإدارة المشاريع، وإجراء البحوث، وضمان الكفاءة التشغيلية. المرشح المثالي هو محترف ثنائي اللغة يتمتع بمهارات تواصل ممتازة، وقادر على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى وذات مهمة واضحة.

• إدارة جداول المواعيد التنفيذية، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول الأعمال، وتسجيل المحاضر، والمتابعة بشأن بنود العمل.
• مراقبة المشاريع والمبادرات والتوجيهات الإدارية لضمان التنفيذ في الوقت المحدد عبر جميع الأقسام.
• إجراء البحوث لدعم قرارات الأعمال الاستراتيجية وإعداد تقارير واضحة وملخصات ووثائق إحاطة وعروض تقديمية.
• صياغة مقترحات ووثائق وسياسات وإجراءات احترافية، والمساعدة في تطوير المواد التعليمية والتدريبية.
• تنظيم المعلومات من مصادر متعددة في مخرجات قابلة للتنفيذ والمساعدة في تنسيق مواعيد العملاء وجداول التقييم والتدريب.
• مساعدة القيادة في التحديثات الإدارية الروتينية على المنصات المحلية مثل "قوى" و"مقيم" و"مُدد" أو "GOSI"، حسب الحاجة لضمان استمرارية العمليات.

المؤهلات والمتطلبات الأساسية

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الموارد البشرية، أو الاتصالات، أو علم النفس، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في الدعم التنفيذي، أو الإدارة، أو تنسيق العمليات، أو دور مشابه.
• إتقان مهني للغتين العربية والإنجليزية، بما في ذلك التواصل الكتابي والشفهي، وهو أمر ضروري للتفاعل مع الموردين المحليين والعملاء والجهات الحكومية.
• احترافية مطلقة وسرية تامة في التعامل مع البيانات الطبية والمالية والتنظيمية السرية.

المهارات المطلوبة

• إتقان عالٍ لحزمة Microsoft Office و Google Workspace.
• خبرة في منصات الإنتاجية الرقمية.
• قدرات بحثية قوية ومهارات تحليلية.
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل.
• قدرة مثبتة على إدارة أولويات متعددة بفعالية.
• يُفضل وجود خبرة في استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي الحديثة لتبسيط الصياغة والبحث وتنظيم البيانات.
• يُفضل الإلمام بقوانين العمل السعودية والأطر التنظيمية للشركات.

بيئة العمل والموقع

يقع مقر العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية. طبيعة العمل بدوام كامل ويتطلب الحضور في المكتب. يُفضل وجود خبرة سابقة في العمل في قطاع الرعاية الصحية، أو الصحة النفسية، أو التعليم، أو الاستشارات، أو الخدمات المهنية داخل المملكة العربية السعودية.

ما نقدمه

نقدم راتبًا تنافسيًا وتأمينًا صحيًا، وبرنامج دعم للموظفين والعافية، وفرصًا للتطوير المهني والتدريب. ستعمل في بيئة عمل تعاونية وداعمة وهادفة، مع فرصة للمساهمة مباشرة في مبادرات الصحة النفسية الهادفة في المملكة.

إدارة تقارير الصيدليات: إعداد ومتابعة المخزون والتقارير اليومية والدورية الخاصة بالصيدليات في أهم 5 مفاصل: (تقارير المبيعات، التحصيل، التوريد، اعتماد العروض، الدعم ومتابعة حل المشاكل).

العقود والاتفاقيات: صياغة العقود والاتفاقيات مع الصيدليات والشركاء بالتعاون مع الإدارة العامة.

تطوير الأعمال: البحث عن فرص وشراكات تخدم المؤسسة حسب المتطلبات والأهداف العامة.

الإشراف اللوجستي: متابعة طلبات المتجر والتأكد من إتمامها في الوقت المحدد (سواء من المستودع الداخلي أو عبر الشركاء اللوجستيين).

إدارة الشركاء: إدارة العلاقة مع الشركاء اللوجستيين ومتابعة أدائهم.

المخزون والاستيراد: مراقبة ومتابعة المخزون وإعداد التقارير الدورية وإدارة طلبات الاستيراد.

إدارة الموردين: التعامل مع الموردين المتعددين (المطابع وغيرها).

إدارة فريق العمل: متابعة وإشراف مهام فريق المناديب وإعطاء التوجيهات اللازمة بالتنسيق مع الإدارة.

التنظيم الإداري: تنظيم وثائق الشركة وأرشفتها، وتنسيق الاجتماعات الدورية بين أقسام الشركة.

إدارة المحل: المشاركة في إدارة المحل والموظفين عند الحاجة.

المهام العامة: القيام بأي مهام أخرى (ميدانية أو مكتبية) توكل من الإدارة لضمان سير العمل.

