وظائف سكرتير في السعودية

سكرتير تنفيذي للعمل عن بعد

المؤهلات والشروط المطلوبة:
١- مؤهل بكالوريوس
٢- القدرة على القيادة وتحمل المسؤولية وإدارة فريق العمل.
٣- القدرة على المتابعة والتقويم وتطوير العمل.
٤- القدرة على البحث والتحليل والتخطيط.
٥- القدرة على إعداد التقارير الفنية.
٦- إجادة تامة لاستخدام برامج الأوفيس.
٧- إجادة مهارات الاتصال وتقديم الحلول المناسبة للمشاكل.
٨- خبرة في الأعمال الإدارية.
٩- التفرغ للعمل.

• إدارة الوثائق الفيزيائية والإلكترونية، بما في ذلك المسح الضوئي، الفهرسة، والأرشفة.
• ضمان الامتثال لسياسات السفر والمصروفات.
• إدارة طلبات الإجازة والرصيد في نظام SAP.
• إجراء إدخال البيانات على SAP بدقة، بما في ذلك الفواتير وطلبات الشراء.
• تنظيم الوثائق ليسهل استردادها والتحكم في الإصدارات.
• مراجعة الوثائق لضمان دقتها وامتثالها.
• تطوير وصيانة إجراءات التحكم في الوثائق.
• إدارة المواعيد، جدولة الاجتماعات، وتنسيق السفر.
• تقديم الدعم الإداري لمدراء المشاريع وأعضاء الفريق.
• استخدام نظام SAP وأنظمة إدارة الوثائق بكفاءة مع الحفاظ على السرية.

• المسؤوليات:
• إدارة الملفات والمستندات.
• تنسيق المواعيد والاجتماعات.
• تحضير تقارير وملفات خاصة بالعمل.

• تدوين الملاحظات بسرعة وإعداد المراسلات والتقارير.
• استقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها.
• التعامل مع البريد وتوزيعه.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد.
• إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات.

• إجادة اللغة العربية بمستوى متوسط.
• المعرفة ببرمجة بايثون (مبتدئ).

• ساعات العمل: مسائية
• عدد أيام العمل: 6 أيام في الأسبوع
• تتطلب السفر المتكرر
• السماح بالعمل عن بعد وساعات عمل مرنة

الوصف الوظيفي / سكرتير
ساعات العمل / ٨ ساعات شفت واحد صباحي
الاجازه / جمعه وسبت

تجيد تعامل مع جميع برامج الاوفيس
ولباقه وحسن التعامل والمضهر

المؤهل العلمي:

-       بكالوريوس في المالية أو المحاسبة أو ما يعادلها.

المهام والمسؤوليات:

-       تنفيذ ومتابعة العروض الفنية والمالية والبروبوزالات (RFP) بالتنسيق مع الإدارات المعنية.

-       متابعة عمليات التحصيل والتنسيق مع الإدارة المالية لضمان الالتزام بالمواعيد.

-       إدارة وتنظيم مكتب المدير العام بكفاءة عالية.

-       تنظيم المراسلات الرسمية، والاجتماعات، وجدولة المواعيد.

-       إعداد التقارير الدورية ورفعها للإدارة العليا.

-       حفظ وتنظيم الملفات والوثائق بسرية ومهنية.

-       القيام بأي مهام إدارية أخرى يكلف بها المدير العام ضمن نطاق العمل.

المهارات والمتطلبات:

-       خبرة سابقة في نفس المجال (يفضل).

-       إجادة استخدام برامج Microsoft Office.

-       مهارات تنظيم عالية وقدرة على العمل تحت الضغط.

-       مهارات تواصل ممتازة كتابياً وشفهياً.

-       دقة في العمل واهتمام بالتفاصيل.

-       الالتزام بالسرية والمهنية العالية.

مطلوب سكرتيرة متواجدة في جدة للعمل في مكتب استشارات قانونية تكون حسنة المظهر لاستقبال العملاء

• Coordinate and schedule meetings via the Omana’a Platform.
• Prepare meeting minutes and accurately document decisions and procedures.
• Organize and maintain digital files and records.
• Issue official notifications and correspondence electronically.
• Follow up on administrative processes and provide support to management.
• Assist in preparing reports, presentations, and official communications as needed.
• Maintain confidentiality and handle sensitive information professionally.
• Support the team in implementing workflow improvements and administrative best practices.

• Diploma or Bachelor’s degree in Administration or any related field.
• Experience in secretarial or administrative support roles.
• Proficiency in digital platforms and tools relevant to administrative work.
• Strong organizational skills and high attention to detail in preparing meeting minutes and official correspondence.
• Excellent communication skills, both written and verbal.
• Ability to prioritize tasks and work efficiently.

• أداء مجموعة متنوعة من المهام الكتابية والإدارية بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية والحفاظ على الوثائق.
• تنسيق الاجتماعات وتقديم خدمة عملاء استثنائية.
• التواصل بفعالية مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• ضمان كفاءة العمليات اليومية للمكتب.

• ثنائي اللغة يتحدث الإنجليزية - التاغالوغ.
• إجادة المهارات الكتابية، وإدارة مستلزمات المكتب، والحفاظ على السجلات.
• خبرة في المساعدة الإدارية، وتنظيم سير العمل، والتعامل مع المراسلات.
• مهارات تواصل قوية وشخصية.
• خبرة في الجدولة، بما في ذلك إدارة التقويمات وحجز المواعيد.
• الاهتمام بالتفاصيل، وقدرات حل المشكلات، وإجادة تطبيقات MS Office.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يعتبر الحصول على درجة مشارك أو شهادة في إدارة المكاتب ميزة إضافية.