وظائف executive assistant في السعودية

عن الدور

تبحث RecruitLyticx Hires عن أخصائي سجلات إدارية عن بعد، يتمتع بالدقة والتنظيم للانضمام إلى فريقهم. هذا المنصب بدوام كامل يقع مقره في المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية، وهو ضروري للحفاظ على دقة السجلات الرقمية والممسوحة ضوئيًا وسهولة الوصول إليها والامتثال لها عبر مختلف الإدارات. يساهم الدور بشكل مباشر في الكفاءة التشغيلية والوصول الموثوق للمعلومات من خلال إدارة نظام ملفات منظم وجاهز للمراجعة.

المسؤوليات الرئيسية

في هذا الدور عالي الحجم، سيكون أخصائي السجلات الإدارية مسؤولاً عن إدارة دقيقة للمستندات، بما في ذلك الاستلام والتحقق والفهرسة والتنظيم. الدقة والاتساق والسرية لها أهمية قصوى، لدعم الوظائف الحيوية داخل الموارد البشرية والمالية والعمليات والشؤون القانونية ودعم العملاء. تشمل الواجبات الأساسية:

• معالجة المستندات الواردة من صناديق البريد المشتركة والبوابات وأنظمة التذاكر ومنصات التخزين السحابي.
• التحقق من اكتمال المستندات، بما في ذلك الحقول المطلوبة والتوقيعات والمرفقات الداعمة.
• تعيين بيانات وصفية موحدة مثل معرف العميل/المشروع والتاريخ ونوع المستند والإصدار والمنطقة للفهرسة الصحيحة.
• تطبيق اصطلاحات تسمية وهياكل مجلدات متسقة عبر جميع السجلات.
• تحويل وإعداد الملفات، بما في ذلك دمج/تقسيم ملفات PDF، وتحويل الصور إلى PDF، والضغط، والتحكم في الإصدارات.
• الحفاظ على مكتبات مستندات منظمة، مع التمييز بين المسودات والملفات النهائية والملفات المؤرشفة.
• تطبيق علامات الاحتفاظ وتصنيفات الأرشفة وفقًا للسياسات الداخلية وجداول الاحتفاظ.
• إجراء عمليات تدقيق منتظمة لمراقبة الجودة لتحديد التكرارات أو السجلات التي تم وضعها في غير مكانها أو الصفحات المفقودة أو الملفات غير القابلة للقراءة.
• الإبلاغ عن التناقضات وتوجيه المشكلات إلى أصحاب المصلحة المناسبين مع توثيق واضح.
• الحفاظ على سجلات الأخطاء والمساهمة في تحسين العمليات لتقليل إعادة العمل وتعزيز الكفاءة.
• ضمان دقة البيانات واتساقها عبر جميع السجلات المخزنة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية وفقًا لسياسات التحكم في الوصول ولوائح خصوصية البيانات.
• الالتزام بجداول الاحتفاظ المعمول بها ومتطلبات الاحتجاز القانوني وإجراءات الحذف/الأرشفة.
• دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية عن طريق استرداد السجلات وتوثيق خطوات سلسلة الحفظ.
• ضمان الامتثال لجميع معايير حفظ السجلات الداخلية والتنظيمية.
• التعاون مع الفرق متعددة الوظائف لتوضيح متطلبات المستندات وحل المشكلات.
• تقديم تحديثات منتظمة حول حالة المعالجة ومستويات الأعمال المتراكمة وأوقات الاستجابة.
• التواصل بشكل استباقي عند ظهور مشكلات أو تأخيرات أو تناقضات.
• دعم الفرق المختلفة من خلال الحفاظ على سجلات سهلة الوصول ومنظمة بشكل جيد.

المؤهلات والمتطلبات

يجب أن يمتلك المرشحون المؤهلات والمهارات التالية:

• يفضل وجود خبرة في إدارة السجلات أو الدعم الإداري أو التحكم في المستندات أو الأدوار الكتابية.
• اهتمام قوي بالتفاصيل مع القدرة المثبتة على اتباع معايير التقديم والتسمية باستمرار.
• الراحة في التعامل مع المعلومات السرية والالتزام بإجراءات أمن البيانات والسرية الصارمة.
• الكفاءة الحاسوبية الأساسية، بما في ذلك الخبرة في أنظمة الملفات والجداول الإلكترونية وأدوات معالجة PDF ومنصات التعاون.
• القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بعد مع الحفاظ على مستويات عالية من الدقة والاتساق.

المهارات المطلوبة

• إدارة السجلات
• الدعم الإداري
• التحكم في المستندات
• الأدوار الكتابية
• الانتباه للتفاصيل
• التعامل مع المعلومات السرية
• الكفاءة الحاسوبية
• إدارة أنظمة الملفات
• برامج الجداول الإلكترونية
• التعامل مع ملفات PDF ومعالجتها
• أدوات التعاون
• أخلاقيات العمل المستقل

بيئة العمل والتفاصيل

هذا منصب بدوام كامل عن بعد. يقع المقر الرئيسي للدور في المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية. الخبرة المطلوبة هي 0-1 سنة.

