وظائف أمين سجلات في الرياض

نحن نبحث عن مضيف ديناميكي ومحترف ليكون الواجهة الترحيبية لمؤسستنا، مع ضمان تجارب استثنائية للضيوف من الوصول إلى المغادرة. سيكون المرشح المثالي مسؤولًا عن استقبال الزوار، وإدارة الحجوزات وترتيبات الجلوس، والرد على الاستفسارات، والحفاظ على منطقة استقبال دافئة ومنظمة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات اتصال ممتازة، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام بفعالية أثناء تقديم خدمة عملاء متميزة في بيئة سريعة الخطى. مهارات رائعة في تفاعل العملاء والتواصل.

أولاً: الهدف من الوظيفة

إدارة عمليات الطلب والدفع بكفاءة ودقة، وضمان تقديم تجربة طلب سلسة وسريعة لعملاء المطعم، بما يتوافق مع معايير الخدمة والجودة المعتمدة لدى الشركة.

ثانياً: المهام والمسؤوليات

1. استقبال طلبات العملاء داخل صالة المطعم أو عبر الاستلام الخارجي.
2. إدخال الطلبات بدقة عبر نظام نقاط البيع.
3. تحصيل المدفوعات النقدية والإلكترونية وتسليم الفاتورة.
4. التأكد من صحة الطلب قبل تسليمه للعميل.
5. التنسيق مع المطبخ لضمان سرعة وجودة تنفيذ الطلبات.
6. التواصل الفعّال مع فريق العمل والمدير المباشر.
7. المحافظة على نظافة وترتيب منطقة الكاشير والتأكد من توفر الأدوات اللازمة.
8. مطابقة النقد وتقارير المبيعات في نهاية الوردية.
9. الإبلاغ عن أي فروقات مالية أو ملاحظات تشغيلية للإدارة.
10. التعامل باحترافية مع شكاوى العملاء وتحويلها عند الحاجة.
11. المعرفة التامة بمكونات المنتجات والقدرة على شرحها للعملاء.

ثالثاً: المؤهلات والمتطلبات

رابعاً: المهارات المطلوبة

1. السرعة والدقة في إدخال الطلبات.
2. مهارات التواصل وخدمة العملاء.
3. تحمل ضغط العمل وأوقات الذروة.
4. العمل بروح الفريق.
5. حسن التصرف في التعامل مع المبالغ المالية.

خامساً: ساعات ومكان العمل

• ساعات العمل: وفق نظام الورديات المعتمد، مع تقبل اختلاف الشفتات حسب العقد.
• مكان العمل: داخل صالة المطعم أو منطقة الاستلام.

سادساً: الإجراءات التشغيلية

في حال تم تكليف الموظف بمهمة خارج اختصاصه:

تنفيذ المهمة إذا كانت لا تؤثر على المهام الأساسية، مع إشعار المدير المباشر في حال تعارضها مع مسؤوليات الوظيفة.

في حال اكتشاف خطأ في العهدة المالية:

إبلاغ المدير المباشر فورًا، مراجعة التقارير، وعدم التصرف الفردي بالمبلغ إلا وفق الإجراء المعتمد.

في حال ضغط العمل يفوق الطاقة:

طلب الدعم، تنظيم الأولويات، الالتزام بالهدوء، وعدم التسرع بما يسبب أخطاء تشغيلية.

في حال تأخر طلب العميل:

1. الاعتذار للعميل باحترافية.
2. توضيح سبب التأخير.
3. متابعة الطلب مع المطبخ فورًا.
4. إشعار المدير عند تجاوز الوقت المقبول.
5. متابعة الطلب حتى التسليم.

نبحث عن كاشير قهوة للانضمام إلى فريق العمل لدينا، حيث سيكون مسؤولاً عن استقبال العملاء وتسجيل الطلبات وتحصيل المدفوعات بدقة واحترافية. المهام تشمل تشغيل نظام نقاط البيع، إدارة الصندوق النقدي، تقديم خدمة عملاء متميزة، والتأكد من نظافة منطقة الكاشير. المطلوب خبرة سابقة في مجال الكاشير أو خدمة العملاء، مهارات تواصل ممتازة، والقدرة على العمل في بيئة سريعة الوتيرة.

