وظائف سكرتير بدوام كامل في السعودية

إدخال البيانات الأساسية
تنظيم الملفات
إدارة الجداول والمواعيد

عن الدور

تبحث LivaNova عن مسؤول مكتب منظم للغاية واستباقي ودقيق للإشراف على العمليات الإدارية اليومية لمكتبها الجديد في الرياض، المملكة العربية السعودية. يلعب هذا الدور دورًا مركزيًا في ضمان بيئة عمل سلسة وفعالة، وإدارة موارد المكتب، ودعم الموظفين، والمساهمة في ثقافة عمل إيجابية. سيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في العمليات التأسيسية لمكتب الرياض.

المسؤوليات الرئيسية

• توفير قيادة المكتب والدعم الإداري الشامل للفريق.
• التعامل مع مجموعة واسعة من أنشطة الدعم الإداري، بما في ذلك المعلومات الحساسة للأعمال والسرية.
• إدارة العمليات المكتبية اليومية لضمان بيئة منظمة ومهنية.
• تنسيق والإشراف على المهام الإدارية مثل الجدولة، وإدارة لوازم المكتب، والتعامل مع البريد، وحفظ السجلات.
• بالتنسيق مع الموارد البشرية، إدارة عقود العمل من خلال البوابة الإلكترونية والحفاظ على وثائق تأشيرات العمل وتصاريح العمل للموظفين.
• إدارة عملية الرواتب الشهرية بالتعاون مع إدارتي الموارد البشرية والمالية.
• الإشراف على الموظفين الإداريين واستقبال المكتب ودعمهم حسب الحاجة.
• العمل كنقطة اتصال أساسية لموردي المكتب ومقدمي الخدمات وإدارة المبنى.
• الحفاظ على وإدارة ميزانيات المكتب والنفقات والنثريات.
• المساعدة في تأهيل الموظفين الجدد، بما في ذلك إعداد محطة العمل والتوجيه.
• تنظيم فعاليات الشركة والاجتماعات وأنشطة بناء الفريق.
• ضمان الامتثال للوائح الصحة والسلامة وسياسات الشركة.
• إدارة التقويمات، وإعداد التقارير، ودعم الإدارة العليا بالمهام الإدارية.
• مراقبة كفاءة المكتب وتنفيذ التحسينات عند الضرورة.

المؤهلات والمتطلبات

• خبرة مثبتة كمسؤول مكتب، أو أخصائي إداري، أو في دور مماثل.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية أمر ضروري.
• قدرات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام ممتازة.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية.
• إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook) وأدوات إدارة المكاتب الأخرى ذات الصلة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية والمهنية.
• عقلية حل المشكلات مع اهتمام دقيق بالتفاصيل.
• الاستعداد والقدرة على العمل بجدول مرن عند الضرورة.
• معرفة وفهم مثبت للمواضيع المتعلقة بالامتثال.
• درجة البكالوريوس من جامعة أو كلية معتمدة، أو شهادة الثانوية العامة.

المهارات المطلوبة

• قيادة المكتب
• الدعم الإداري
• التعامل مع المعلومات الحساسة للأعمال والسرية
• إدارة العمليات المكتبية
• الجدولة
• إدارة لوازم المكتب
• التعامل مع البريد
• حفظ السجلات
• إدارة عقود العمل
• إدارة التأشيرات/تصاريح العمل
• إدارة عملية الرواتب
• الإشراف على الموظفين الإداريين
• إدارة الموردين
• إدارة ميزانية المكتب
• إدارة النفقات
• إدارة النثريات
• تأهيل الموظفين الجدد
• تنظيم الفعاليات
• تنظيم الاجتماعات
• تنظيم أنشطة بناء الفريق
• الامتثال للصحة والسلامة
• الامتثال لسياسات الشركة
• إدارة التقويمات
• إعداد التقارير
• مراقبة كفاءة المكتب
• تحسين العمليات
• مهارات تنظيمية
• قدرات تعدد المهام
• مهارات الاتصال الكتابي
• مهارات الاتصال الشفهي
• إتقان حزمة Microsoft Office
• إتقان أدوات إدارة المكاتب الأخرى
• السرية
• المهنية
• مهارات حل المشكلات
• الانتباه للتفاصيل
• توفر جدول مرن
• معرفة بمواضيع الامتثال

بيئة العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل لمسؤول مكتب في LivaNova، تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة من 0 إلى 1 سنة. يشمل الدور الإشراف على العمليات الإدارية اليومية للمكتب، وضمان بيئة عمل احترافية وفعالة.

