وظائف السكرتارية في السعودية

المهام والمسؤوليات

1. إدارة الاتصالات الهاتفية والبريدية (الورقية والإلكترونية) الخاصة بالإدارة.

2. إعداد وطباعة الخطابات، المذكرات، والتقارير الرسمية.

3. تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات الخاصة بالمدير/الإدارة، وتنسيق ترتيبات السفر.

4. استقبال الزوار والعملاء وترتيب مقابلاتهم مع المعنيين.

5. حفظ وأرشفة الملفات والمستندات بطريقة منظمة وسهلة الوصول.

6. متابعة تنفيذ القرارات الصادرة من الاجتماعات، وإعداد محاضر الاجتماعات عند الحاجة.

7. مساعدة الإدارة في الأعمال المكتبية اليومية وضمان سلاسة الإجراءات.

8. الالتزام بالسرية التامة للمعلومات والبيانات الخاصة بالإدارة.

9. التنسيق بين أقسام الشركة فيما يخص الأعمال المرتبطة بالإدارة.

10. أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المسؤول المباشر.

المهام والمسؤوليات:
1. إدارة المشتريات والتوريد:
• استقبال طلبات الجهات والعملاء عبر البريد الرسمي والمنصات.
• التواصل مع المصانع والموردين في الصين وغيرها لطلب الكميات المطلوبة ومتابعة الإنتاج.
• متابعة شحن المنتجات حتى وصولها للمستودع.
• إدخال المنتجات في النظام الداخلي وإبلاغ موظفي التوزيع لاستكمال عملية التوصيل.
2. إدارة المنصات الإلكترونية والمبيعات:
• رفع المنتجات على أمازون والمنصات الأخرى الخاصة بالشركة.
• متابعة الطلبات الإلكترونية والرد على العملاء.
• تطوير طرق عرض المنتجات وتحسين تجربة العملاء لزيادة المبيعات.
• التسويق الإلكتروني واستقطاب عملاء جدد عبر القنوات المختلفة.
3. التطوير ودراسة السوق:
• إجراء دراسة دورية للسوق والمنافسين لتحديد الفرص والتحديات.
• المساهمة في وضع استراتيجيات لتطوير المبيعات وزيادة الحصة السوقية.
• متابعة الوضع المالي للشركة واقتراح حلول لتحسين الأداء والربحية.

المؤهلات المطلوبة:
• خبرة في المشتريات الدولية والتعامل مع الموردين (يفضل الصين).
• خبرة في التسويق الإلكتروني وإدارة المتاجر الإلكترونية (أمازون، منصات محلية).
• إجادة استخدام برامج الحاسب والأنظمة الإدارية.
• مهارات تواصل ومتابعة قوية.
• لغة إنجليزية جيدة (تسهّل التواصل مع الموردين).

المزايا:
• بيئة عمل محفزة وفرص للتطور والنمو.
• راتب مجزي وعمولات على المبيعات

• توثيق الموارد البشرية: تنسيق وصيانة سجلات الموظفين بدقة، وضمان الامتثال للوائح.
• إدارة بيانات الموظفين: تحديث المعلومات والتغييرات المتعلقة بالموظفين.
• دعم علاقات الموظفين: تقديم المساعدة في الاستجابة للاستفسارات وتقديم معلومات عن سياسات وإجراءات الموارد البشرية.
• إدارة التأمينات الاجتماعية: إعداد الوثائق للحصول على التوقيعات اللازمة وتقديمها في الوقت المناسب.
• تنسيق التأمين الصحي: إعداد الوثائق الخاصة بالتأمين الصحي والتواصل مع شركات التأمين.
• إدارة الأصول: إدارة تسليم واستلام الأصول المكتبية.
• التنسيق مع البنوك: تسليم الوثائق الموقعة ومتابعة فتح الحسابات.
• التقارير وتحليل البيانات: إنشاء تقارير متعلقة بالموارد البشرية للمساعدة في تتبع بيانات الموظفين.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المرافق أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في الإدارة البشرية أو في الشؤون الإدارية.
• مهارات تواصل فعالة وقدرة على التعامل مع الموظفين على جميع المستويات.
• فهم شامل لقوانين العمل واللوائح المعمول بها.
• القدرة على تقديم حلول لمشاكل الموظفين بشكل فعال.