عن الدور

تبحث LivaNova عن مسؤول مكتب منظم للغاية واستباقي ودقيق للإشراف على العمليات الإدارية اليومية لمكتبها الجديد في الرياض، المملكة العربية السعودية. يلعب هذا الدور دورًا مركزيًا في ضمان بيئة عمل سلسة وفعالة، وإدارة موارد المكتب، ودعم الموظفين، والمساهمة في ثقافة عمل إيجابية. سيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في العمليات التأسيسية لمكتب الرياض.

المسؤوليات الرئيسية

• توفير قيادة المكتب والدعم الإداري الشامل للفريق.
• التعامل مع مجموعة واسعة من أنشطة الدعم الإداري، بما في ذلك المعلومات الحساسة للأعمال والسرية.
• إدارة العمليات المكتبية اليومية لضمان بيئة منظمة ومهنية.
• تنسيق والإشراف على المهام الإدارية مثل الجدولة، وإدارة لوازم المكتب، والتعامل مع البريد، وحفظ السجلات.
• بالتنسيق مع الموارد البشرية، إدارة عقود العمل من خلال البوابة الإلكترونية والحفاظ على وثائق تأشيرات العمل وتصاريح العمل للموظفين.
• إدارة عملية الرواتب الشهرية بالتعاون مع إدارتي الموارد البشرية والمالية.
• الإشراف على الموظفين الإداريين واستقبال المكتب ودعمهم حسب الحاجة.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لموردي المكتب ومقدمي الخدمات وإدارة المبنى.
• الحفاظ على وإدارة ميزانيات المكتب والنفقات والنثريات.
• المساعدة في تأهيل الموظفين الجدد، بما في ذلك إعداد محطة العمل والتوجيه.
• تنظيم فعاليات الشركة والاجتماعات وأنشطة بناء الفريق.
• ضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة وسياسات الشركة.
• إدارة التقويمات، وإعداد التقارير، ودعم الإدارة العليا بالمهام الإدارية.
• مراقبة كفاءة المكتب وتنفيذ التحسينات عند الضرورة.

المؤهلات والمتطلبات

• خبرة مثبتة كمسؤول مكتب، أو أخصائي إداري، أو في دور مماثل.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية أمر ضروري.
• قدرات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام ممتازة.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية.
• إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook) وأدوات إدارة المكاتب الأخرى ذات الصلة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية والمهنية.
• عقلية حل المشكلات مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
• الاستعداد والقدرة على العمل بجدول مرن عند الضرورة.
• معرفة وفهم مثبت للمواضيع المتعلقة بالامتثال.
• درجة البكالوريوس من جامعة أو كلية معتمدة، أو شهادة الثانوية العامة.

المهارات المطلوبة

• قيادة المكتب
• الدعم الإداري
• التعامل مع المعلومات الحساسة للأعمال والسرية
• إدارة العمليات المكتبية
• الجدولة
• إدارة لوازم المكتب
• التعامل مع البريد
• حفظ السجلات
• إدارة عقود العمل
• إدارة التأشيرات/تصاريح العمل
• إدارة عملية الرواتب
• الإشراف على الموظفين الإداريين
• إدارة الموردين
• إدارة ميزانية المكتب
• إدارة النفقات
• إدارة النثريات
• تأهيل الموظفين الجدد
• تنظيم الفعاليات
• تنظيم الاجتماعات
• تنظيم أنشطة بناء الفريق
• الامتثال للصحة والسلامة
• الامتثال لسياسات الشركة
• إدارة التقويمات
• إعداد التقارير
• مراقبة كفاءة المكتب
• تحسين العمليات
• مهارات تنظيمية
• قدرات تعدد المهام
• مهارات الاتصال الكتابي
• مهارات الاتصال الشفهي
• إتقان حزمة Microsoft Office
• إتقان أدوات إدارة المكاتب الأخرى
• السرية
• المهنية
• مهارات حل المشكلات
• الانتباه للتفاصيل
• توفر جدول مرن
• معرفة بمواضيع الامتثال

بيئة العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل لمسؤول مكتب في LivaNova، تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة من 0 إلى 1 سنة. يشمل الدور الإشراف على العمليات الإدارية اليومية للمكتب، وضمان بيئة عمل احترافية وفعالة.

نبذة عن الدور

تعلن مجموعة أحمد المحيسني القابضة عن حاجتها لشغل وظيفة سكرتير تنفيذي في مقرها بالرياض. سيلعب شاغل الوظيفة دورًا أساسيًا في دعم الإدارة وتسهيل سير الأنشطة اليومية، مما يضمن كفاءة وسرعة العمليات التشغيلية بالتنسيق بين مختلف الأقسام.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات الرسمية.
• إعداد وتهيئة التقارير والخطابات الإدارية بكفاءة.
• تنسيق ومتابعة الأعمال اليومية بين الإدارات المختلفة.
• إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية مع الحفاظ على سرية المراسلات.
• أرشفة وترتيب الوثائق والمستندات الهامة.
• تنفيذ المهام الإدارية الأخرى المسندة حسب الحاجة.

