وظائف السكرتارية في السعودية

سكرتير تنفيذي للعمل عن بعد

المؤهلات والشروط المطلوبة:
١- مؤهل بكالوريوس
٢- القدرة على القيادة وتحمل المسؤولية وإدارة فريق العمل.
٣- القدرة على المتابعة والتقويم وتطوير العمل.
٤- القدرة على البحث والتحليل والتخطيط.
٥- القدرة على إعداد التقارير الفنية.
٦- إجادة تامة لاستخدام برامج الأوفيس.
٧- إجادة مهارات الاتصال وتقديم الحلول المناسبة للمشاكل.
٨- خبرة في الأعمال الإدارية.
٩- التفرغ للعمل.

• تقديم الكرامة، والرحمة، والاحترام لجميع الأفراد.
• تدوين ونسخ التقارير السرية للغاية مع ضمان الدقة والسرية.
• استلام وتجميع التقارير من وحدات الخدمة المختلفة.
• مراجعة التقارير للتأكد من الدقة والامتثال.
• إدارة المواعيد النهائية والأداء الجيد تحت الضغط.
• المساهمة في ثقافة الرعاية المتمحورة حول المريض.
• إكمال المهام ذات الصلة كما تعين من قبل رئيس القسم.

• دبلوم كليه أو درجة مشارك.
• معرفة أساسية في الكتابة السريعة وكتابة التقارير الطبية بدقة لا تقل عن 85%.
• معرفة شاملة بالمصطلحات الطبية، والفحوصات المخبرية، والاختصارات.
• سنتان من الخبرة كأمين طبي/سريري في بيئة الرعاية الصحية.
• مهارات ممتازة في الكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية.
• اهتمام قوي بالتفاصيل ومهارات تنظيمية.
• مهارات تحليلية لتفسير البيانات.

• الحفاظ على أنظمة الملفات والسجلات وسجلات المراسلات.
• المساعدة في الكتابة، تنسيق الوثائق، وإعداد الاتصالات الداخلية والخارجية.
• التعامل مع المستلزمات المكتبية وإدارة المراسلات الواردة والصادرة.
• تنسيق اجتماعات المشروع والحفاظ على السجلات وسجلات الوقت.
• ضمان الامتثال لإجراءات الملفات والأرشفة المعمول بها.

• إدخال الإنتاج اليومي والساعات المعنية في نظام تخطيط موارد المؤسسات.
• تحديث أوامر العمل، وأوامر العمل، وحالة الإنتاج في الوقت الحقيقي.
• تتبع وتسجيل السلع التامة، والعناصر المرفوضة، وكميات إعادة العمل.
• الإبلاغ عن تناقضات البيانات أو الأخطاء للمشرفين أو الأقسام ذات الصلة.
• المساعدة في إغلاق أوامر الإنتاج والتحقق من استهلاك جدول المواد (BOM).

• درجة دبلوم (الحد الأدنى من المتطلبات).
• 1-2 سنوات من الخبرة في وظيفة مشابهة لإدخال البيانات أو دعم الإنتاج داخل مصنع مفاتيح التبديل أو التصنيع.
• تعتبر الخبرة السابقة مع أنظمة SAP أو ERP ميزة.
• القدرة على إدارة وتحديد أولويات المهام المتعددة الحساسة للوقت في بيئة إنتاج سريعة.

• مهارات تحليلية قوية مع الانتباه إلى دقة البيانات وحل المشكلات.
• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.
• الاهتمام العالي بالتفاصيل والمتابعة.
• إجادة تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Excel وWord.
• الاستعداد للعمل عن كثب مع فرق الإنتاج في أرض المصنع.

• إدارة وتنظيم الجداول والمواعيد والاجتماعات للفريق.
• إعداد وصيانة السجلات والتقارير والوثائق بدقة.
• التعامل مع المراسلات، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، بكفاءة واحترافية.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية ومواد المكتب الأخرى.
• تنسيق الأنشطة والفعاليات المكتبية لتعزيز بيئة العمل الإيجابية.
• الحفاظ على لوازم المكتب والمخزون، وضمان توفرها حسب الحاجة.
• أداء مهام إدارية متنوعة كما هو موكل من قبل الإدارة.

• خبرة مثبتة كأمين سر أو في دور إداري مماثل.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة مهام متعددة.
• قدرات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint).
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
• شهادة الثانوية العامة؛ المؤهلات الإضافية كمساعد شخصي أو أمين سر تعتبر ميزة.

• إدارة وتنظيم الجداول والمواعيد والاجتماعات للفريق.
• إعداد وصيانة السجلات والتقارير والوثائق بدقة.
• التعامل مع المراسلات بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية بكفاءة واحترافية.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية ومواد المكتب الأخرى.
• تنسيق أنشطة المكتب والفعاليات لتعزيز بيئة عمل إيجابية.
• الحفاظ على مستلزمات المكتب والمخزون، وضمان توفرها عند الحاجة.
• أداء مهام إدارية متنوعة كما هو موكل من قبل الإدارة.