عن الدور

تبحث شركة يو سي سي القابضة عن مسؤول إداري متخصص للانضمام إلى فريقها في الرياض، المملكة العربية السعودية. يشغل هذا المنصب بدوام كامل مسؤولية التخطيط والتطوير والتنسيق وتوجيه الأنشطة عبر الوظائف الإدارية الرئيسية. سيضمن المسؤول الإداري سير العمل بسلاسة وكفاءة في المكتب وسيقدم الدعم الأساسي للموظفين التنفيذيين والقيادة.

المسؤوليات الرئيسية

• الإشراف على العمليات اليومية للإدارة الإدارية وموظفيها، مع دعم المهام الكتابية اليومية.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة، وتقديم المعلومات أو إعادة توجيه المكالمات حسب الاقتضاء.
• ضمان أن المكتب مجهز بشكل كافٍ باللوازم الضرورية وأن جميع معدات المكتب في حالة عمل جيدة، بما في ذلك طلب القرطاسية واللوازم.
• تخطيط وجدولة وترويج مختلف فعاليات المكتب، مثل الاجتماعات والمؤتمرات والمقابلات وجلسات التوجيه والتدريب.
• تقديم دعم إداري شامل للموظفين التنفيذيين وقادة الأعمال وغيرهم من كبار أعضاء المنظمة.
• المساعدة في إعداد الاجتماعات والمؤتمرات الهاتفية، وتسهيل تسجيل وتدوين وتوزيع محاضر الاجتماعات وعناصر العمل.
• ضمان المراجعة والنشر في الوقت المناسب والدقيق للمحتوى للقيادة، بما في ذلك تقارير القيادة الأسبوعية والتحديثات الشهرية للقيادة ومتطلبات العمل الأخرى ذات الصلة.
• دعم الفريق التنفيذي والقيادة في التحضير لاجتماعات القيادة السنوية، بما في ذلك اجتماعات الداعمين واجتماعات أعمال الأعضاء وجلسات التخطيط الاستراتيجي.
• إعداد وتحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.
• توفير الإشراف على توجيه الموظفين الجدد، بما في ذلك مواد التدريب والموارد.
• الحفاظ على دقة وتحديث دليل السياسات ودليل الإجراءات، وإجراء عمليات تدقيق ذاتي وفقًا لموافقات القيادة والاحتياجات المتطورة.
• دعم تنفيذ مبادرات الصحة والسلامة والبيئة (HSE)، والمشاركة في أنشطة التوعية بالسلامة، والمساهمة في الإبلاغ عن الحوادث وحلها بما يتماشى مع سياسات الشركة ونظام الإدارة المتكامل (IMS).

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة مطلوبة.
• الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة العملية الإجمالية.
• ما لا يقل عن 3 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة في دور إداري.
• تعتبر الخبرة السابقة في منطقة دول مجلس التعاون الخليجي ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة

• الكفاءة في الدعم الإداري والتعامل مع المهام الكتابية.
• قدرات قوية في إدارة المكاتب.
• خبرة في تخطيط الفعاليات وتنسيق الاجتماعات.
• مهارة في إعداد وتحرير المستندات.
• براعة في صيانة السياسات وضمان دقة الإجراءات.
• الإلمام بمبادرات الصحة والسلامة والبيئة والمساهمة في التوعية بالسلامة.

بيئة العمل

هذا منصب بدوام كامل مقره في الرياض، المملكة العربية السعودية.

