وظائف السكرتارية في الرياض

• تنسيق وإدارة الوظائف الإدارية اليومية في المكتب.
• التنسيق بين الأقسام لضمان سير العمل بسلاسة.
• تنفيذ وصيانة أنظمة المكتب لدعم الكفاءة التشغيلية.
• تنسيق ودعم إدماج الزملاء الذين لديهم وصول إلى أدوات الحكومة والبوابات.

• قدرات تنظيمية متعددة المهام رائعة.
• سجل حافل مثبت في إدارة العمليات المكتبية.
• مهارات قوية في القيادة والتواصل.

عنوان العمل: سكرتير شخصي

ملخص الوظيفة:

سيقدم السكرتير الشخصي دعمًا إداريًا على مستوى عالٍ للمديرين التنفيذيين. تتطلب هذه الوظيفة مستوىً من الخصوصية، ومهارات تنظيمية ممتازة، والقدرة على إدارة المهام المتعددة بكفاءة. يجب أن يكون المرشح المثالي استباقيًا، ومدققًا في التفاصيل، وقادرًا على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية.

المسؤوليات الأساسية:

• إدارة جداول الأعمال التنفيذية، بما في ذلك الاجتماعات، المواعيد، وترتيبات السفر.

• فحص وتوجيه المكالمات الهاتفية وتوزيع المراسلات.

• التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والاتصالات الأخرى نيابة عن المدير التنفيذي.

• إعداد التقارير، والمذكرات، والرسائل، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق.

• تنسيق وترتيب الاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية.

• الحفاظ على أنظمة الأرشيف، سواء الإلكترونية أو الورقية.

• تذكير المدير التنفيذي بالمهام الهامة والمواعيد النهائية.

• كتابة الملاحظات والجلسات وإدخال البيانات بدقة.

• أداء الواجبات المكتبية العامة مثل طلب المستلزمات وإدارة السجلات.

• التواصل مع الموظفين الداخليين والشركاء الخارجيين.

• ضمان سرية الأمور الحساسة في جميع الأوقات.

المتطلبات والتأهيلات:

• يفضل الحصول على درجة البكاليروس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

• خبرة مثبتة كأمين شخصي، سكرتير تنفيذي، أو دور مشابه.

• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.

• مهارات ممتازة في التواصل الشفوي والكتابي.

• التفوق في استخدام برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).

• القدرة على القيام بعدة مهام وتحديد أولويات عبء العمل اليومي.

• مستوى عالٍ من الخصوصية والاحترافية.

• يجب أن تكون الطلاقة في اللغة الإنجليزية مطلوبة؛ المعرفة بالعربية تعد ميزة.

oدرجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، اللوجستيات، إدارة سلسلة الإمداد، أو المجالات ذات الصلة.

oمن 25 سنوات من الخبرة المثبتة في المبيعات في اللوجستيات، النقل، أو الشحن في المملكة العربية السعودية.

oفهم قوي للوائح اللوجستيات السعودية، وإجراءات الجمارك، وسلسلة التوريد الإقليمية.

oالإلمام بالشحن المحلي وعبر الحدود، بما في ذلك الالتزام بالجمارك واللوائح السعودية.

oإتقان اللغة العربية والإنجليزية للتواصل الفعال مع العملاء والجهات الحكومية والشركاء الدوليين.

oمهارات تفاوض قوية مخصصة للسوق السعودي، وفهم الفروق الثقافية في الأعمال.

oمعرفة بقوانين الجمارك السعودية، ولوائح الاستيراد/التصدير، ومتطلبات الترخيص.

oإجادة استخدام برامج إدارة علاقات العملاء ومجموعة Microsoft Office (Word ،Excel، PowerPoint)

o القدرة على العمل في بيئة سريعة الوتيرة وتهدف إلى تحقيق الأهداف.

