وظائف مسؤول سجلات في الرياض

تعلن مؤسسة كبار الخليج التجارية بيع وتجارة المستهلكات الطبية عن حاجتها إلى موظفة للعمل عن بُعد (من المنزل) في مجالالمساندة الإدارية، وفقًا لمتطلبات العمل.

المهام الوظيفية:

• تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للفريق
• متابعة المهام اليومية والتنسيق بين الأقسام
• إعداد التقارير والمراسلات
• تنفيذ أي مهام مساندة أخرى حسب الحاجة

الشروط والمتطلبات:

• إجادة استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته
• خبرة سابقة في العمل الإداري أو المساندة (تُعد ميزة)
• مؤهل علمي لا يقل عن شهادة الثانوية العامة (ويُفضل شهادة جامعية)
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية (تحدثًا وكتابة)
• القدرة على العمل عن بُعد والالتزام بالمواعيد
• مهارات تواصل وتنظيم عالية
• ميزة اضافية لو يوجد خبرة في الاعمال اللوجستية 
• ميزة اضافية لو يوجد خبرة في تقديم موافقات استيراد لوزارة تجارة وهيئة غذاء ودواء

مزايا العمل:

• العمل من المنزل بمرونة
• بيئة عمل داعمة

للتقديم، يرجى إرسال السيرة الذاتية إلى f@****************** مع كتابة "موظفة عن بُعد" في عنوان الرسالة.

إدخال البيانات الأساسية
تنظيم الملفات
إدارة الجداول والمواعيد

مطلوب سكرتير للانضمام إلى فريق العمل للقيام بالمهام الإدارية والتنظيمية المختلفة. المسؤوليات تشمل: إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات، تنظيم المواعيد والاجتماعات، إعداد التقارير والوثائق، متابعة المعاملات الإدارية، وتنسيق الأعمال اليومية للمكتب. يتطلب المنصب مهارات تواصل ممتازة، إتقان برامج الحاسوب الأساسية، والقدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على السرية والدقة في العمل.

مسمى الوظيفة: مسؤول مطالبات تأمين وإدخال بيانات

نبحث عن مسؤول مطالبات تأمين وإدخال بيانات يتمتع بالدقة العالية والقدرة على التنظيم والمتابعة المستمرة، للمساهمة في إدارة المطالبات والملفات والمعاملات الإدارية والمالية بكفاءة واحترافية.

المهام والمسؤوليات:

• متابعة مطالبات التأمين مع شركات التأمين حتى إغلاق المطالبات واستلام المستحقات.
• مراجعة المطالبات المالية والتأكد من اكتمال المستندات والوثائق المطلوبة.
• إدخال البيانات وتحديثها بشكل مستمر ودقيق في الأنظمة المعتمدة.
• إنشاء وتنظيم وتحديث ملفات Excel الخاصة بالمطالبات والمعاملات والتقارير بشكل احترافي.
• تحديث جميع البيانات والمعاملات أولاً بأول وضمان دقتها وسلامتها.
• إعداد التقارير الدورية والإحصائيات اللازمة للإدارة.
• تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات إلكترونياً وورقياً وفق نظام واضح وسهل الرجوع إليه.
• متابعة المعاملات الإدارية والمالية والتأكد من إنجازها ضمن المدد المحددة.
• التعامل مع المنصات الحكومية وإنجاز المعاملات المرتبطة بها.
• استخدام منصة ناجز ومتابعة الطلبات والإجراءات والقضايا ذات العلاقة.
• التنسيق مع شركات التأمين والجهات الحكومية والأطراف ذات العلاقة لضمان سرعة الإنجاز.
• المحافظة على سرية البيانات والمعلومات والملفات الخاصة بالشركة.

المتطلبات:

• خبرة سابقة في مطالبات التأمين أو الأعمال الإدارية وإدخال البيانات.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصاً Excel بمستوى متقدم.
• القدرة على إنشاء الجداول والتقارير وتنظيم البيانات وتحليلها.
• معرفة جيدة بالمنصات الحكومية السعودية.
• معرفة وخبرة عملية بمنصة ناجز.
• مهارات عالية في التنظيم والأرشفة وإدارة الملفات.
• الدقة والالتزام والقدرة على تحمل المسؤولية.
• مهارات تواصل ومتابعة قوية وإنجاز الأعمال بكفاءة.

الصفات المطلوبة:

• منظم جداً ويهتم بالتفاصيل.
• سريع التعلم وحسن التصرف.
• يمتلك مهارة المتابعة المستمرة وعدم إهمال أي معاملة.
• قادر على ترتيب الأولويات والعمل تحت الضغط.
• يتمتع بروح المبادرة والاحترافية العالية في أداء المهام.

نبحث عن موظف منظم ودقيق للعمل على إدخال الفواتير اليومية ومتابعة فواتير الموردين عبر نظام Odoo أو أنظمة ERP المشابهة.

المتطلبات:
• خبرة بسيطة في إدخال البيانات أو الفواتير
• إلمام بنظام Odoo أو أنظمة ERP
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office
• الدقة والتنظيم والالتزام بالمتابعة اليومية
• يفضل وجود خبرة سابقة في المطاعم أو الكافيهات

📩 للتقديم:
يرجى إرسال السيرة الذاتية على البريد:
h@********************

عن الدور

شركة جرينبيرج تراوري، إل إل بي، وهي شركة محاماة عالمية لها مكاتب في 15 دولة، تبحث عن مساعد إداري بدوام كامل للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم انطباع أول احترافي للعملاء والمحامين والزوار، ولضمان التشغيل الفعال لبيئة قانونية سريعة الوتيرة. يقع المقر الرئيسي للوظيفة في المكتب.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار.
• الترحيب بالضيوف على الفور وإخطار الأطراف الداخلية بوصولهم.
• التأكد من تسجيل جميع الضيوف في الاستقبال للحفاظ على بروتوكولات الأمان.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف المناسب.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق احتياجات النقل للعملاء، مثل ترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات غرف الاجتماعات.
• إدارة إعدادات غرف الاجتماعات لتلبية طلبات الحجز.
• طلب تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والعمل مع الموردين وتقديم الفواتير.
• الاحتفاظ بسجلات الزوار والتسليم والطرد الصادر.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد وخدمات المراسلة ومعالجة البريد والفاكس والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب أدوات مكتبية وأثاث وأجهزة وإلكترونيات جديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات، بما في ذلك الاحتفاظ بقوائم الرد على الدعوات وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كحلقة وصل لإدارة المبنى لطلبات الخدمة.
• الحفاظ على الاحترافية والسرية في جميع المهام.
• المساعدة في أنشطة القسم مثل معالجة الفواتير والمصروفات.
• أداء واجبات إضافية حسب ما يتم تعيينه لدعم المكتب والمحامين.

المؤهلات والخبرة

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في دور موظف استقبال أو مساعد إداري في بيئة احترافية.
• 2-5 سنوات من الخبرة ذات الصلة.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهيًا وكتابيًا.
• سلوك احترافي وعرض تقديمي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء عالية الجودة.
• نهج استباقي لمساعدة الآخرين.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• إتقان البرامج المستندة إلى Windows ومجموعة Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook).
• مهارات حاسوب استثنائية مع القدرة على تعلم برامج جديدة بسرعة.
• الاستعداد للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• فهم أساسي للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية.

بيئة العمل والموقع

هذه وظيفة بدوام كامل، داخل المكتب، تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يعمل الدور ضمن بيئة شركة عالمية، مما يساهم في الأداء السلس للممارسة القانونية.

فرصة عمل | مساعد إداري (دوام جزئي)نبحث عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقنا في "مؤسسة رواية ورقة التجارية" تعمل بمجال التجارة الإلكترونية.📍 موقع العمل: الرياض – حي العوالي

طبيعة العمل

دوام جزئي بواقع 5 ساعات يومياً مع مرونة.

• طبيعة العمل مرنة، وقد لا يتطلب بعض الأيام التواجد في المكتب مع إمكانية إنجاز بعض المهام عن بعد.
• قد توجد بعض المهام البسيطة خارج وقت العمل عند الحاجة.

المهام الوظيفية

المهام متنوعة وقد تشمل:

• المبيعات وخدمة العملاء.
• استقبال الاستفسارات والمتابعة عبر جهاز العمل المخصص.
• البحث عن عملاء محتملين والتواصل معهم.
• متابعة بعض المهام التشغيلية والإدارية حسب حاجة العمل.
• العمل على تحقيق خطة وأهداف شهرية (Target).

المتطلبات

• مهارات تواصل قوية ولباقة في الحديث.
• أساليب إقناع جيدة وقدرة على التعامل مع العملاء.
• تحمل ضغط العمل والقدرة على التكيف مع المهام المتنوعة.
• شخص شغوف، جاد، ويحب التعلم والنمو مع العمل.
• القدرة على التنقل إلى مقر العمل في الرياض – العوالي.

مميزات العمل

• جهاز خاص بالعمل لاستقبال الاستفسارات ومتابعة المهام.
• بونص إضافي على المبيعات سواء على بيع المنتجات أو خدمات المؤسسة.
• العمل في مؤسسة ناشئة تمنح فرصة للتعلم، التطور، وصناعة نجاحات حقيقية مع الفريق.