عن الدور

تبحث شركة Saudi Entertainment Ventures (SEVEN) عن أخصائي إدارة مرافق للانضمام إلى فريقها في ينبع. هذا الدور أساسي لدعم العمليات اليومية وضمان الأداء السلس لمرافق SEVEN. سيكون الأخصائي مسؤولاً عن كفاءة عمليات الموقع والتوثيق الدقيق، ويعمل كحلقة وصل رئيسية بين فرق إدارة المرافق المتكاملة (IFM) وأصحاب المصلحة المختلفين للمساهمة في نجاح وجهات الترفيه.

يوفر هذا المنصب فرصة لفرد لديه فهم أساسي لعمليات المرافق للتطور داخل منظمة ديناميكية. يُتوقع اتباع نهج استباقي في عمليات تفتيش الموقع، وتتبع الصيانة، والدعم الإداري للحفاظ على معايير SEVEN العالية في إدارة المرافق.

المسؤوليات الرئيسية

• إجراء جولات تفقدية يومية للموقع وعمليات تفتيش شاملة لتحديد المشكلات التشغيلية واحتياجات الصيانة.
• مراقبة وتتبع تقدم مهام الصيانة الوقائية والتفاعلية لضمان إنجازها في الوقت المناسب.
• تحديث نظام إدارة المرافق بمساعدة الحاسوب (CAFM) بالحالة الحالية لأوامر العمل.
• الحفاظ على دقة واكتمال سجل الأصول وجميع وثائق المرافق ذات الصلة.
• تقديم دعم التنسيق اليومي للموقع لمشرفي IFM والمقاولين الخارجيين.
• المساعدة في إعداد التقارير وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وبيانات الأداء ذات الصلة.
• دعم جهود الاستجابة للطوارئ والمساهمة في إجراءات الإبلاغ عن الحوادث.

المؤهلات والمتطلبات

• الحصول على دبلوم أو درجة البكالوريوس في الهندسة أو إدارة المرافق.
• خبرة من 1 إلى 2 سنوات في إدارة المرافق أو عمليات المباني.
• إظهار معرفة أساسية بأنظمة الميكانيكا والكهرباء والسباكة (MEP).

المهارات المطلوبة

• الكفاءة في إدارة وفهم أنظمة الميكانيكا والكهرباء والسباكة (MEP).
• قدرات تنسيق ممتازة لإدارة فعالة لأصحاب المصلحة والفريق.
• مهارات تنظيمية قوية لإدارة الوثائق والمهام وعمليات الموقع بكفاءة.

بيئة العمل والموقع

هذا منصب بدوام كامل مقره في ينبع، المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية. يغطي الدور العمليات داخل مدينتي ينبع والمدينة المنورة.

حول دور منسق المشروع

تبحث شركة هاليبرتون عن منسق مشروع للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية، ضمن منطقة المدينة المنورة. يوفر هذا المنصب بدوام كامل فرصة للمساهمة في شركة عالمية رائدة في توفير المنتجات والخدمات لصناعة الطاقة. تم تصميم الدور للأفراد الذين يهدفون إلى الابتكار والإنجاز والنمو والقيادة في بيئة مهنية مليئة بالتحديات.

نظرة عامة على الدور والمسؤوليات

بصفتك منسق مشروع، ستكون مسؤوليتك الأساسية هي تنسيق الأنشطة عبر مشروع واحد إلى مشاريع متعددة للحفارات. في حين أن هذه المشاريع عادة ما يكون لها ملف مخاطر محدود بسبب الحد الأدنى من الاعتماد المتبادل بين خطوط خدمات المنتجات (PSL)، أو العقود القائمة على الأداء، أو محدودية خدمات الأطراف الثالثة غير الأساسية، ستكتسب أيضًا خبرة من خلال التعلم من مدير مشروع أقدم ومشاركة المسؤوليات معه في المشاريع المتكاملة الأكبر والأكثر تعقيدًا. يتطلب هذا الدور تنسيقًا وإدارة شاملة لمختلف خطوط الخدمات والأطراف الثالثة المحدودة غير الأساسية.