• تطوير فهم شامل لبرنامج درجة بكالوريوس إدارة الأعمال (BBA).
• الإشراف على الأنشطة اليومية للمكتب، بما في ذلك ردود البريد الإلكتروني ومعالجة النماذج.
• تنفيذ وضمان الامتثال لسياسات القسم.
• تقديم المشورة للطلاب في فترة الاختبار ومتابعة تقدمهم.
• المساعدة في الإشراف على الحضور وأداء موظفي الدعم.
• الإشراف على تقييمات الكلية وإدارة لوجستيات الامتحانات.
• تنسيق الترتيبات للفعاليات الجامعية، بما في ذلك التوجيه واحتفالات التخرج.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وإنتاج إحصائيات الأقسام.
• إدارة الجداول الزمنية وأداء مهام إدارية متنوعة حسب الحاجة.

• إدارة الأنشطة الإدارية العامة ودعم سير العمليات المكتبية.
• تنظيم والحفاظ على الملفات والسجلات والتقارير سواءً كانت ورقية أو رقمية.
• المساعدة في معالجة التأشيرات وتصاريح العمل وتجديد الإقامة.
• تنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر.
• إعداد وتوزيع الاتصالات الداخلية.
• التواصل مع الموردين ومقدمي الخدمات.
• إدارة اللوازم المكتبية وعمليات الشراء.
• دعم عمليات الانضمام للموظفين الجدد وصيانة المرافق.

• إنتاج محتوى استقصائي وتحليلي يتعلق بشؤون الشرق الأوسط وشمال أفريقيا والشؤون الأمريكية.
• إجراء مقابلات مع الشخصيات الرئيسية وإنشاء تقارير قائمة على البيانات.
• التعاون مع المحررين لتنسيق القصص لمختلف المنصات.

• درجة البكالوريوس في الصحافة أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من سنتين من الخبرة المهنية.
• إجادة اللغة العربية مع مهارات قوية في التواصل باللغة الإنجليزية.
• الإلمام بأدوات الصحافة الحديثة.
• القدرة على تصوير وتحرير محتوى الفيديو عبر الإنترنت.
• مهارات بحث قوية وقدرة على العمل تحت ضغوط زمنية صارمة.

• إدارة وصيانة الجداول والمواعيد والمراسلات للمديرين أو الأقسام.
• إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير والعروض التقديمية.
• الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، وتحويل الاستفسارات إلى الأطراف المعنية.
• المساعدة في التخطيط والتنسيق للاجتماعات، بما في ذلك اللوجستيات والمواد.
• الحفاظ على أنظمة الملفات، سواء كانت إلكترونية أو ورقية، مع ضمان سهولة الوصول إلى المعلومات.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
• أداء مهام المكتب العامة، بما في ذلك إدخال البيانات وحفظ السجلات.
• دعم أعضاء الفريق بمختلف المهام الإدارية حسب الحاجة.
• مراقبة وطلب لوازم المكتب، مع ضمان الحفاظ على مستويات المخزون.
• إعداد وتوزيع جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل.
• تطوير وتنفيذ إجراءات المكتب لتحسين الكفاءة.
• المساعدة في إعداد الميزانية وتتبع النفقات للأنشطة القسم.
• التواصل مع البائعين ومقدمي الخدمات الخارجيين لتسهيل الاحتياجات المكتبية.
• الحفاظ على معدات المكتب وتنسيق الإصلاحات حسب الحاجة.
• دعم التخطيط والتنسيق للفعاليات لوظائف الشركة أو أنشطة بناء الفريق.
• إنشاء وصيانة قواعد البيانات وجداول البيانات لتتبع المعلومات الهامة.
• إجراء البحث وجمع البيانات حسب الطلب من أعضاء الفريق.
• تدريب ودمج الموظفين الإداريين الجدد عند الحاجة.
• ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها؛ يفضل أن تكون هناك مؤهلات إضافية في إدارة المكتب أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كسكرتيرة أو في دور إداري مشابه (5 سنوات على الأقل).
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) ومعدات المكتب.
• يتطلب إتقان جيد للغة الإنجليزية.
• الاطلاع على إجراءات إدارة المكتب ومبادئ المحاسبة الأساسية.
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.
• قدرات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاون ضمن الفريق.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات القوية.
• تعتبر الخبرة في برامج الجدولة وأنظمة إدارة علاقات العملاء ميزة إضافية.
• مهارات شخصية قوية مع القدرة على التفاعل بشكل احترافي مع العملاء والزملاء.
• القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة المواعيد النهائية المتعددة بفعالية.
• المرونة للتكيف مع الأولويات والمشاريع المتغيرة.
• تعتبر الخبرة في التعامل مع ترتيبات السفر والجداول السياحية ميزة.
• المعرفة الأساسية بوسائل التواصل الاجتماعي وأدوات التسويق تكون مفيدة.
• يفضل أن يكون المقيم بالقرب من مكان الشركة.

