وظائف سكرتير بدوام كامل عن بُعد في الرياض

العمل على دعم العمليات اليومية في الشركة، و ضمان سير العمل بسلاسة من خلال إدارة المراسلات، تنسيق المهام، متابعة العملاء \و المرشحين، وتنظيم الوثائق. كما يساهم في دعم عمليات التوظيف داخل المنصة الخاصة بالشركة، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير التشغيلية، بالإضافة إلى المساعدة في التسويق الخفيف والتنسيق مع المصممين والمطورين.

 إدارة المراسلات اليومية (الإيميل – الواتساب – العملاء – الشركات).

• تنسيق الاجتماعات، إعداد المواعيد، وتذكير الإدارة بالمهام.
• متابعة طلبات العملاء والشركات وتحديث حالتها داخل النظام.
• تجهيز تقارير تشغيلية أسبوعية (مرشحين – شركات – طلبات – مقابلات).
• تنظيم الملفات الرقمية والورقية وإدارة الوثائق.
• التنسيق مع المصممين والمطورين والفريلانسر .
• المساعدة في التسويق الخفيف (نشر محتوى – تنسيق حملات مع الوكالة – رفع مواد).
• تنفيذ أي مهام تشغيلية تساعد في نمو الشركة.

• المهارات المطلوبة :

  -       مهارات تنظيم عالية والقدرة على إدارة الوقت

  -       استخدام مايكروسوفت

  -       مهارات تواصل كتابية شفهية ممتازة

  -       سرعة تعلم وفدرة تعامل على تنوع المهام

  -       شخصية مبادرة حسب احتياجات بيئة الشركات الناشئة

  -       مهارات كتابية ممتازة للتواصل الرسمي (عربي وانجليزي )