• تنسيق المشاريع التي تتطلب إدارة شاملة لمختلف خطوط الخدمات والأطراف الثالثة المحدودة غير الأساسية.
• قيادة الاجتماعات المجدولة لمراجعة مؤشرات الأداء وتنفيذ أنظمة الإدارة لتعزيز الكفاءات والأداء.
• المشاركة بنشاط وقيادة حل المشكلات التشغيلية أثناء تنفيذ المشروع، بما في ذلك قيادة أو الإشراف على التحقيقات في أحداث أو مخاطر السلامة والجودة (SQ).
• تخطيط وتنظيم وتنسيق المشاريع لـ 3 خطوط خدمات منتجات (PSLs) أو أكثر وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة المعمول بها.
• الدفاع عن لوائح وتوقعات وإرشادات الصحة والسلامة والبيئة (HSE) الخاصة بشركة هاليبرتون والعميل.
• التحقق من أن المعدات المستلمة في موقع البئر تتوافق مع المواصفات والمتطلبات الموثقة.
• ضمان أن جميع معدات الطرف الثالث المؤجرة/المشتراة لديها وثائق فحص واختبار حالية.
• قيادة تمارين ما قبل تنفيذ المشروع الداخلية (مثل، حفر البئر على الورق / إكمال البئر على الورق) واجتماعات مراجعة/إغلاق ما بعد المشروع.
• المشاركة في اجتماعات سلامة المشروع المجدولة بانتظام ومراجعات أداء الأعمال/العمليات.
• إجراء مراجعات الأداء بما يتماشى مع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بخطوط خدمات المنتجات والمشروع.
• الاحتفاظ بسجلات مفصلة لتقارير العمليات اليومية في OpenWells، مع التركيز على أوقات الإنتاج وتصنيف NPT.
• ضمان الاحتفاظ بأحدث إصدارات إجراءات المشروع وتوقعاته وإبلاغها لجميع موظفي هاليبرتون.
• تقييم أداء عمليات خطوط خدمات المنتجات ومدى ملاءمة عروض التكنولوجيا.
• إدارة خطة تحسين أداء المشروع.
• حل جميع المشكلات عبر خطوط خدمات المنتجات مع العميل قبل الفوترة النهائية ومعالجة التقارير.
• توثيق الدروس المستفادة وإبلاغها لفريق قيادة المنطقة والمشروع.
• الحفاظ على موقف إيجابي واحترافية وسرية، وإظهار مهارات اتصال ممتازة والقدرة على العمل بفعالية مع أفراد متنوعين داخل المنظمة.
• إظهار مهارات قيادية قوية وقدرات واجهة مع العملاء.

المؤهلات والخبرة

• درجة البكالوريوس في مجال مناسب من مجالات العلوم والتكنولوجيا والهندسة والرياضيات (STEM).
• خبرة ذات صلة لا تقل عن 3 سنوات.
• خبرة في مجال النفط والغاز بدوام كامل لا تقل عن سنتين.

المهارات المطلوبة

• تنسيق المشروع
• مؤشرات الأداء
• أنظمة الإدارة
• حل المشكلات
• الصحة والسلامة والبيئة (HSE)
• القيادة
• واجهة العميل
• مهارات الاتصال

موقع ونوع العمل

هذا منصب بدوام كامل يقع في المدينة المنورة، ضمن منطقة المدينة المنورة في المملكة العربية السعودية. يعد هذا الدور جزءًا من عائلة وظائف العمليات ويرتبط بخط خدمات منتجات تحسين الإنتاج.

عن دور منسق المشروع

تبحث شركة هاليبرتون عن منسق مشروع للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية، ضمن منطقة المدينة المنورة. يوفر هذا المنصب بدوام كامل فرصة للمساهمة في شركة عالمية رائدة في صناعة الطاقة. تم تصميم الدور للأفراد الذين لديهم الدافع للابتكار والإنجاز والنمو والقيادة. ستكون مسؤولاً عن تنسيق المشاريع، مع التركيز بشكل خاص على تلك التي تتضمن أنشطة متعددة للحفارات، مع التركيز على الكفاءة والأداء. في حين أن هذا الدور يعالج بشكل أساسي المشاريع ذات الاعتماد المحدود بين خطوط خدمات المنتجات (PSL)، فإنه يوفر أيضًا خبرة تعليمية قيمة من خلال التعاون والمسؤوليات المشتركة مع مدير مشروع أول في المشاريع المتكاملة الأكبر والأكثر تعقيدًا.