• يحق الحصول على 30 يومًا من الإجازة المدفوعة كل عام.
• تقديم التأمين الصحي.

• إدارة الوظيفة العامة للمكتب، لضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة.
• توفير الدعم الإداري للشريك التنفيذي، بما في ذلك التعامل مع الجدولة والمراسلات والاتصالات.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد وتنظيم ترتيبات السفر للشريك التنفيذي وأعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات، باستخدام مهارات التنسيق والعرض المتقدمة.
• تقديم الخدمة كنقطة اتصال رئيسية للمؤسسات الداخلية والخارجية، والتعامل مع الاستفسارات والطلبات بسرعة واحترافية.
• الحفاظ على سجلات وملفات المكتب، سواء كانت إلكترونية أو ورقية، وضمان السرية والدقة.
• التعاون مع موظفين إداريين آخرين لضمان العمليات السلسة والدعم عبر الأقسام.
• إدارة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك فرز البريد، وصياغة الردود، وتوزيع الاتصالات على الأطراف المناسبة.
• تدوين المحاضر خلال الاجتماعات وتوزيعها على الحضور.

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية ضرورية.

• إدارة تقاويم التنفيذيين، تأكيد المواعيد، وتنسيق الاجتماعات.
• إعداد الجداول الزمنية، وتدوين محاضر الاجتماع، وتتبع إجراءات المتابعة.
• التعامل مع الرسائل الإلكترونية، والمكالمات، والمراسلات الرسمية بطريقة مهنية.
• الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة (رقمية وورقية).
• تنسيق ترتيبات السفر، والحجوزات، واللوجستيات.
• العمل كحلقة وصل بين التنفيذيين والمساهمين الداخليين والخارجيين.
• دعم إعداد التقارير والحفاظ على سرية المعلومات.
• متابعة المهام الموكلة وضمان إكمالها في الوقت المناسب.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• 24 سنوات من الخبرة في دور دعم تنفيذي مشابه.
• مهارات شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
• إجادة استخدام برنامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• مهارات قوية في إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق السفر، والمتابعة.
• القدرة على إعداد محاضر الاجتماعات والمراسلات الرسمية بدقة.
• منظمة للغاية، نشطة، وتهتم بالتفاصيل.

• الوقت المستغرق في الجدولة، والتوثيق، والمتابعات.
• جودة التواصل وتنفيذ المهام.
• الاستجابة للطلبات وكفاءة الدعم العملي.

• سري، موثوق، ومهني.
• موقف إيجابي والقدرة على التكيف مع بيئات العمل الديناميكية.
• متعلمة بسرعة ولديها شعور قوي بالمسؤولية.

• راتب ومزايا تنافسية.
• بيئة عمل تعاونية ومحترفة.
• فرص تطوير مهني ضمن شركة رعاية صحية تنمو.

• توفير الدعم السكرتاري بما في ذلك جدولة اجتماعات الموظفين وكتابة المحاضر.
• استقبال وفرز المكالمات الهاتفية، وتوجيهها بشكل مناسب.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، مثل رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والطرود.
• الحفاظ على التنظيم في بيئة المستشفى من خلال إعداد المذكرات، وإعداد الفواتير، وإنشاء خطابات المواعيد، وتسهيل التواصل بين الموظفين، وأرشفة الوثائق.
• ضمان أمان الوثائق السرية.
• إعداد الفواتير أو البيانات المالية، والمساعدة في مهام المحاسبة.
• الحفاظ على سجلات إلكترونية وورقية منظمة لسهولة الوصول إليها.
• إجراء الأبحاث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير كما هو مطلوب.
• إدارة نظم الملفات وقواعد البيانات بشكل فعال.