• خبرة مثبتة كأمين سر أو في دور إداري مشابه.
• مهارات تنظيمية وقدرة على القيام بعدة مهام في نفس الوقت.
• قدرات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint).
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
• شهادة الثانوية العامة؛ المؤهلات الإضافية كأمين مساعد أو أمين سر تعتبر ميزة.

• إدارة المواعيد اليومية للمديرين التنفيذيين.
• تنسيق الاجتماعات والفعاليات.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية باستخدام Microsoft Office.
• التفاعل مع العملاء والموردين لبناء علاقات قوية.
• إدارة الوثائق والملفات بشكل منظم.
• تقديم الدعم الإداري للفرق المختلفة.
• مراقبة الميزانيات والنفقات.
• تطوير وتنفيذ إجراءات العمل لتحسين الكفاءة.

• بكالوريوس أو دبلوم عالي.
• 2 - 10 سنوات من الخبرة في نفس المجال.
• مهارات تنظيمية قوية.
• إجادة Microsoft Office.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.

• مراجعة استمارات البيانات وتدقيقها.
• إدخال وتخزين البيانات والمعلومات بجهاز الحاسب الآلي.
• مراجعة رموز التصنيف للبيانات وتصويب الأخطاء.
• عمل النسخ الاحتياطية اللازمة للبيانات.
• التقيد بالتعليمات المتعلقة بسرية البيانات والمعلومات.

• خبرة عملية لمدة سنتين.
• المؤهل الدراسي: المرحلة الثانوية.
• مهارات متقدمة في الأرشفة، التفتيش، جمع البيانات، واستخدام معدات الكمبيوتر.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية.

• الالمام بالبرامج المحاسبية (اونكس برو).
• متابعة المخزون وتسجيل فواتير المشتريات.
• تسعير المنتجات بشكل دقيق.

الهدف الوظيفي: قيادة وإدارة العمليات التشغيلية والتجارية للشركة بكفاءة عالية، لضمان توفير منتجات طازجة بجودة متميزة وأسعار جملة تنافسية، مع تحقيق نمو مستدام في المبيعات وتعزيز الربحية وترسيخ مكانة الشركة في السوق.

المهام والمسؤوليات:

أولاً: القيادة الاستراتيجية والتخطيط

- إعداد وتنفيذ الاستراتيجية العامة للشركة وخطط النمو والتوسع.

تنظيم العمل المؤسسي ووضع الهياكل والسياسات والإجراءات التشغيلية.

- توحيد الرؤية بين الأقسام المختلفة وضمان تكامل الأدوار وتحقيق الأهداف المشتركة.

ثانياً: إدارة العمليات والتوريد

- الإشراف الكامل على عمليات الشراء والتوريد وضمان استمرارية توفر المنتجات الطازجة بشكل يومي.

- إدارة علاقات الموردين والمزارع وتحسين شروط التعاقد والتسعير.

- متابعة حركة السوق في أسواق الخضار والفواكه وتحليل الأسعار والمنافسة لاتخاذ قرارات شرائية مدروسة.

- تطوير وتحسين العمليات اللوجستية وأنظمة التخزين لرفع الكفاءة وتقليل الفاقد.

ثالثاً: إدارة المبيعات والتسويق

- الإشراف على إدارة المبيعات وخدمة عملاء التجزئة وبناء علاقات طويلة الأمد معهم.

- وضع خطط تسويقية فعالة (تقليدية ورقمية) لتعزيز الحضور في السوق وزيادة الحصة السوقية.

- متابعة مؤشرات الأداء البيعي وتحليل النتائج لضمان تحقيق الأهداف.

رابعاً: الجودة والرقابة

- مراقبة جودة وسلامة المنتجات وفق الاشتراطات الصحية والبلدية.

- تطوير أنظمة الرقابة الداخلية وضمان الالتزام بالمعايير التشغيلية.

خامساً: الإدارة المالية

- إدارة الميزانيات والتدفقات النقدية وضبط المصاريف.

- تحقيق أهداف الربحية وتحسين هامش الربح من خلال إدارة فعالة للتكاليف.

سادساً: إدارة الموارد البشرية

- قيادة وتطوير فريق العمل وتعزيز ثقافة الأداء والانضباط.

- تقييم الأداء وتحفيز الكوادر ورفع مستوى الكفاءة المهنية.

• خبرة في مجال الموارد البشرية ونظام العمل.
• معرفة جيدة بسياسات وإجراءات العمل.
• مراجعة الدوائر الحكومية.

• شهادة الثانوية كحد أدنى.
• مهارات تواصل جيدة.

• خمسة أيام في الأسبوع من الساعة 8 صباحاً وحتى 5 مساءً.