وظائف السكرتارية لحديثي التخرج في السعودية

• أداء مجموعة متنوعة من المهام الكتابية والإدارية بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية والحفاظ على الوثائق.
• تنسيق الاجتماعات وتقديم خدمة عملاء استثنائية.
• التواصل بفعالية مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• ضمان كفاءة العمليات اليومية للمكتب.

• ثنائي اللغة يتحدث الإنجليزية - التاغالوغ.
• إجادة المهارات الكتابية، وإدارة مستلزمات المكتب، والحفاظ على السجلات.
• خبرة في المساعدة الإدارية، وتنظيم سير العمل، والتعامل مع المراسلات.
• مهارات تواصل قوية وشخصية.
• خبرة في الجدولة، بما في ذلك إدارة التقويمات وحجز المواعيد.
• الاهتمام بالتفاصيل، وقدرات حل المشكلات، وإجادة تطبيقات MS Office.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يعتبر الحصول على درجة مشارك أو شهادة في إدارة المكاتب ميزة إضافية.

• تنسيق عمليات المبيعات وتحسين الأداء.
• إعداد التقارير وتحليل بيانات المبيعات.
• دعم فريق المبيعات لتحقيق الأهداف.
• إعداد عروض الأسعار للعملاء.

• دبلوم في المحاسبة أو مجال ذي صلة.
• مهارات متقدمة في برنامج Excel.
• مهارات تحليلية وتواصل ممتازة.
• إجادة اللغة الإنجليزية (يفضل).

• إدخال البيانات بدقة عالية.
• ترتيب الملفات وأرشفة الوثائق إلكترونيًا وورقيًا.
• التعامل مع البريد الوارد.
• تنفيذ مهام إدارية أخرى حسب الحاجة.

• قدرة ممتازة على التنظيم والمتابعة.
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت أوفيس.
• مهارات تواصل قوية والقدرة على العمل تحت الضغط.
• الانضباط في المواعيد والمظهر.

• إدارة جداول المديرين والمواعيد.
• إعداد وتنسيق تقارير المصاريف.
• تسهيل وتنظيم الاجتماعات.
• العمل كنقطة اتصال موثوقة لأصحاب المصلحة.
• ضمان السرية في جميع الاتصالات.

• مهارات قوية في المساعدة الإدارية التنفيذية والإدارة العامة.
• إجادة إدارة تقارير المصاريف.
• مهارات تواصل ممتازة، شفهياً وكتابياً.
• القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة في بيئة ديناميكية.
• اهتمام عالي بالتفاصيل ومهارات تنظيم قوية.
• إجادة في مجموعة MS Office وغيرها من أدوات المكتب.

• التوظيف والانضمام الجديد:
  • المساعدة في إجراء ورش العمل التمهيدية من خلال إعداد الغرف وتجهيز حزم الموظفين الجدد.
  • إدارة بيانات المستندات الخاصة بالموظفين الجدد والعمليات.
• علاقات الأفراد:
  • دعم الشراكة بين مدير عمليات الموارد البشرية والموظفين من خلال معالجة الاستفسارات.
  • تقديم المساعدة في المواضيع المتعلقة بالموارد البشرية مثل السياسات، والإجازات، والتعويضات.
• الإنهاء:
  • إعداد مستندات إنهاء الخدمة وفقًا للعمليات الداخلية.
• التقارير واتفاقيات مستوى الخدمة:
  • الحفاظ على وإدارة BambooHR لضمان تسجيل جميع ملفات الموظفين رقميًا.
  • إدارة الأنظمة وقواعد البيانات الداخلية للموارد البشرية، بما في ذلك الأرشفة.
• مهام متنوعة:
  • إدارة ترتيبات السفر والتواصل مع وكالات السفر.
  • المساعدة في تنفيذ الأنشطة من منظور العمليات بالتعاون مع فريق الموارد البشرية.
  • الحفاظ على مستندات التأمين الصحي وإدارة خزائن المستلزمات المكتبية.
  • المساعدة في تسليم واستلام البريد والمستندات.
  • أداء المهام الإدارية الأساسية والإشراف على توفير المرافق المخصصة.
  • تنسيق صيانة وإصلاح معدات المكتب.

• نسخ سجلات المقابلات
• توثيق إجراءات تفتيش الأذونات
• التعامل مع أشرطة الميدان ومكالمات الطوارئ
• نسخ شهادات الشهود

• إجادة استخدام أجهزة الحاسب والتطبيقات المتعلقة بها.
• القدرة على التعامل مع البيانات والمعلومات العقارية.
• مهارات تنظيمية عالية.
• يمكن أن يكون العمل في إطار فريق.

• استقبال ومساعدة الزوار بطريقة احترافية.
• إدارة الاتصالات الواردة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني.
• تنسيق المواعيد والاجتماعات مع التعامل مع المهام الإدارية الأساسية.
• التعاون مع الأقسام المختلفة لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
• ترتيب وسائل السفر للموظفين والعملاء.
• الحفاظ على سجلات معدات المكتب واللوازم.
• الإشراف على إمدادات وجبات المكتب وإدارة تقديم فواتير المرافق.