• شهادة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• تجربة في البيئات الصحية تعد ميزة.

• خبرة مثبتة كأمين طبي أو في أدوار إدارية مشابهة.
• إتقان في MS Office وبرامج المكتب الخلفية (مثل ERP).
• معرفة متعمقة بإدارة المكتب وإجراءات المحاسبة الأساسية وكذلك المصطلحات الخاصة بالصناعة.
• إلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات الإبلاغ.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• قدرات تواصل وتفاوض بارزة.
• إظهار النزاهة والسرية في جميع الأعمال.

• تقديم الدعم الإداري وإدارة واجبات الاستقبال
• الحفاظ على السرية والالتزام بسياسات المدرسة
• التنسيق مع مختلف الأقسام وتمثيل المدرسة بشكل احترافي

• سجل قوي في دور مشابه ضمن منظمة كبيرة
• موقف نشط مع القدرة على إدارة مهام متعددة
• مهارات تواصل ممتازة وذكاء عاطفي مرتفع
• الالتزام برسالة ورؤية المدرسة
• امتلاك حالة إقامة في المملكة العربية السعودية

• طلاب ملتزمون يسعون لتحقيق النجاح
• مجتمع مدرسي داعم يركز على التعاون
• فرص للنمو والتطور المهني
• مجموعة متنوعة من البرامج التي تثري حياة الطلاب

• فهم عمليات الأعمال الخاصة بالعميل والضوابط والبيانات لإجراءات التحليل.
• التعاون الوثيق مع فرق التدقيق المالي الأساسية لمناقشة نتائج التحليل.
• توثيق الإجراءات المنفذة ونتائج الاختبار بشكل واضح.
• التواصل بشكل فعال مع العملاء وفرق التدقيق المالي.
• البحث عن فرص التعلم أثناء العمل.

• درجة البكالوريوس في علوم الحاسوب، أو حاسوب الأعمال، أو نظم المعلومات الإدارية.
• 2535 سنوات من الخبرة العملية في لغة أوامر التدقيق (ACL) و/أو SQL.
• الإلمام بأدوات تصور بيانات ذكاء الأعمال مثل PowerBI و/أو Tableau.
• مهارات تحليلية قوية وخبرة في التعامل مع مجموعات بيانات كبيرة.
• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.

• إدارة وصيانة جدول الموظف التنفيذي، بما في ذلك ترتيب الاجتماعات والمواعيد ومسارات السفر.
• التعامل مع المراسلات، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاتصالات الأخرى، مع ضمان الردود في الوقت المناسب.
• تنسيق وتنظيم الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات حسب الحاجة.
• أداء المهام الإدارية مثل إعداد المستندات والأرشفة وإدخال البيانات.
• المساعدة في المهام الشخصية، لضمان الدعم السلس لاحتياجات الموظف التنفيذية والشخصية.
• الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر.
• التواصل مع الأطراف الداخلية والخارجية، ممثلةً الموظف التنفيذي بطريقة احترافية.
• إدارة وتحديد أولويات المهام لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية بكفاءة.

• مرشحة أنثوية، تقيم في الرياض، المملكة العربية السعودية.
• مظهر مهني وجذاب، مع سلوك مصقول يتناسب مع البيئات الرفيعة المستوى.
• خبرة مثبتة كمساعد شخصي أو مساعد تنفيذي أو دور مشابه.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• مهارات قوية في التواصل الشفوي والكتابي باللغة الإنجليزية؛ proficiency in Arabic is highly desirable.
• إتقان مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) والتعرف على أدوات الجدولة.
• القدرة على القيام بعدة مهام والعمل تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى.
• مستوى عالٍ من السرية والمهنية في التعامل مع الأمور السرية.
• ترخيص قيادة ساري ومرونة للسفر محليًا عند الحاجة.
• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو خبرة معادلة ولكنها ليست إلزامية.

• استباقية، مع إحساس قوي بالمبادرة ومهارات حل المشكلات.
• ودود، ومتوفر، وحساس ثقافيًا، مع فهم للعادات وآداب السلوك المحلية في الرياض.
• موثوق، ودائم، ومرن تجاه الأولويات المتغيرة.
• مهارات تواصل شخصية قوية لبناء والحفاظ على علاقات مهنية.