المؤهلات والمتطلبات

• حاصل على دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
• خبرة سابقة في الأعمال الإدارية أو السكرتارية (تعتبر ميزة إضافية).
• مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.
• قدرة ممتازة على التواصل كتابيًا وشفهيًا.
• القدرة على إعداد التقارير والخطابات الرسمية بفعالية.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• الالتزام بالحفاظ على سرية المعلومات والبيانات.

مهارات إضافية

• خبرة في التعامل مع أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• معرفة مسبقة بإجراءات العمل الإداري في المؤسسات الحكومية أو الخاصة.
• مهارات في تحديد أولويات العمل بسرعة وكفاءة.

بيئة العمل والموقع

تتميز بيئة العمل بأنها داعمة ومحفزة للتطوير المهني. الوظيفة بدوام كامل وتقع في مدينة الرياض، المملكة العربية السعودية.

سيقوم السكرتير التنفيذي بتقديم دعم إداري عالي المستوى للمدير العام وفريق الإدارة التنفيذية لمجموعة الشركات. تشمل مهام الوظيفة إدارة الجداول الزمنية المعقدة، وتنظيم وترتيب الاجتماعات، وإعداد ومتابعة المراسلات، وضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة وكفاءة.

يُتوقع من المرشح المثالي أن يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والدقة، وأن يكون قادرًا على التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى درجات السرية والاحترافية.

مطلوب مدير مكتب تنفيذي (Executive Assistant)

جهة خاصة تبحث عن مدير مكتب تنفيذي محترف للعمل ضمن بيئة عمل احترافية وسريعة النمو، على أن يكون قادراً على إدارة الأعمال التنفيذية الحساسة، وتنظيم الأعمال، ومتابعة المشاريع والقرارات بكفاءة عالية.

المهام الرئيسية:

• إدارة وتنظيم المواعيد والاجتماعات والارتباطات المهنية.
• إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات.
• إعداد تقارير تنفيذية مختصرة ودقيقة للإدارة.
• إدارة المراسلات الرسمية باللغة العربية والإنجليزية.
• تنظيم وأرشفة العقود والوثائق والمستندات الفنية والإدارية.
• متابعة المشاريع القائمة وإعداد تقارير دورية عن تقدم الأعمال.
• التنسيق مع الإدارات والجهات الخارجية والشركاء والموردين.
• متابعة الالتزامات التعاقدية والمواعيد الحرجة للمشاريع والعقود.

المؤهلات المطلوبة:

• خبرة عملية في إدارة المكاتب التنفيذية أو إدارة المشاريع أو المساندة التنفيذية للإدارة العليا.
• مهارات عالية في التنظيم والمتابعة وإدارة الأولويات.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
• إتقان برامج Microsoft Office وخاصة Excel وWord وPowerPoint.
• قدرة ممتازة على إعداد التقارير والعروض التقديمية.
• المحافظة التامة على سرية المعلومات.
• شخصية مهنية قوية وقادرة على المتابعة المستمرة وإنجاز المهام.

يفضل توفر الخبرات التالية:

• خبرة في المشاريع العقارية العملاقة
• خبرة في مشاريع التقنية والتحول الرقمي.
• فهم جيد لمشاريع مراكز البيانات (Data Centers).
• إلمام بأنظمة الشبكات والبنية التحتية التقنية.
• معرفة بأنظمة المراقبة الأمنية (CCTV) وأنظمة التيار الخفيف.
• القدرة على قراءة وفهم العقود والملاحق ونطاقات العمل (Scope of Work).
• خبرة في متابعة الموردين والمقاولين والاستشاريين.
• إلمام بأساسيات إدارة المشاريع وإعداد جداول المتابعة.
• خبرة في المشاريع العقارية الكبرى ومتعددة الأطراف ومتابعة أعمال التطوير والتنفيذ والتنسيق بين الجهات ذات العلاقة.
• إجادة استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لرفع الإنتاجية وتحليل المعلومات.

متطلبات التقديم:

يرجى إرسال:

1. السيرة الذاتية المحدثة.
2. الراتب المتوقع.
3. المدينة الحالية.

نموذج تقرير تنفيذي من صفحة واحدة فقط عن مشروع تقني أو هندسي أو تشغيلي يتضمن:

1. ملخصاً تنفيذياً.أبرز المخاطر أو التحديات.التوصيات.الإجراءات المطلوبة.
2. شرح مختصر لا يتجاوز نصف صفحة عن أكثر مشروع شارك فيه المتقدم ودوره الفعلي فيه.

سيتم التواصل مع المرشحين الذين تنطبق عليهم المتطلبات