ملخص الموقف:يلعب مدير المكتب التنفيذي دورًا حيويًا في دعم الرئيس التنفيذي (CEO) من خلال إدارة والإشراف على جميع الوظائف الإدارية والتشغيلية للمكتب التنفيذي. يعمل هذا المنصب كحلقة وصل مركزية بين الرئيس التنفيذي والإدارات الداخلية، مما يضمن تنفيذ سلس للقرارات الاستراتيجية، وتدفق معلومات فعال، وتمثيل مهني للمكتب التنفيذي. المرشح المثالي هو فرد منظم وموجه نحو التفاصيل ومحترف للغاية يزدهر في بيئات سريعة وتحتفظ بالسرية التامة في جميع الأوقات.
المسؤوليات الرئيسية:- الإدارة التنفيذية والإدارية:
- إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات بدقة وبصيرة.
- إعداد التقارير، والملخصات التنفيذية، والعروض التقديمية للاستخدام الداخلي والخارجي.
- التعامل مع المراسلات، وتحديد أولويات الاتصالات، وضمان الردود الفورية.
- الإشراف على أنظمة إدارة الوثائق والحفاظ على سجلات دقيقة.
- متابعة القرارات وعناصر العمل لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.
- التنسيق الاستراتيجي والاتصال:
- تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي ورؤساء الأقسام.
- صياغة، تحرير، ومراجعة الاتصالات التنفيذية، والرسائل، والبيانات الرسمية.
- تنسيق اجتماعات اللجنة التنفيذية، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
- الإشراف ودعم المساعدين الإداريين أو موظفي المكتب حسب الحاجة.
- الدعم التنفيذي:
- تنظيم السفر التجاري، والإقامة، والمسارات للرئيس التنفيذي.
- حضور اجتماعات مختارة لتدوين المحاضر وتتبع إجراءات المتابعة.
- الحفاظ على السرية والتقدير في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- تقديم رؤى وتقارير تشغيلية لتعزيز كفاءة المكتب.
- التمثيل والعلاقات الخارجية:
- تمثيل مكتب الرئيس التنفيذي بصورة مهنية في الاجتماعات الخارجية أو الأحداث corporate.
- بناء والحفاظ على علاقات مع الشركاء وأصحاب المصلحة والجهات الحكومية.
- التنسيق مع فريق العلاقات العامة أو الاتصالات للإعلانات الرسمية أو الأحداث.
المؤهلات والخبرة:- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
- حد أدنى 7 سنوات من الخبرة في إدارة المكتب التنفيذي أو دور إداري رفيع.
- مهارات اتصال واستجابة استثنائية.
- إجادة اللغة الإنجليزية والعربية (كتابة وتحدثًا).
- إجادة متقدمة في مجموعة Microsoft Office وأدوات إدارة المشاريع.
- سلوك احترافي مع صفات قيادية وتميز تنظيمي.