  -       مهارات تنسيق بين عدة جهات لضمان سير المشروع

  -       القدرة على اعداد تقارير تشغيلية أسبوعية 

<h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">عن الدور</h3> <p style="margin:0 0 12px; ************;">تبحث تحالف، وهي منظمة رائدة في تنظيم الفعاليات الحية وعند الطلب بين الشركات (B2B) في المملكة العربية السعودية، عن مسؤول دعم مؤتمرات لشغل منصب مستقل/متعاقد لمدة 5 أشهر. بصفتها مشروعًا مشتركًا يضم شركة Informa PLC، والاتحاد السعودي للأمن السيبراني والبرمجة والطائرات بدون طيار (SAFCSP)، وصندوق الاستثمار في الفعاليات (EIF)، فإن تحالف مسؤولة عن تنظيم فعاليات كبرى مثل LEAP و Cityscape و Black Hat MEA و CPHI Middle East. يوفر هذا الدور فرصة للمساهمة في مشاريع واسعة النطاق ضمن بيئة عمل تعاونية، لدعم نجاح الفعاليات العالمية البارزة.</p> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">نظرة عامة على الدور</h3> <p style="margin:0 0 12px; ************;">يتطلب هذا المنصب مسؤولاً يتمتع بتركيز قوي على التفاصيل وكفاءة متقدمة في Microsoft Excel، وتحديداً في إدارة وظائف البحث (v-lookups) والجداول المحورية (pivot tables) وإعداد التقارير المالية. سيلعب مسؤول دعم المؤتمرات دورًا رئيسيًا في دعم فريقي المحتوى والمبيعات من خلال الاحتفاظ بمتتبعات الميزانية، ومعالجة مدفوعات المتحدثين والموردين، وضمان دقة حفظ السجلات للنفقات المتعلقة بالفعاليات.</p> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">المسؤوليات الرئيسية</h3> <ul style="margin:0 0 12px; padding-inline-start:24px; list-style-type:disc; list-style-position:outside;"> <li style="margin:0 0 6px;">إدارة متطلبات وظائف البحث والجداول المحورية وإعداد التقارير المالية باستخدام مهارات Excel المتقدمة.</li> <li style="margin:0 0 6px;">الاحتفاظ بمتتبع الميزانية على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لفرق المحتوى والمبيعات.</li> <li style="margin:0 0 6px;">معالجة المدفوعات المتعلقة بمتحدثي المؤتمرات، بما في ذلك المكافآت ورسوم المتحدثين والمصروفات.</li> <li style="margin:0 0 6px;">التعامل مع مدفوعات الموردين للأنشطة المتعلقة بالفعاليات عبر فرق المحتوى وكبار الشخصيات وبرنامج المستثمرين والمبيعات.</li> <li style="margin:0 0 6px;">إدارة نفقات الفعاليات من الموردين/البائعين اللوجستيين ومعالجة مدفوعات الفواتير حسب الحاجة.</li> <li style="margin:0 0 6px;">تحديث متتبعات الميزانية والفواتير، بالإضافة إلى سجلات العمال المتعاقدين.</li> <li style="margin:0 0 6px;">الاحتفاظ بسجلات وقواعد بيانات دقيقة تتعلق بمدفوعات المتحدثين وموردي المحتوى/اللوجستيات.</li> <li style="margin:0 0 6px;">إنشاء وصيانة دليل اعتماد وفقًا لمواصفات مقدم الاعتماد، إن أمكن.</li> <li style="margin:0 0 6px;">تحميل محتوى المؤتمر، بما في ذلك برنامج المؤتمر وتفاصيل المتحدثين والأوراق البيضاء، إلى منصة الفعاليات الرقمية.</li> <li style="margin:0 0 6px;">تقديم الدعم الإداري العام لفريق المؤتمرات حسب الحاجة.</li> </ul> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">المؤهلات والمتطلبات</h3> <ul style="margin:0 0 12px; padding-inline-start:24px; list-style-type:disc; list-style-position:outside;"> <li style="margin:0 0 6px;">خبرة مثبتة وكفاءة قوية في Microsoft Excel، بما في ذلك وظائف البحث والجداول المحورية.</li> <li style="margin:0 0 6px;">خبرة في إعداد التقارير المالية.</li> <li style="margin:0 0 6px;">خبرة في الاحتفاظ بمتتبعات الميزانية على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).</li> <li style="margin:0 0 6px;">خبرة في معالجة مدفوعات الموردين.</li> <li style="margin:0 0 6px;">خبرة في معالجة مدفوعات الفواتير.</li> <li style="margin:0 0 6px;">خبرة في إنشاء وصيانة أدلة الاعتماد.</li> <li style="margin:0 0 6px;">خبرة في تحميل المحتوى إلى منصات الفعاليات الرقمية.</li> <li style="margin:0 0 6px;">مهارات اتصال قوية.</li> <li style="margin:0 0 6px;">مهارات خدمة عملاء ممتازة.</li> <li style="margin:0 0 6px;">كفاءة في مهارات تكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك مجموعة Microsoft Office.</li> <li style="margin:0 0 6px;">الإلمام بأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).</li> <li style="margin:0 0 6px;">مهارات تنظيمية قوية.</li> <li style="margin:0 0 6px;">القدرة على تحديد أولويات عبء العمل بفعالية.</li> <li style="margin:0 0 6px;">اهتمام استثنائي بالتفاصيل.</li> <li style="margin:0 0 6px;">قدرة مثبتة على الوفاء بالمواعيد النهائية.</li> <li style="margin:0 0 6px;">القدرة على العمل بفعالية ضمن بيئة فريق.</li> </ul> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">سياق العمل</h3> <p style="margin:0 0 12px; ************;">هذا منصب مستقل/متعاقد بدوام كامل لمدة 5 أشهر. يقع المقر الرئيسي للوظيفة في الرياض، المملكة العربية السعودية، ولكن يمكن أداء الدور عن بُعد. لا يتم تقديم دعم الانتقال أو رعاية لهذا المنصب. تلتزم تحالف بالتنوع والشمول، وتستند قرارات التوظيف إلى المؤهلات ذات الصلة والجدارة. توفر الشركة بيئة صديقة لذوي الإعاقة؛ يرجى إبلاغهم إذا كانت هناك حاجة إلى دعم أو تعديلات أثناء عملية المقابلة أو الاختيار.</p>

عن الدور

سيرة هي شركة تركز على إنتاج وتوزيع مسلسلات سينمائية قصيرة تتواصل مع الجماهير المعاصرة مع عكس الثقافة واللغة والقيم العربية. تؤكد الشركة على القصص الأصيلة ذات الصلة بالمملكة العربية السعودية والمنطقة الأوسع. بصفتك زميل مؤسس، ستعمل مباشرة مع المؤسسين على مبادرات استراتيجية وتشغيلية رئيسية لدعم مهمة سيرة في تقديم ترفيه يحترم الثقافة، ممتاز فنيًا، ومسؤول.

المسؤوليات الرئيسية

• قيادة المبادرات الاستراتيجية والتشغيلية من خلال تحليل مقاييس الأداء الرئيسية مثل التنزيلات، وسلوك اقتصاد العملات، وتحويل الاشتراك المدفوع، والاحتفاظ بالمستخدمين، وتكلفة اكتساب العميل/القيمة الدائمة (CAC/LTV)، وترجمة البيانات إلى قرارات قابلة للتنفيذ.
• إجراء مراقبة تنافسية دورية لمساحة الدراما القصيرة والبث في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا، وتحليل المنافسين بما في ذلك ReelShort، و DramaBox، و ShortMax، و Shahid.
• المساعدة في إدارة خط أنابيب المحتوى، والتنسيق مع الكتاب والاستوديوهات وموردي الدبلجة/التعريب، مع الإشراف على جدولة الإصدارات وتتبع الإنتاجية والتكلفة لكل حلقة.
• دعم تطوير الأعمال من خلال البحث عن الشراكات وإعدادها والمساعدة في إغلاقها، بما في ذلك التوزيع، والفواتير عبر شركات الاتصالات/المشغلين، وترخيص المحتوى، والمنصات الإقليمية، من خلال بناء المواد اللازمة وإدارة المتابعة.
• المساهمة في جمع التبرعات وعلاقات المستثمرين من خلال بناء غرفة البيانات والحفاظ عليها، وتحديث النماذج المالية، وإعداد عروض المستثمرين والتحديثات، وإدارة لوجستيات العناية الواجبة.
• تولي مسؤولية المشكلات الغامضة والمتعددة الوظائف من البداية إلى الحل، مثل التحضير لدخول أسواق جديدة، وتجارب تحقيق الدخل، ودورات التوظيف، أو ترحيل الموردين، وتنظيم الحلول قبل تسليمها.
• الاستفادة من وقت المؤسسين من خلال التحضير للاجتماعات، ودفع القرارات إلى الإغلاق، وضمان المتابعة بشأن العناصر الهامة.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الاقتصاد، الإعلام، الاتصالات، أو مجال ذي صلة، أو خبرة عملية معادلة.
• خبرة سابقة في الشركات الناشئة، أو الاستشارات، أو الإعلام، أو الترفيه تعتبر ميزة قوية.
• اهتمام حقيقي بالأفلام، أو إنتاج المسلسلات، أو سرد القصص، مع معرفة مثالية بالثقافة العربية واتجاهات الإعلام الإقليمية.

المهارات المطلوبة

• قدرات تنظيمية وإدارة مشاريع استثنائية، بما في ذلك تحديد أولويات المهام، وإدارة الوقت، وتنسيق أصحاب المصلحة.
• مهارات تحليلية وبحثية قوية، مع القدرة المثبتة على توليف المعلومات المعقدة إلى رؤى واضحة وقابلة للتنفيذ.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة، تمكن من إعداد عروض تقديمية موجزة، ومذكرات، وتقارير.
• إتقان العمل مع البيانات، بما في ذلك استخدام جداول البيانات ولوحات المعلومات الأساسية، لدعم قرارات الأعمال وتتبع الأداء.
• القدرة على العمل بشكل مستقل، وأخذ زمام المبادرة، والتكيف مع الأولويات المتغيرة في بيئة سريعة الوتيرة.

بيئة العمل والخبرة

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة من 0 إلى 1 سنة، مما يجعله مناسبًا للأفراد في بداية حياتهم المهنية الذين يتطلعون إلى اكتساب خبرة أساسية في شركة ديناميكية.