نبذة عن الدور

تعلن فنادق نوفوتيل عن حاجتها لتوظيف موظف استقبال في قسم "تمايز" للانضمام إلى فريق العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية. بصفتك نقطة الاتصال الأولى في المؤسسة، ستلعب دوراً أساسياً في توفير بيئة ترحيبية للزوار والعملاء والموظفين. يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية استثنائية وقدرات تواصل قوية والتزاماً بتقديم خدمة عملاء متميزة في بيئة مكتبية سريعة الوتيرة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• الترحيب بالزوار والعملاء والموظفين بمهنية ولطف.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتوجيهها إلى الأقسام أو الأفراد المعنيين.
• جدولة وإدارة المواعيد باستخدام برامج الجدولة مع الحفاظ على دقة التقويمات.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال منظمة ونظيفة ومهنية.
• تنفيذ المهام الإدارية بما في ذلك توزيع البريد، وإدخال البيانات، وإدارة المستندات.
• تقديم معلومات حول خدمات الشركة وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام ذات الصلة.
• إدارة سجلات الزوار وضمان الامتثال لبروتوكولات الأمان.
• دعم العمليات المكتبية من خلال المساعدة في المهام الإدارية العامة حسب الحاجة.
• التعامل مع المراسلات والحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
• إظهار معايير تواصل مهنية في جميع التفاعلات، شفهياً وكتابياً.

المؤهلات والمتطلبات

• خبرة مثبتة في دور استقبال، خدمة عملاء، أو دور مشابه يتطلب التعامل المباشر مع الجمهور.
• مهارات تواصل ممتازة شفهياً وكتابياً باللغة الإنجليزية.
• قدرات تنظيمية قوية ومهارات إدارة الوقت.
• إتقان تطبيقات Microsoft Office وأنظمة الهاتف.
• القدرة على أداء مهام متعددة وتحديد الأولويات في بيئة عمل مزدحمة.
• سلوك مهني مع نهج ودود ومتعاطف في التعامل مع العملاء.
• القدرة على الحفاظ على الهدوء والتعامل مع استفسارات متعددة في وقت واحد.
• مهارات شخصية قوية والقدرة على العمل بشكل تعاوني مع فرق متنوعة.

المهارات الأساسية

• الاستقبال
• خدمة العملاء
• مهارات تنظيمية
• التواصل (شفهي وكتابي)
• مجموعة Microsoft Office
• تشغيل أنظمة الهاتف
• إتقان برامج الجدولة
• أنظمة إدارة المواعيد
• مهارات شخصية

معلومات إضافية

الشركة: فنادق نوفوتيل

المسمى الوظيفي: موظف استقبال - تمايز

الموقع: الرياض، منطقة الرياض، المملكة العربية السعودية

الخبرة المطلوبة: 0-1 سنة

نوع العمل: دوام كامل

المؤهلات المفضلة: يفضل إجادة اللغتين العربية والإنجليزية. كما يفضل وجود خبرة في برامج الجدولة وأنظمة إدارة المواعيد.

بيئة العمل: [سيتم إدراج معلومات حول الفريق أو الفندق أو ثقافة مكان العمل هنا، لتعكس البيئة المحددة.]

ملاحظة: قد يتم إجراء تعديلات وفقاً للمتطلبات المحلية أو القانونية المحددة، مثل تصاريح العمل.

التزامنا بالتنوع والشمول: نحن شركة شاملة، وهدفنا هو جذب قوة عاملة متنوعة والاحتفاظ بها وتطويرها.

عن الدور

تبحث شركة دان - صندوق الاستثمارات العامة عن أمين سر مجلس إدارة محترف ودقيق لدعم مجلس إدارتها ولجانها. هذا المنصب بدوام كامل، ومقره في الرياض، المملكة العربية السعودية، ضروري لضمان عمليات مجلس إدارة سلسة ومتوافقة ومنظمة بشكل جيد. سيدير أمين سر مجلس الإدارة جميع الأنشطة السكرتارية، مع التركيز على التنسيق الفعال والتوثيق الدقيق والالتزام بممارسات حوكمة الشركات. يتطلب هذا الدور فردًا لديه فهم قوي لمبادئ الحوكمة والقدرة على العمل بفعالية مع كبار المسؤولين التنفيذيين وأعضاء مجلس الإدارة.