المهام والمسؤوليات

أولًا: التهيئة الوظيفية للموظفين الجدد

• إدارة عملية التهيئة الوظيفية بالكامل منذ قبول العرض الوظيفي وحتى تاريخ مباشرة العمل.
• إعداد وإصدار جميع مستندات التوظيف الخاصة بالموظفين الجدد بدقة وفي المواعيد المحددة.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للموظفين الجدد، وتقديم الإرشاد والرد على استفساراتهم خلال جميع مراحل التهيئة.
• التنسيق مع الإدارات والأطراف الداخلية ذات العلاقة لضمان استكمال متطلبات التأشيرات والامتثال والمتطلبات النظامية قبل مباشرة العمل.
• حفظ وتحديث ملفات الموظفين بما يتوافق مع متطلبات التوظيف الآمن والتدقيق والمراجعة.
• تحديث ومتابعة تقدم إجراءات التهيئة عبر أنظمة تتبع المتقدمين وأنظمة معلومات الموارد البشرية.
• تقديم تجربة إيجابية ومتسقة وجاذبة للموظفين الجدد وفق معايير كوجنيتا.
• إعداد تقارير التهيئة الوظيفية وتزويد أصحاب العلاقة بالتحديثات المطلوبة.
• دعم مشاريع تطوير الإجراءات وتحسين العمليات وأداء المهام الأخرى التي تُكلف بها الإدارة.

ثانيًا: العلاقات الحكومية والامتثال

• التنسيق والتواصل مع الجهات الحكومية، بما في ذلك وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، والمديرية العامة للجوازات، والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
• إدارة جميع إجراءات الإقامة والتأشيرات وشؤون الهجرة، بما يشمل الإصدار والتجديد والنقل والإلغاء.
• ضمان الالتزام بنظام العمل السعودي ومتطلبات برنامج التوطين (نطاقات).
• تحديث وإدارة بيانات الشركة والموظفين عبر الأنظمة الحكومية مثل منصة قوى، وأبشر أعمال، ونظام مقيم.
• إدارة إجراءات تسجيل الشركة والتراخيص والمستندات الرسمية، بما في ذلك السجل التجاري، والتراخيص البلدية، واشتراكات الغرف التجارية.
• متابعة المخالفات والغرامات والقضايا النظامية والعمل على معالجتها.
• إدارة التسجيل والتحديث في المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية وضمان توافق الإجراءات مع متطلبات الرواتب والأجور.
• متابعة نسب التوطين ودعم مبادرات الامتثال ذات الصلة.
• دعم إجراءات التعيين وإنهاء الخدمة بما يتوافق مع الأنظمة الحكومية.
• إعداد التقارير المتعلقة بالامتثال، وحالة التأشيرات، والموضوعات الحكومية الأخرى.
• متابعة التحديثات والتغييرات التنظيمية وضمان تطبيقها داخل المؤسسة.

• معالجة وإدارة حجوزات الضيوف من خلال قنوات متعددة بما في ذلك الهاتف والبريد الإلكتروني وأنظمة الحجز عبر الإنترنت.
• تقديم معلومات دقيقة حول توافر الغرف والأسعار والمرافق والعروض الخاصة للضيوف المحتملين.
• الحفاظ على سجلات حجوزات مفصلة ومنظمة، مع التأكد من إدخال جميع معلومات الضيوف بشكل صحيح وآمن.
• التعامل مع استفسارات الضيوف والطلبات الخاصة بمهنية وتعاطف، مع تقديم حلول مخصصة عند الإمكان.
• إدارة الإلغاءات والتعديلات على الحجوزات الحالية في الوقت المناسب.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان توصيل تفضيلات الضيوف والمتطلبات الخاصة بشكل فعال.
• حل تناقضات الحجز ومخاوف الضيوف بمهارات حل المشكلات ونهج داعم.
• إدارة المهام المتعددة بكفاءة خلال فترات الذروة مع الحفاظ على الدقة والانتباه للتفاصيل.
• اتباع سياسات وإجراءات الشركة لضمان الامتثال والتناسق في جميع عمليات الحجز.
• المساهمة في تحقيق أهداف الإشغال وأهداف الإيرادات من خلال تقنيات المبيعات الفعالة وفرص البيع الإضافي.

• خبرة مثبتة كوكيل حجوزات، ممثل خدمة العملاء، أو دور مماثل في صناعة الضيافة أو السفر.
• إجادة أنظمة إدارة الحجوزات ومنصات الحجز.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية باللغة الإنجليزية؛ يُفضل إتقان اللغة العربية.
• قدرات تنظيمية ممتازة مع اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة في إدخال البيانات.
• مهارات إدارة الوقت المثبتة مع القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة في وقت واحد.
• عقلية تركز على العملاء مع القدرة على البقاء هادئًا ومهنيًا تحت الضغط.
• مهارات حل المشكلات والقدرة على التعامل مع مخاوف الضيوف بتعاطف ودعم.
• إجادة أنظمة الكمبيوتر وتطبيقات Microsoft Office.
• معرفة بأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) يُفضل.
• معرفة بصناعة الضيافة ومعايير خدمة الضيوف تعتبر ميزة.
• القدرة على العمل في جداول مرنة، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والعطلات كما هو مطلوب.