المسؤوليات الرئيسية

• تنسيق المشاريع التي تتطلب إدارة الأنشطة لعمليات حفار واحدة إلى متعددة، مع التركيز على المجالات ذات الاعتماد المحدود بين خطوط خدمات المنتجات (PSL)، أو العقود القائمة على الأداء، أو خدمات الطرف الثالث غير الأساسية المحدودة.
• التعلم من مدير مشروع أول ومشاركة المسؤوليات معه لجميع جوانب المشاريع المتكاملة الأكبر والأكثر تعقيدًا.
• قيادة الاجتماعات الدورية لمراجعة مؤشرات الأداء وتنفيذ أنظمة الإدارة لدفع المزيد من الكفاءة والأداء.
• قيادة والمشاركة بنشاط في حل المشكلات التشغيلية أثناء التنفيذ، بما في ذلك قيادة أو الإشراف على التحقيقات في أحداث أو مخاطر السلامة والجودة (SQ).
• تخطيط وتنظيم وتنسيق المشاريع لثلاثة خطوط خدمات منتجات (PSLs) أو أكثر وفقًا لسياسات الشركة وإجراءاتها وأنظمتها ومتطلباتها المعمول بها.
• العمل كبطل للوائح وتوقعات وإرشادات الصحة والسلامة والبيئة (HSE) الخاصة بشركة هاليبرتون والعميل.
• التحقق من المعدات المستلمة في موقع البئر مقابل المواصفات والمتطلبات الموثقة.
• ضمان أن جميع معدات الطرف الثالث المؤجرة أو المشتراة لديها وثائق فحص واختبار حالية.
• قيادة تمارين تنفيذ ما قبل المشروع الداخلية (مثل، حفر البئر على الورق، إكمال البئر على الورق) واجتماعات مراجعة/إغلاق ما بعد المشروع.
• المشاركة في اجتماعات سلامة المشروع الدورية ومراجعات أداء الأعمال/العمليات.
• إجراء مراجعات الأداء وفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بخطوط خدمات المنتجات والمشاريع المعمول بها.
• الاحتفاظ بسجلات مفصلة لتقارير العمليات اليومية في OpenWells، مع التركيز على أوقات الإنتاج وتصنيف وقت عدم الإنتاج (NPT).
• الاحتفاظ بأحدث إصدار من إجراءات وتوقعات المشروع، والتأكد من أن جميع موظفي هاليبرتون يعملون من أحدث المستندات.
• تقييم أداء عمليات خطوط خدمات المنتجات وتطبيق عروض التكنولوجيا.
• إدارة خطة تحسين أداء المشروع.
• حل جميع المشكلات بين خطوط خدمات المنتجات مع العميل قبل الفوترة النهائية ومعالجة التقارير.
• توثيق الدروس المستفادة وإبلاغها لفريق قيادة المنطقة والمشروع.
• الحفاظ على موقف إيجابي واحترافية وسرية في جميع الأوقات، وإظهار مهارات اتصال ممتازة والقدرة على العمل بنجاح مع مجموعة واسعة من الأشخاص على مستويات مختلفة داخل المنظمة.
• إظهار مهارات قيادية قوية وعلاقة وثيقة مع العميل/واجهة العميل.

المؤهلات والمتطلبات

• مطلوب درجة البكالوريوس في مجال مناسب من مجالات العلوم والتكنولوجيا والهندسة والرياضيات (STEM).
• الحد الأدنى من 3 سنوات من الخبرة ذات الصلة ضرورية.
• الحد الأدنى من 2 سنوات من الخبرة بدوام كامل في مجال النفط والغاز مطلوبة.

المهارات المطلوبة

• إدارة المشاريع
• التنسيق
• القيادة
• حل المشكلات
• الصحة والسلامة والبيئة (HSE)
• التواصل

بيئة العمل ومعلومات الشركة

هذا منصب بدوام كامل يقع في المدينة المنورة، ضمن منطقة المدينة المنورة. تلتزم هاليبرتون بجذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها من خلال الاستثمار في موظفيها وتمكينهم من تطوير حياتهم المهنية. هاليبرتون هي صاحب عمل يلتزم بتكافؤ الفرص. يتم اتخاذ قرارات التوظيف دون النظر إلى العرق أو اللون أو الدين أو الإعاقة أو المعلومات الوراثية أو الحمل أو الجنسية أو الحالة الاجتماعية أو الجنس/الجندر أو التفضيل/الميل الجنسي أو الهوية الجنسية أو العمر أو حالة المحارب القديم أو الأصل الوطني أو أي وضع آخر يحميه القانون أو اللوائح.

عن الدور

منزل هي منصة رائدة للسكن المشترك والنقل للعمال ذوي الياقات الزرقاء في المملكة العربية السعودية، حيث توفر حلول إسكان مدعومة بالتكنولوجيا وبأسعار معقولة وبكرامة. تستخدم الشركة نموذجًا هجينًا، وتأجيرًا من الباطن، وبناءً، وسوق من المستهلك إلى الأعمال (C2B) لمساعدة الشركات في إسكان ونقل عمالها بكفاءة، مع خلق فرص دخل لأصحاب العقارات ومالكي العقارات. الشراكات مع القطاع العام والتميز التشغيلي هما جوهر مهمة منزل. بصفتها شركة عقارية تقنية سريعة النمو تركز على تحويل إسكان العمال وخدمات العقارات، تبحث منزل عن مساعد تنفيذي رفيع المستوى ليكون شريكًا استراتيجيًا وتشغيليًا للرئيس التنفيذي. تم تصميم هذا الدور رفيع المستوى للمهنيين الذين يتفوقون في بيئة معقدة، ويعملون كقوة مضاعفة لضمان تنفيذ الأولويات الاستراتيجية للرئيس التنفيذي عبر جميع الإدارات والحفاظ على بيئة مكتبية عالية المستوى.