• تطوير حلول نموذجية مصنعة على لوحات الدوائر المطبوعة جاهزة للصناعة تشمل إلكترونيات القدرة، والأنظمة المدمجة، والتواصل الحاسوبي.
• استخدام التحكم، والنمذجة، وتحديد المعلمات في تطوير الحلول المبتكرة.
• بناء شبكة ميكرو DC قائمة على المختبر وتوائمها الرقمية في المحاكاة.
• إعداد مواد البحث بما في ذلك التقارير، والعروض التقديمية، واقتراحات المنح.
• بحث إدارة نظم تخزين طاقة البطاريات (BESS) ونمذجة نظم الطاقة الشمسية.
• إدارة لوجستيات المختبر والمساعدة في أنشطة بحثية متنوعة.
• تقديم النتائج في المؤتمرات وفي أوراق المجلات.
• تسهيل ورش عمل تدريبية وتوجيه أعضاء الفريق من المستوى الأدنى.
• جمع وتحليل البيانات باستخدام مهارات تحليلية قوية.
• التعاون مع الفرق متعددة التخصصات لتصميم وتحليل نظم مبتكرة.
• الحفاظ على سجلات بحث دقيقة وضمان دقة البيانات.
• أداء مهام أخرى حسب الحاجة من قبل المدير.

• درجة الماجستير في الهندسة الكهربائية أو ما يعادلها من مؤسسة معتمدة.
• إكمال دورات في التحكم، وإلكترونيات القدرة، والآلات الكهربائية، ونظم الطاقة المتجددة.
• حد أدنى من سنتين من الخبرة في المعدات والتجهيزات المخبرية للتحقق التجريبي؛ الخبرة في البحث مع مقالتين إلى ثلاث مقالات منشورة في مواضيع ذات صلة مطلوبة.

• المسؤوليات الرئيسية:
  • إدارة المكتب: تنظيم وصيانة ملفات المكتب والمستندات والسجلات أثناء التعامل مع المراسلات وضمان سرية المعلومات الحساسة.
  • جدولة وإدارة التقويم: تنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر؛ إدارة تقاويم القيادة وحل تضاربات الجدولة.
  • التواصل والمراسلة: العمل كنقطة اتصال للتواصل الداخلي والخارجي، والرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بسرعة.
  • إعداد الوثائق: إعداد التقارير والعروض التقديمية؛ تنسيق وتدقيق المحتوى من حيث الدقة والاحترافية.
  • تنسيق الفعاليات: المساعدة في تخطيط الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات المكتبية.
  • دعم المشروع: تتبع تقدم المشروع المستمر والتواصل مع أعضاء الفريق.
  • تتبع النفقات ومساعدة الميزانية: إدارة الفواتير ودعم تتبع الميزانية.
  • إدخال البيانات والحفاظ على السجلات: الحفاظ على معلومات دقيقة في قواعد البيانات وبرامج إدارة المكتب.
  • إدارة الإمدادات: مراقبة وطلب لوازم المكتب.

• التعليم: يجب أن يكون لديك دبلوم المدرسة الثانوية؛ يُفضل درجة الزمالة أو البكالوريوس.
• الخبرة: يُفضل من 13 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري أو المكتبي.
• المهارات: إجادة مجموعة MS Office ومهارات التواصل القوية.

نحن نبحث عن مدير أعمال ذو حافز عالي للإشراف على وتنظيم عمليات شركتنا، وتطوير خطط عمل استراتيجية، ودفع مبادرات نمو مستدامة. يجب أن يكون المرشح المثالي مسؤولاً عن إدارة الفرق متعددة الوظائف، وتحليل الاتجاهات السوقية، وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، والحفاظ على علاقات قوية مع أصحاب المصلحة والعملاء. تشمل المسؤوليات الرئيسية:
• قيادة استراتيجيات تطوير الأعمال
• إدارة الميزانيات والتخطيط المالي
• تنفيذ تحسينات تشغيلية
• إجراء تحليل السوق وبحث المنافسين
• تطوير وتنفيذ خطط العمل
• الإشراف على أداء الفريق وتطويره
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح