هدف الوظيفة:تنظيم وتنسيق العمليات الإدارية داخل المكتب لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة، ودعم الإدارة العليا من خلال الإشراف على الأنشطة اليومية والحفاظ على بيئة عمل مهنية ومنظمة بشكل جيد.
المسؤوليات الرئيسية:- إدارة وتنسيق العمليات الإدارية اليومية وضمان تنفيذ السياسات والإجراءات المعتمدة.
- تنظيم والحفاظ على المراسلات الواردة والصادرة بطريقة آمنة ومنظمة.
- تنسيق الاجتماعات والمواعيد، وإعداد محاضر الاجتماعات والتقارير الإدارية.
- الإشراف على الدعم الإداري، والاستقبال، وموظفي الخدمة العامة.
- مراقبة وإدارة مستلزمات المكتب والمعدات لضمان توفرها المستمر.
- التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات، والمتابعة بشأن عقود المكتب والفواتير.
- إعداد وتقديم التقارير الدورية للإدارة العليا.
- المساهمة في تحسين العمليات الداخلية وتعزيز الكفاءة الإدارية.
- استقبال الزوار والعملاء، وتمثيل المكتب بطريقة مهنية.
- تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية لسهولة الوصول.
المؤهلات المطلوبة:- درجة البكالوريوس أو دبلوم في الدراسات السكرتارية، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
- إجادة اللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا).
- مهارات تنظيمية وتنسيقية قوية مع خبرة في التعامل مع المراسلات الإدارية.
- إجادة استخدام الكمبيوتر وتطبيقات Microsoft Office.
- مهارات تواصل وحل مشكلات ممتازة، والعمل الجماعي.
- القدرة على إدارة الوقت بفاعلية والتعامل مع مهام متعددة بكفاءة ومهنية.