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم مباشر للرئيس التنفيذي، وإدارة جدول أعمال معقد، واجتماعات رفيعة المستوى، وأولويات عبر وحدات أعمال متعددة.
• حضور اجتماعات القيادة لتسجيل بنود العمل والمتابعة الاستباقية مع رؤساء الأقسام لضمان تحقيق المخرجات.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات للإدارة العليا.
• تنسيق لوجستيات السفر المعقدة وإدارة المتطلبات الإدارية للرئيس التنفيذي، بما في ذلك النفقات والعضويات والحجوزات والوثائق.
• صياغة مراسلات الرئيس التنفيذي، وإدارة المستندات الحساسة (الفاكسات، البريد، الشيكات)، ودعم العروض التقديمية والتحضير للتوظيف والموافقات والمهام الإدارية.
• الإشراف على لوجستيات المكتب، مثل طلب اللوازم، وصيانة السجلات، وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وإدارة الاستفسارات وتسهيل الاتصال.
• المساعدة في المشاريع الخاصة، وتخطيط الفعاليات، والمهام المخصصة حسب الحاجة لدعم الأهداف الاستراتيجية للرئيس التنفيذي.
• التعامل مع المعلومات والاتصالات السرية بأقصى قدر من المهنية والسرية.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى بمستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.

المؤهلات والمتطلبات

• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة المهنية في دعم المديرين التنفيذيين على المستوى C، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة سريعة الوتيرة أو متعددة الكيانات.
• إتقان اللغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثًا، مطلوب.
• إحساس قوي بالمسؤولية والقدرة على توقع الاحتياجات قبل التعبير عنها.
• مستوى عالٍ من الحضور التنفيذي والقدرة على التفاعل بفعالية مع الجهات الحكومية والشركاء الرئيسيين.

المهارات المطلوبة

• إتقان مجموعة Microsoft Office، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وأدوات سير العمل الرقمي.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية.
• مهارات اتصال وعلاقات شخصية قوية.
• عقلية استباقية وقدرات على حل المشكلات.
• اهتمام دقيق بالتفاصيل.

بيئة العمل

هذه وظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة من 5 إلى 10 سنوات في دعم المديرين التنفيذيين على المستوى C في بيئة ديناميكية.

عن دور المساعد التنفيذي

تبحث مجموعة لافرن عن مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي ومبدع لتقديم دعم إداري واستراتيجي شامل لكبار القادة. المرشح المثالي يزدهر في بيئة سريعة الخطى، ويظهر مهارات اتصال استثنائية، ويتعامل باستمرار مع المعلومات الحساسة بحذر وسرية. يتطلب هذا الدور قدرات قوية على حل المشكلات، ومهارات ممتازة في إدارة الوقت، والقدرة على توقع احتياجات المسؤولين التنفيذيين. يقع مقر الوظيفة في الرياض، المملكة العربية السعودية، وهي وظيفة بدوام كامل.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة وصيانة تقاويم المسؤولين التنفيذيين، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
• العمل كنقطة اتصال أساسية بين المسؤولين التنفيذيين والفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• إعداد وتحرير المراسلات والعروض التقديمية والتقارير والمستندات الأخرى.
• الحفاظ على السرية التامة والتعامل مع المعلومات الحساسة باحترافية.
• تنظيم الاجتماعات والإشراف عليها، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال وتسجيل محاضر الاجتماعات وتتبع بنود العمل.
• تنسيق وإدارة المشاريع والمبادرات الخاصة حسب التكليف.
• المساعدة في إعداد التقارير والملخصات وتحليلات البيانات لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية.
• تبسيط العمليات الإدارية لضمان سير العمل بكفاءة وفعالية.
• تخطيط وتنسيق السفر المحلي والدولي، بما في ذلك خطط الرحلات والإقامة وتقارير المصروفات.
• إدارة لوجستيات الاجتماعات والفعاليات والمشاركات الداخلية والخارجية.
• العمل كحلقة وصل بين المسؤولين التنفيذيين والموظفين والعملاء والموردين والشركاء الخارجيين.
• صياغة ومراجعة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات المهنية نيابة عن المسؤولين التنفيذيين.
• بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية عبر المنظمة.