المسؤوليات الرئيسية

• إعداد وتوثيق محاضر اجتماعات مجلس الإدارة واللجان بدقة، مع الحفاظ على السرية.
• تنظيم وصيانة السجلات والتقارير الرسمية لمجلس الإدارة والوثائق الداعمة.
• توزيع جداول أعمال الاجتماعات والتقارير والمواد ذات الصلة على أعضاء مجلس الإدارة في الوقت المناسب.
• ضمان الامتثال لإجراءات الحوكمة المعتمدة ومواثيق مجلس الإدارة.
• تنسيق تقويم اجتماعات مجلس الإدارة واللجان السنوية بما يتماشى مع معايير الحوكمة.
• مشاركة مسودات المحاضر مع الأعضاء للمراجعة وتقديم الملاحظات قبل الموافقة النهائية.
• العمل كنقطة تنسيق بين أعضاء مجلس الإدارة واللجان، وتقديم الدعم اللازم.
• متابعة قرارات مجلس الإدارة وإعداد تقارير مرحلية دورية عن حالة تنفيذها.
• دعم نقل المعرفة وتوجيه الموظفين المبتدئين حسب الحاجة.

المؤهلات والمتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، القانون، حوكمة الشركات، العلوم الاجتماعية، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 4 سنوات في مجال الحوكمة، سكرتارية مجلس الإدارة، الامتثال، أو أدوار مماثلة.
• فهم قوي لعمليات مجلس الإدارة واللجان.
• مستوى عالٍ من المهنية والتقدير.
• مهارات اتصال ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.

المهارات المطلوبة

• اهتمام قوي بالتفاصيل وقدرات تفكير نقدي.
• مهارات تنسيق وتنظيم ممتازة.
• نزاهة عالية والتزام بالسرية.
• القدرة على العمل بفعالية مع كبار المسؤولين التنفيذيين وأعضاء مجلس الإدارة.
• مهارات قوية في التواصل وإدارة أصحاب المصلحة.

بيئة العمل والخبرة

هذا منصب بدوام كامل يقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. يتطلب الدور خبرة ذات صلة تتراوح بين 2-5 سنوات، مما يوفر بيئة منظمة للنمو المهني في مجال حوكمة الشركات.

v   الواجبات والمهام الرئيسية:

1-     استقبال المراجعين والزوار والإجابة على استفساراتهم وإرشادهم إلى الأماكن التي يبحثون عنها في العيادات .

2-     تزويد  الزوار والمرضى بالنشرات الخاصة بتعريف العيادات وعروض الخدمات والباقات الطبية والعروض التسويقية.

3-      فتح ملف طبي .

4-     تسجيل المرضى على نظام العيادات المخصص والحرص والتأكد من صحة المعلومات قبل حفظها.

5-     إنشاء وطباعة الفواتير الخاصة بالمرضى وقبض قيمتها نقداً أو عن طريق بطاقات الصراف (SPAN) وإدخال إيصالات الاستلام. وذلك من خلال تطبيق نظام العيادات المخصص.  

6-      التأكد من ملء المرضى والمراجعين لاستمارات الإفصاح الطبي واستمارات التعهدات والتوقيع عليها من قبل المرضى وأرشفة وإرفاق هذه الاستمارات في ملف المريض بنظام العيادات المخصص.

7-      طباعة نشرة يومية للأطباء بمواعيد اليوم التالي والافادة بأي تغيير يطرأ عليها.

8-       القيام بأي عمل يوكل اليها من قبل الادارة .

9-       المحافظة على أسرار العمل .

عن الدور

تبحث شركة سواعد للتوظيف عن موظف استقبال محترف وموجه نحو العملاء للانضمام إلى شركة رائدة في قطاع الإلكترونيات والتكنولوجيا. هذه الوظيفة بدوام كامل مقرها في الرياض، المملكة العربية السعودية، وهي مصممة لشخص يمكنه خلق انطباع أول إيجابي والمساهمة في تجربة عملاء سلسة. سيكون موظف الاستقبال هو نقطة الاتصال الأساسية للعملاء والزوار، وإدارة الاستفسارات وطلبات الخدمة، وضمان كفاءة عمليات مكتب الاستقبال.

يشمل الدور تعزيز بيئة ترحيبية، والتنسيق مع الفرق الداخلية، والحفاظ على سجلات دقيقة لدعم التزام الشركة بخدمة العملاء الممتازة والكفاءة التشغيلية.

