وظائف مساعد إداري بدوام كامل في جدة

• تجهيز بيانات طلبات الشراء بالتنسيق مع مسؤول المشتريات.
• التواصل مع الموردين لجمع عروض الأسعار ومتابعة الطلبات إداريًا.
• متابعة الفواتير وسندات الاستلام، والتأكد من توثيقها وتصنيفها.
• تنظيم سجل Excel الخاص بالمشتريات وتحديثه باستمرار.
• استخدام ملف الأسعار المشترك مع قسم التسعير لمطابقة الأسعار.
• أرشفة الفواتير والمستندات ورقيًا وإلكترونيًا.
• التنسيق مع قسم المحاسبة لضمان تسليم الفواتير في الوقت المناسب.
• إعداد تقرير أسبوعي مبسط يتضمن ملخص المشتريات.
• المساعدة في حل المشكلات الإدارية المتعلقة بالتأخير أو اختلاف الكميات.

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصًا Excel.
• مهارات عالية في التنظيم والإدارة.
• معرفة بإجراءات المشتريات والفواتير.
• إتقان اللغة العربية ومهارات متوسطة في الإنجليزية.

1-خبرة متدرجة 4 سنين علي الاقل في مهنة المساعد

2-مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة في اللغة الانجليزية والعربية

3-سرعة الطباعة علي الكمبيوتر وتوفر مهارات ممتازة في معالجة النصوص وتكنولوجيا المعلومات بما في ذلك مجموعة من حزم البرامج والقدرات الشاملة في EXCEL,WORD,POWER POINT AND OUTLOOK EXPRESS وأنظمة التشغيل

4-المرونة والقدرة علي التكيف للتوفيق بين مجموعة من المهام والعمل لساعات اضافية لتلبية المواعيد النهائية

5-معرفة أنظمة وقوانين المملكة العربية السعودية

• ترحيب الزوار والعملاء بشكل احترافي.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية.
• إدارة المراسلات اليومية (البريد الإلكتروني، البريد).
• جدولة المواعيد والاجتماعات، وتنظيم تقاويم الفريق الإداري.
• إعداد وطباعة التقارير والمستندات حسب الحاجة.
• دعم الفرق الإدارية في إكمال المهام المكتبية والتنظيمية.
• الحفاظ على بيئة استقبال ومكتب منظمة ومريحة.

• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
• إجادة مهارات الكمبيوتر وMicrosoft Office.
• شخصية لطيفة، منظمة، وتمتلك روح التعاون والمبادرة.

• تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد.
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام.
• تطوير وصيانة نظام الأرشفة.
• طلب مستلزمات المكتب والحفاظ على مخزون المستلزمات.
• تقديم الدعم العام للزوار والإجابة على الأسئلة والطلبات.
• البحث وإنشاء العروض التقديمية.
• إنتاج التقارير وإدارة مواعيد الموظفين.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وتنسيق إجراءات المكتب.

• درجة البكالوريوس.
• من 1 إلى 2 سنة من الخبرة كمساعد إداري أو ما يعادلها.
• معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكتب.
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتنظيم.
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي.

• بيئة عمل حديثة وصديقة للعائلة.
• الاندماج في فريق شاب وديناميكي.
• مهام تتسم بالتحدي مع مسؤولية شخصية وفرص للتطوير الشخصي.

• رابط اللوائح: العمل كنقطة الاتصال الرئيسية مع السلطات، والمساعدة في طلبات تصاريح الأعمال، وضمان الامتثال للتحديثات.
• إدارة العقود: الحفاظ على عقود العملاء والخدمات من الأطراف الثالثة، وتتبع الجداول الزمنية، وضمان إمكانية الوصول إلى الوثائق.
• اللوجستيات وتنسيق العملاء: تخطيط اللوجستيات لجمع وتسليم الطلبات، وتنسيق الخدمات مع العملاء لتلبية احتياجاتهم.
• إدارة العطاءات والمشتريات: دعم إعداد العطاءات والتقديمات مع الحفاظ على سجلات مفصلة.
• التقارير والفواتير: إعداد شهادات العلاج الشهرية وإدارة الفواتير للخدمات المتخصصة.

• التعليم: درجة في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.
• الخبرة: من 2 إلى 4 سنوات في الإدارة أو الامتثال أو تنسيق العملاء.
• المهارات: مهارات تنظيمية قوية، إتقان في Microsoft Office، مهارات اتصال ممتازة بالإنجليزية والعربية، الانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة المعلومات السرية.

مساعد إداري (1 مساءً - 9 مساءً، عطلة الجمعة)

نحن نبحث عن مساعد إداري لإدارة المراسلات، وتنظيم الملفات، وتحديد المواعيد، ودعم العمليات اليومية للمكتب.
المتطلبات: مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، والإلمام بـ مايكروسوفت أوفيس.
الموقع: جدة، المملكة العربية السعودية
التوقيت: 1:00 مساءً - 9:00 مساءً | عطلة الجمعة