المؤهلات والخبرة

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو مجال ذي صلة.
• خبرة من 1 إلى 3 سنوات كمساعد تنفيذي أو في دور إداري مماثل.
• يتم النظر أيضًا في مستوى الخبرة من 0 إلى 1 سنة.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات استثنائية في التواصل الكتابي والشفوي.
• إتقان متقدم لمجموعة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint) وأدوات الإنتاجية مثل Google Workspace ومنصات إدارة المشاريع.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.
• مستوى عالٍ من الحذر والنزاهة والاحترافية.
• مهارات قوية في حل المشكلات والتفكير النقدي.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع إدارة مهام متعددة ذات أولوية عالية.
• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين وبناء العلاقات.
• مهارات تقنية عالية والقدرة على التكيف مع الأنظمة والأدوات والتقنيات الجديدة.

بيئة العمل ونوعه

هذه وظيفة بدوام كامل تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور القدرة على العمل بفعالية في بيئة سريعة الخطى وإدارة مهام متعددة ذات أولوية عالية في وقت واحد.

مطلوب مدير مكتب تنفيذي (Executive Assistant)

جهة خاصة تبحث عن مدير مكتب تنفيذي محترف للعمل ضمن بيئة عمل احترافية وسريعة النمو، على أن يكون قادراً على إدارة الأعمال التنفيذية الحساسة، وتنظيم الأعمال، ومتابعة المشاريع والقرارات بكفاءة عالية.

المهام الرئيسية:

• إدارة وتنظيم المواعيد والاجتماعات والارتباطات المهنية.
• إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات.
• إعداد تقارير تنفيذية مختصرة ودقيقة للإدارة.
• إدارة المراسلات الرسمية باللغة العربية والإنجليزية.
• تنظيم وأرشفة العقود والوثائق والمستندات الفنية والإدارية.
• متابعة المشاريع القائمة وإعداد تقارير دورية عن تقدم الأعمال.
• التنسيق مع الإدارات والجهات الخارجية والشركاء والموردين.
• متابعة الالتزامات التعاقدية والمواعيد الحرجة للمشاريع والعقود.

المؤهلات المطلوبة:

• خبرة عملية في إدارة المكاتب التنفيذية أو إدارة المشاريع أو المساندة التنفيذية للإدارة العليا.
• مهارات عالية في التنظيم والمتابعة وإدارة الأولويات.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
• إتقان برامج Microsoft Office وخاصة Excel وWord وPowerPoint.
• قدرة ممتازة على إعداد التقارير والعروض التقديمية.
• المحافظة التامة على سرية المعلومات.
• شخصية مهنية قوية وقادرة على المتابعة المستمرة وإنجاز المهام.

يفضل توفر الخبرات التالية:

• خبرة في المشاريع العقارية العملاقة
• خبرة في مشاريع التقنية والتحول الرقمي.
• فهم جيد لمشاريع مراكز البيانات (Data Centers).
• إلمام بأنظمة الشبكات والبنية التحتية التقنية.
• معرفة بأنظمة المراقبة الأمنية (CCTV) وأنظمة التيار الخفيف.
• القدرة على قراءة وفهم العقود والملاحق ونطاقات العمل (Scope of Work).
• خبرة في متابعة الموردين والمقاولين والاستشاريين.
• إلمام بأساسيات إدارة المشاريع وإعداد جداول المتابعة.
• خبرة في المشاريع العقارية الكبرى ومتعددة الأطراف ومتابعة أعمال التطوير والتنفيذ والتنسيق بين الجهات ذات العلاقة.
• إجادة استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لرفع الإنتاجية وتحليل المعلومات.

متطلبات التقديم:

يرجى إرسال:

1. السيرة الذاتية المحدثة.
2. الراتب المتوقع.
3. المدينة الحالية.

نموذج تقرير تنفيذي من صفحة واحدة فقط عن مشروع تقني أو هندسي أو تشغيلي يتضمن:

1. ملخصاً تنفيذياً.أبرز المخاطر أو التحديات.التوصيات.الإجراءات المطلوبة.
2. شرح مختصر لا يتجاوز نصف صفحة عن أكثر مشروع شارك فيه المتقدم ودوره الفعلي فيه.

سيتم التواصل مع المرشحين الذين تنطبق عليهم المتطلبات

نبذة عن الدور

يُعد مركز العافية (Well-Being Center)، وهو منظمة حديثة للصحة النفسية تهدف إلى تعزيز الرفاهية النفسية وجودة الحياة، في حاجة إلى مساعد تنفيذي ومنسق عمليات يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والاحترافية والاهتمام بالتفاصيل. يلعب هذا الدور دورًا حيويًا في دعم فريق القيادة لدينا، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، والمساهمة في النمو المستمر للمنظمة. يقع مقر العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية، وهو منصب بدوام كامل يتطلب الحضور في المكتب.

مسؤوليات الدور

تتمثل مهمتنا في جعل الدعم النفسي متاحًا وعمليًا ومؤثرًا. بصفتك مساعدًا تنفيذيًا ومنسق عمليات، ستضطلع بدور أساسي في دعم القيادة، وتنسيق الوظائف الإدارية، وإدارة المشاريع، وإجراء البحوث، وضمان الكفاءة التشغيلية. المرشح المثالي هو محترف ثنائي اللغة يتمتع بمهارات تواصل ممتازة، وقادر على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى وذات مهمة واضحة.