• ثنائي اللغة في العربية والإنجليزية.
• مهارات تواصل وتفاعل قوية.
• إجادة استخدام MS Office.
• القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة مسؤوليات متعددة.
• مهارات تنظيم ممتازة.

• إدارة وتحسين تقويم المدير لضمان جدولة سلسة.
• تنسيق الاجتماعات والفعاليات وترتيبات السفر بكفاءة.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات لدعم عمليات اتخاذ القرار.
• أن تكون حلقة وصل بين المدير وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• دعم مهام إدارة المشاريع لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وتتبع التقدم.
• تحديد الفرص لتحسين العمليات الإدارية وتنفيذ التحسينات.

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية باللغة الإنجليزية؛ اللغات الإضافية ميزة.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وأدوات الإنتاجية الأخرى.
• عقلية تعاونية وقدرة على التكيف مع البيئات الديناميكية.
• اهتمام كبير بالتفاصيل وقدرات قوية في حل المشكلات.
• الالتزام بالسرية والحذر في التعامل مع المعلومات الحساسة.

• تنظيم اجتماعات العملاء وإدارة معلومات الاتصال بالعملاء في نظام إدارة علاقات العملاء.
• دعم المبادرات التسويقية وتوليد الأعمال الجديدة.
• إجراء الأبحاث والتحليلات للعروض التقديمية والمناقشات.
• المساعدة في إعداد الاتصالات للنشرات الخارجية والداخلية.
• إدارة المهام الإدارية العامة بما في ذلك إدارة المواعيد وترتيبات السفر.
• تحديث المبادرات الرئيسية وتجميع المحتوى لتقارير الشركة السنوية الموجهة للعملاء.

• طموح وعقلية مركزة على المسيرة المهنية.
• مهارات تواصل بين الأشخاص وبناء العلاقات ممتازة.
• فطنة تجارية وقدرات تحليلية قوية.
• إجادة برنامج Microsoft Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
• مهارات اتصال ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
• مهارات تنظيمية قوية لإدارة المطالب المتنافسة بفعالية.
• نهج إبداعي ومبتكر لحل المشكلات.

نوع الوظيفة: هجين (غالبًا عن بُعد مع دعم شخصي عرضي) التعويض: يبدأ من 1,500 للشهر الأول، مع زيادة محتملة بناءً على الأداء تاريخ البدء: في أسرع وقت ممكن

نظرة عامة

يتطلب بيئة سريعة الحركة رياديًا مساعدًا موثوقًا وقابلًا للتكيف للمساعدة في إدارة المسؤوليات اليومية والتواصل والمهام التنظيمية. تتضمن هذه الوظيفة العمل عن كثب مع رئيس الشركة للحفاظ على سير العمليات بسلاسة وكفاءة.

مسؤوليات الدور

• إدارة المكالمات والرسائل والتقاويم والتواصل عبر الإنترنت
• تكون نقطة الاتصال مع العملاء والشركاء والموظفين
• تنظيم المستندات وتتبع المهام والمساعدة في تنسيق المشاريع
• تقديم الدعم التشغيلي العام، سواء عن بُعد أو خلال جلسات شخصية عرضية
• التعامل مع المهام الشخصية أو المعاملات حسب الحاجة
• الحفاظ على السرية وتمثيل المدير بشكل احترافي

المتطلبات

• مهارات تواصل قوية وإنجليزية محادثة
• موثوق للغاية، سري، ومرتاح للعمل في تعاون وثيق
• عقلية مرنة ومنفتح على مجموعة متنوعة من المهام
• سلوك احترافي عند التحدث مع العملاء أو الموظفين
• مرتاح مع ترتيب هجيني (عن بُعد + شخصي عرضي)
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتوقع الاحتياجات

المرشح المثالي

• قابل للتكيف، إيجابي، وقادر على العمل في بيئة ديناميكية
• يقدر السرية والاحترافية
• مرتاح في دعم مدير مشغول عبر المهام التجارية والشخصية
• وجود موثوق يمكنه التدخل عند الحاجة دون الحاجة إلى إشراف دقيق

المزايا

• ساعات مرنة وحمولة عمل قابلة للإدارة
• إمكانية زيادة الأجر بناءً على المساهمة والموثوقية
• فرصة لاكتساب الخبرة في الأعمال والعمليات والتواصل
• العمل مباشرة مع رائد أعمال في دور قريب يعتمد على الثقة

• استخراج المعلومات والبيانات العقارية الأساسية باستخدام أدوات الرسم في أجهزة الحاسب.
• تقديم البيانات في شكل قصاصات (حقول).
• إدخال البيانات عبر تطبيق رقمن.

• القدرة على التعامل مع برامج وأدوات الرسم.
• مهارات عالية في إدخال البيانات والاهتمام بالتفاصيل.
• التزام بالعمل وفق المعايير الأمنية والخصوصية.