المسؤوليات الرئيسية

• الترحيب بالعملاء والزوار ومساعدتهم باحترافية ولطف، مما يخلق انطباعًا أول إيجابيًا.
• تسجيل طلبات الخدمة وإنشاء أوامر عمل دقيقة ضمن النظام المحدد.
• تقديم معلومات أساسية حول منتجات الشركة وخدماتها وضماناتها وإجراءات الخدمة.
• التنسيق بفعالية مع الفنيين والإدارات الداخلية لضمان التنفيذ السلس لعمليات الخدمة.
• متابعة طلبات الخدمة، وإبقاء العملاء على اطلاع بالتقدم المحرز والتحديثات ذات الصلة.
• التعامل مع استفسارات العملاء الواردة بكفاءة وتوجيههم إلى القسم أو الشخص المناسب.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للعملاء والتأكد من أن جميع المعلومات محدثة في النظام.
• معالجة جميع الوثائق المتعلقة بالخدمة، وضمان دقة البيانات وسلامتها.
• دعم عمليات مكتب الاستقبال اليومية وأداء مهام إدارية مختلفة حسب الحاجة.
• ضمان تنظيم مناطق الاستقبال والانتظار وتنظيفها وتقديمها بشكل مستمر.
• المساعدة في إعداد التقارير وصيانة السجلات التشغيلية عند الحاجة.

المؤهلات والمتطلبات

• مطلوب 1-4 سنوات من الخبرة المهنية.
• يفضل بشدة الخبرة السابقة في الاستقبال أو الإدارة أو التنسيق أو الأدوار المماثلة.
• إتقان اللغة الإنجليزية (تحدثًا وكتابة) إلزامي.
• مهارات اتصال وتواصل قوية ضرورية للتفاعل مع أفراد متنوعين.
• مظهر احترافي وموقف إيجابي وترحيبي متوقع.
• مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام دقيق بالتفاصيل ضرورية لإدارة مهام متعددة.
• إتقان تطبيقات Microsoft Office والأنظمة ذات الصلة مطلوب.
• القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد والعمل بفعالية في بيئة سريعة الخطى أمر بالغ الأهمية.

المهارات المطلوبة

• مهارات الاتصال والتواصل
• مهارات تنظيمية واهتمام بالتفاصيل
• إتقان حزمة Microsoft Office
• التميز في خدمة العملاء
• الإدارة والتنسيق

بيئة العمل والتفاصيل

هذه وظيفة بدوام كامل تقع في الرياض، المملكة العربية السعودية. في حين أن المتطلبات تحدد 1-4 سنوات من الخبرة المهنية، يتم تشجيع المرشحين الذين لديهم 0-1 سنوات من الخبرة على التقدم، مع إعطاء الأفضلية لأولئك الذين لديهم خبرة سابقة ذات صلة في أدوار الاستقبال أو الإدارة أو التنسيق.

نبحث عن موظفة استقبال للعمل بالمعرض روائع الدار بالتخصصي لاستقبال الزبائن والرد على استفسارات ومتابعة طلبات المعرض والدوام حضوري من الساعة الثانية ظهرا إلى الساعة العاشرة مساء والالتزام بمواعيد الدوام

مطلوب موظفة استقبال لمركز سبا نسائي

يشترط اللباقة وحسن التعامل مع العميلات، ويُفضل وجود خبرة سابقة في الصالونات أو مراكز التجميل والسبا

• استقبال العميلات والزائرات والترحيب بهن.
• الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل الواتساب والبريد الإلكتروني.
• تسجيل العضوات الجدد وتجديد الاشتراكات.
• متابعة حضور العميلات وإدارة الحجوزات والمواعيد.
• تحصيل الرسوم وإصدار الفواتير وفق الإجراءات المعتمدة.
• تقديم المعلومات الخاصة بالدورات والبرامج الرياضية والعروض.
• التنسيق مع المدربات والإدارة بشأن الجداول والتحديثات.
• المحافظة على سرية بيانات العميلات.
• إعداد التقارير اليومية الخاصة بالحضور والمبيعات.
• المحافظة على نظافة وترتيب 

• استقبال العملاء بحفاوة.
• تقديم الدعم والمساعدة للزوار بشكل احترافي.
• التواصل الفعال مع العملاء وزملاء العمل.
• الحفاظ على مظهر مهني أنيق.
• إدارة الوقت والالتزام بالمواعيد.
• التكيف مع ساعات العمل المرنة.

• مهارات تواصل ممتازة.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية.
• شخصية ودودة وإيجابية مع روح الفريق.
• احترام الوقت والقدرة على الالتزام بالمواعيد.