• إدارة جداول المواعيد التنفيذية، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد جداول الأعمال، وتسجيل المحاضر، والمتابعة بشأن بنود العمل.
• مراقبة المشاريع والمبادرات والتوجيهات الإدارية لضمان التنفيذ في الوقت المحدد عبر جميع الأقسام.
• إجراء البحوث لدعم قرارات الأعمال الاستراتيجية وإعداد تقارير واضحة وملخصات ووثائق إحاطة وعروض تقديمية.
• صياغة مقترحات ووثائق وسياسات وإجراءات احترافية، والمساعدة في تطوير المواد التعليمية والتدريبية.
• تنظيم المعلومات من مصادر متعددة في مخرجات قابلة للتنفيذ والمساعدة في تنسيق مواعيد العملاء وجداول التقييم والتدريب.
• مساعدة القيادة في التحديثات الإدارية الروتينية على المنصات المحلية مثل "قوى" و"مقيم" و"مُدد" أو "GOSI"، حسب الحاجة لضمان استمرارية العمليات.

المؤهلات والمتطلبات الأساسية

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الموارد البشرية، أو الاتصالات، أو علم النفس، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في الدعم التنفيذي، أو الإدارة، أو تنسيق العمليات، أو دور مشابه.
• إتقان مهني للغتين العربية والإنجليزية، بما في ذلك التواصل الكتابي والشفهي، وهو أمر ضروري للتفاعل مع الموردين المحليين والعملاء والجهات الحكومية.
• احترافية مطلقة وسرية تامة في التعامل مع البيانات الطبية والمالية والتنظيمية السرية.

المهارات المطلوبة

• إتقان عالٍ لحزمة Microsoft Office و Google Workspace.
• خبرة في منصات الإنتاجية الرقمية.
• قدرات بحثية قوية ومهارات تحليلية.
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل.
• قدرة مثبتة على إدارة أولويات متعددة بفعالية.
• يُفضل وجود خبرة في استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي الحديثة لتبسيط الصياغة والبحث وتنظيم البيانات.
• يُفضل الإلمام بقوانين العمل السعودية والأطر التنظيمية للشركات.

بيئة العمل والموقع

يقع مقر العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية. طبيعة العمل بدوام كامل ويتطلب الحضور في المكتب. يُفضل وجود خبرة سابقة في العمل في قطاع الرعاية الصحية، أو الصحة النفسية، أو التعليم، أو الاستشارات، أو الخدمات المهنية داخل المملكة العربية السعودية.

ما نقدمه

نقدم راتبًا تنافسيًا وتأمينًا صحيًا، وبرنامج دعم للموظفين والعافية، وفرصًا للتطوير المهني والتدريب. ستعمل في بيئة عمل تعاونية وداعمة وهادفة، مع فرصة للمساهمة مباشرة في مبادرات الصحة النفسية الهادفة في المملكة.

• إدارة تقويم OUL، جدولة الاجتماعات والتواصل مع أصحاب المصلحة.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والرسائل.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة من قبل OUL.
• الحفاظ على سجلات دقيقة تتعلق بإدارة القسم.
• تنظيم اجتماعات القسم والمتابعة بشأن بنود العمل.
• أداء المهام العامة للمكتب مثل طلب اللوازم وإدارة معدات المكتب.
• تتبع الإبلاغ عن البيانات المتعلقة بالاحتفاظ بالموظفين والشواغر.
• دعم المشاريع والمبادرات الخاصة، ومراقبة التقدم.
• تسهيل الاتصال بين OUL والموظفين، ومعالجة الاستفسارات.
• ضمان سرية المعلومات الحساسة والامتثال للوائح ذات الصلة.

• حد أدنى من عامين في دور إداري، ويفضل في بيئة المستشفى.
• درجة في الإدارة أو مجال ذي صلة، مع التدريب اللازم في الكمبيوتر.
• إتقان ممتاز للغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة.
• مهارات كمبيوتر قوية بما في ذلك الإتقان في MS Excel وOutlook وWord وPowerPoint.

• إدارة جداول المواعيد المعقدة، وتنسيق الاجتماعات، وترتيب جداول السفر.
• إعداد وتحرير وتنسيق المراسلات، والعروض التقديمية، والتقارير.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، والفعاليات، والمؤتمرات.
• الحفاظ على أنظمة الملفات والسجلات والمعلومات السرية بدقة عالية.
• إعداد جداول الأعمال، تدوين المحاضر، وتتبع الإجراءات.
• التواصل مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين لضمان تسليم المهام في الوقت المحدد.
• دعم المشاريع الخاصة والمبادرات المشتركة بين الأقسام حسب الحاجة.
• مراقبة وإدارة سير العمل في المكتب لتحسين الكفاءة.