⏰ فترة العمل: يتم تحديدها حسب طبيعة العمل وقد تكون *صباحية أو مسائية

عن الدور

تبحث شركة GT Restructuring عن مساعد إداري متفانٍ ومنظم للانضمام إلى فريقها بدوام كامل في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتوفير تجربة احترافية وترحيبية للعملاء والمحامين والزوار، حيث يعمل كنقطة اتصال أولى للمكتب. يقدم المنصب تعويضات ومزايا تنافسية ضمن بيئة مبتكرة وتعاونية. يجب أن يكون المرشح المثالي موجهاً بالتفاصيل، وقادراً على إدارة أولويات متعددة في بيئة قانونية سريعة الخطى، ويمتلك نهجاً استباقياً يركز على العملاء.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار عن طريق الترحيب بهم وإبلاغ الأطراف الداخلية بوصولهم على الفور.
• ضمان تسجيل دخول جميع الضيوف عند الاستقبال عند الوصول للحفاظ على أمن المكتب.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف أو القسم المناسب.
• تقديم دعم إداري شامل، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق النقل للعملاء الداخليين والخارجيين، وترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات إلى وجهات مختلفة.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات قاعات المؤتمرات، مع مراقبة الجدول الزمني بشكل استباقي.
• إدارة تجهيزات قاعات المؤتمرات لتلبية جميع طلبات الحجز قبل الاجتماعات المجدولة.
• طلب خدمات تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والتواصل مع الموردين وتقديم الفواتير للدفع.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة للزوار والتسليمات والطرود الصادرة.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد الداخلي، وترتيب خدمات المراسلة، ومعالجة البريد، والفاكس، والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب القرطاسية والأثاث والأجهزة والإلكترونيات الجديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات والاستقبالات والرعايات، بما في ذلك إدارة قوائم الردود وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق وتطوير النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كنقطة اتصال مع إدارة المبنى، وتقديم طلبات الخدمة حسب الحاجة.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من المهنية والسرية في جميع الواجبات.
• المساعدة في أنشطة القسم الأخرى حسب الحاجة، مثل معالجة الفواتير والمصروفات، وأداء الواجبات الإضافية المعينة.

المؤهلات والمتطلبات

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور موظف استقبال أو مساعد إداري ضمن بيئة احترافية.

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهياً وكتابياً.
• سلوك وعرض تقديمي احترافي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء متميزة وتلبية معايير جودة عالية.
• استباقي في البحث عن طرق مبتكرة لمساعدة الآخرين.
• مبادر قادر على العمل بشكل مستقل بأقل قدر من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية متميزة.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• كفاءة حاسوبية في البرامج القائمة على نظام ويندوز وتطبيقات Microsoft Office Suite، بما في ذلك Word و PowerPoint و Excel و Outlook.
• مهارات حاسوبية استثنائية مع القدرة على تعلم تطبيقات برمجية جديدة بسرعة.
• نهج استباقي للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• يظهر فهماً أساسياً للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته الأساسية وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية ضمن بيئة الخدمات المهنية.

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب بدوام كامل، داخل المكتب يقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور درجة عالية من المهنية والتقدير والقدرة على التكيف مع الاحتياجات الديناميكية للممارسة القانونية المزدحمة. الخبرة المطلوبة لهذا الدور هي 2-5 سنوات.

نبحث عن سكرتيرة محترفة للانضمام إلى فريق العمل،. المرشح المثالي يجب أن يتمتع بمهارات تواصل ممتازة، إتقان برامج الحاسوب الأساسية مثل Microsoft Office، والقدرة على العمل تحت الضغط وإدارة المهام المتعددة بكفاءة عالية . نوفر بيئة عمل مهنية ومحفزة مع فرص للنمو والتطوير المهني .

• إدارة تقويم OUL، جدولة الاجتماعات والتواصل مع أصحاب المصلحة.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة من قبل OUL.
• الحفاظ على سجلات دقيقة تتعلق بإدارة القسم.
• تنظيم اجتماعات القسم والمتابعة بشأن بنود العمل.
• أداء المهام العامة للمكتب مثل طلب اللوازم وإدارة معدات المكتب.
• تتبع الإبلاغ عن البيانات المتعلقة بالاحتفاظ بالموظفين والشواغر.
• دعم المشاريع والمبادرات الخاصة، ومراقبة التقدم.
• تسهيل الاتصال بين OUL والموظفين، ومعالجة الاستفسارات.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة والامتثال للوائح ذات الصلة.

• حد أدنى من عامين في دور إداري، ويفضل في بيئة المستشفى.
• درجة في الإدارة أو مجال ذي صلة، مع التدريب اللازم في الكمبيوتر.
• إتقان ممتاز للغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة.
• مهارات كمبيوتر قوية بما في ذلك الإتقان في MS Excel وOutlook وWord وPowerPoint.