وظائف مدير مكتب بدوام كامل في الرياض

ملخص الموقف:
يلعب مدير المكتب التنفيذي دورًا حيويًا في دعم الرئيس التنفيذي (CEO) من خلال إدارة والإشراف على جميع الوظائف الإدارية والتشغيلية للمكتب التنفيذي. يعمل هذا المنصب كحلقة وصل مركزية بين الرئيس التنفيذي والإدارات الداخلية، مما يضمن تنفيذ سلس للقرارات الاستراتيجية، وتدفق معلومات فعال، وتمثيل مهني للمكتب التنفيذي. المرشح المثالي هو فرد منظم وموجه نحو التفاصيل ومحترف للغاية يزدهر في بيئات سريعة وتحتفظ بالسرية التامة في جميع الأوقات.

المسؤوليات الرئيسية:

• الإدارة التنفيذية والإدارية:
  • إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات بدقة وبصيرة.
  • إعداد التقارير، والملخصات التنفيذية، والعروض التقديمية للاستخدام الداخلي والخارجي.
  • التعامل مع المراسلات، وتحديد أولويات الاتصالات، وضمان الردود الفورية.
  • الإشراف على أنظمة إدارة الوثائق والحفاظ على سجلات دقيقة.
  • متابعة القرارات وعناصر العمل لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.
• التنسيق الاستراتيجي والاتصال:
  • تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي ورؤساء الأقسام.
  • صياغة، تحرير، ومراجعة الاتصالات التنفيذية، والرسائل، والبيانات الرسمية.
  • تنسيق اجتماعات اللجنة التنفيذية، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
  • الإشراف ودعم المساعدين الإداريين أو موظفي المكتب حسب الحاجة.
• الدعم التنفيذي:
  • تنظيم السفر التجاري، والإقامة، والمسارات للرئيس التنفيذي.
  • حضور اجتماعات مختارة لتدوين المحاضر وتتبع إجراءات المتابعة.
  • الحفاظ على السرية والتقدير في التعامل مع المعلومات الحساسة.
  • تقديم رؤى وتقارير تشغيلية لتعزيز كفاءة المكتب.
• التمثيل والعلاقات الخارجية:
  • تمثيل مكتب الرئيس التنفيذي بصورة مهنية في الاجتماعات الخارجية أو الأحداث corporate.
  • بناء والحفاظ على علاقات مع الشركاء وأصحاب المصلحة والجهات الحكومية.
  • التنسيق مع فريق العلاقات العامة أو الاتصالات للإعلانات الرسمية أو الأحداث.

المؤهلات والخبرة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى 7 سنوات من الخبرة في إدارة المكتب التنفيذي أو دور إداري رفيع.
• مهارات اتصال واستجابة استثنائية.
• إجادة اللغة الإنجليزية والعربية (كتابة وتحدثًا).
• إجادة متقدمة في مجموعة Microsoft Office وأدوات إدارة المشاريع.
• سلوك احترافي مع صفات قيادية وتميز تنظيمي.

هدف الوظيفة:
تنظيم وتنسيق العمليات الإدارية داخل المكتب لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة، ودعم الإدارة العليا من خلال الإشراف على الأنشطة اليومية والحفاظ على بيئة عمل مهنية ومنظمة بشكل جيد.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة وتنسيق العمليات الإدارية اليومية وضمان تنفيذ السياسات والإجراءات المعتمدة.
• تنظيم والحفاظ على المراسلات الواردة والصادرة بطريقة آمنة ومنظمة.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد، وإعداد محاضر الاجتماعات والتقارير الإدارية.
• الإشراف على الدعم الإداري، والاستقبال، وموظفي الخدمة العامة.
• مراقبة وإدارة مستلزمات المكتب والمعدات لضمان توفرها المستمر.
• التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات، والمتابعة بشأن عقود المكتب والفواتير.
• إعداد وتقديم التقارير الدورية للإدارة العليا.
• المساهمة في تحسين العمليات الداخلية وتعزيز الكفاءة الإدارية.
• استقبال الزوار والعملاء، وتمثيل المكتب بطريقة مهنية.
• تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية لسهولة الوصول.

المؤهلات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس أو دبلوم في الدراسات السكرتارية، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
• إجادة اللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا).
• مهارات تنظيمية وتنسيقية قوية مع خبرة في التعامل مع المراسلات الإدارية.
• إجادة استخدام الكمبيوتر وتطبيقات Microsoft Office.
• مهارات تواصل وحل مشكلات ممتازة، والعمل الجماعي.
• القدرة على إدارة الوقت بفاعلية والتعامل مع مهام متعددة بكفاءة ومهنية.

نظرة عامة على الدور: شركة أدوية ذات سمعة طيبة وتأسيس جيد تقوم بنشاط بتوظيف مدير مكتب لمكتبها في الرياض. سيلعب مدير المكتب دورًا حاسمًا في تقديم الدعم الإداري لمختلف الفرق وضمان سلاسة العمليات المكتبية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري لفريق المبيعات والتسويق والتجارة.
• إدارة وتنظيم الرحلات والاجتماعات والمؤتمرات (الفواتير والحجوزات والتذاكر، إلخ).
• الإشراف على مستلزمات المكتب والبنية التحتية والموردين.
• إدارة اتصالات البائعين المحليين.
• أداء مهام أخرى كما يوجهها الإدارة العليا.

المؤهلات:

• خبرة مثبتة في الدعم الإداري/المكتبي؛ الخبرة في صناعة الأدوية تعتبر ميزة.
• مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• مهارات تنظيم وتخطيط متعددة المهام قوية.
• مهارات تقديم وتقارير صلبة.

يجب أن يكون المتقدمون متاحين لإجراء المقابلات وجهًا لوجه في الرياض. سيتم الاتصال بالمرشحين المناسبين خلال 5 أيام عمل.