• 5-7 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري أو كمساعد تنفيذي.
• إجادة في إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق السفر، والمراسلات.
• مهارات كتابية وشفوية ممتازة.

• خبرة في دعم التنفيذيين من مستوى C-suite.
• إجادة في تنسيق المشاريع والتخطيط للفعاليات.

• قدرات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة.
• دقة استثنائية في التفاصيل.
• عقلية تعاونية مع مهارات تواصل فعالة.

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة (يفضل).

عن الدور

شركة جرينبيرج تراوري، إل إل بي، وهي شركة محاماة عالمية لها مكاتب في 15 دولة، تبحث عن مساعد إداري بدوام كامل للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. هذا الدور أساسي لتقديم انطباع أول احترافي للعملاء والمحامين والزوار، ولضمان التشغيل الفعال لبيئة قانونية سريعة الوتيرة. يقع المقر الرئيسي للوظيفة في المكتب.

المسؤوليات الرئيسية

• خلق انطباع أول إيجابي واحترافي للعملاء والزوار.
• الترحيب بالضيوف على الفور وإخطار الأطراف الداخلية بوصولهم.
• التأكد من تسجيل جميع الضيوف في الاستقبال للحفاظ على بروتوكولات الأمان.
• الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى الموظف المناسب.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك المساعدة في ترتيبات السفر والفنادق.
• تنسيق احتياجات النقل للعملاء، مثل ترتيب سيارات الأجرة وخدمات السيارات.
• حجز مكاتب الزوار، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق حجوزات غرف الاجتماعات.
• إدارة إعدادات غرف الاجتماعات لتلبية طلبات الحجز.
• طلب تقديم الطعام والمساعدة في إعداد الاجتماعات والفعاليات.
• شراء وتتبع وتخزين مستلزمات الأطعمة والمشروبات، والعمل مع الموردين وتقديم الفواتير.
• الاحتفاظ بسجلات الزوار والتسليم والطرد الصادر.
• أداء مهام خدمات المكتب بما في ذلك تسليم البريد وخدمات المراسلة ومعالجة البريد والفاكس والتعامل مع مهام الطباعة والمسح الضوئي والنسخ الكبيرة.
• مراقبة مستلزمات المكتب وطلب أدوات مكتبية وأثاث وأجهزة وإلكترونيات جديدة حسب الحاجة.
• المساعدة في لوجستيات الفعاليات، بما في ذلك الاحتفاظ بقوائم الرد على الدعوات وإنشاء بطاقات الأسماء.
• دعم تنسيق النشرات الإخبارية للمكتب وغيرها من الاتصالات.
• العمل كحلقة وصل لإدارة المبنى لطلبات الخدمة.
• الحفاظ على الاحترافية والسرية في جميع المهام.
• المساعدة في أنشطة القسم مثل معالجة الفواتير والمصروفات.
• أداء واجبات إضافية حسب ما يتم تعيينه لدعم المكتب والمحامين.

المؤهلات والخبرة

• دبلوم أو شهادة جامعية أو خبرة معادلة.
• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في دور موظف استقبال أو مساعد إداري في بيئة احترافية.
• 2-5 سنوات من الخبرة ذات الصلة.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين والتواصل، شفهيًا وكتابيًا.
• سلوك احترافي وعرض تقديمي.
• القدرة على تقديم خدمة عملاء عالية الجودة.
• نهج استباقي لمساعدة الآخرين.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.
• قدرات فعالة في إدارة الوقت.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
• إتقان البرامج المستندة إلى Windows ومجموعة Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook).
• مهارات حاسوب استثنائية مع القدرة على تعلم برامج جديدة بسرعة.
• الاستعداد للتعلم والتكيف مع تقنيات الذكاء الاصطناعي والتقنيات ذات الصلة الناشئة.
• فهم أساسي للذكاء الاصطناعي (AI)، بما في ذلك قدراته وقيوده وأهمية خصوصية البيانات ودقتها والتحقق منها والاعتبارات الأخلاقية.

بيئة العمل والموقع

هذه وظيفة بدوام كامل، داخل المكتب، تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يعمل الدور ضمن بيئة شركة عالمية، مما يساهم في الأداء السلس للممارسة القانونية.

سيقوم السكرتير التنفيذي بتقديم دعم إداري عالي المستوى للمدير العام وفريق الإدارة التنفيذية لمجموعة الشركات. تشمل مهام الوظيفة إدارة الجداول الزمنية المعقدة، وتنظيم وترتيب الاجتماعات، وإعداد ومتابعة المراسلات، وضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة وكفاءة.

يُتوقع من المرشح المثالي أن يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والدقة، وأن يكون قادرًا على التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى درجات السرية والاحترافية.