موظفة ذات خبره في التعامل مع المنصات الحكومية مثل ابشر والضمان ومقيم وقوى وبنك التنمية وغيرها

• دبلوم أو درجة البكاليروس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حديث التخرج أو يمتلك 12 سنوات من الخبرة كسكرتير تنفيذي أو مساعد إداري.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• قدرة قوية على التواصل الكتابي والشفهي.
• إتقان استخدام برامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint).
• القدرة على الحفاظ على السرية ومعالجة المعلومات الحساسة.
• معرفة بنظام SAP هي ميزة إضافية.
• إجادة اللغة الإنجليزية.

• مهارات قوية في التواصل والتعامل مع الآخرين
• القدرة على القيام بعدة مهام وتحديد الأولويات بفاعلية
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة
• نهج استباقي لحل المشكلات

• إدارة وتنظيم جدول أعمال الإدارة التنفيذية.
• تنسيق الاجتماعات والمواعيد الرسمية.
• إعداد المراسلات الرسمية والتقارير الدورية.
• استقبال المكالمات وتنظيم البريد الإلكتروني.
• متابعة وتنظيم الوثائق والملفات بشكل احترافي.
• التنسيق بين الأقسام والإدارة العليا.
• تنظيم السفر والحجوزات والمهام الخارجية.

• شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، السكرتارية، أو أي تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في نفس المجال أو مجال مشابه.
• مظهر مهني وسلوك احترافي.
• القدرة على بدء العمل فورًا (ميزة إضافية).

• إتقان اللغة العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة.
• مهارات عالية في استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office (Word – Excel – PowerPoint – Outlook).
• مهارات تنظيمية عالية واهتمام بالتفاصيل.
• مهارات تواصل قوية ولباقة في التعامل.
• القدرة على إدارة الوقت والعمل تحت الضغط.
• الالتزام بالسرية التامة والخصوصية في العمل.

• تنظيم وإدارة جدول أعمال المدير التنفيذي وتنسيق الاجتماعات والمواعيد.
• إعداد وتجهيز المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية.
• التنسيق بين المدير التنفيذي وباقي الإدارات.
• حضور الاجتماعات وتوثيق محاضر الاجتماعات.
• إدارة المراسلات الإلكترونية والهاتفية بسرية واحترافية.
• تجهيز الملفات اللازمة للاجتماعات.
• الحفاظ على سرية المعلومات.
• تنفيذ المهام الخاصة الموجهة من المدير التنفيذي.

• إتقان برامج Microsoft Office.
• مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت.
• مهارات تواصل متميزة كتابية وشفهية.
• القدرة على العمل تحت الضغط وسرعة البديهة.
• إلمام جيد باللغة الإنجليزية.

سكرتير تنفيذي

الملخص الوظيفي

يقوم السكرتير التنفيذي بدور محوري في دعم الإدارة العليا وضمان انسيابية العمليات اليومية. يتولى مسؤولية تنسيق المواعيد، إعداد التقارير، متابعة الاتصالات الداخلية والخارجية، والإشراف على المهام الإدارية المعقدة. يعمل كحلقة وصل فعّالة بين الإدارة والموظفين والعملاء، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والدقة والاحترافية.

المهام والمسؤوليات

• إدارة وتنظيم جداول وأجندة الإدارة العليا والاجتماعات الهامة.

• إعداد وتجهيز المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية.

• التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تنفيذ القرارات والمتابعة المستمرة للمشاريع.

• استقبال ومتابعة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني بطريقة احترافية.

• ترتيب وحضور الاجتماعات وتوثيق محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.

• تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية بشكل منظم وسري.

• القيام بمهام الترجمة (إن وجدت) خاصة في بيئة تقنية دولية.

• المساهمة في التخطيط للفعاليات وورش العمل الخاصة بالشركة.

• متابعة طلبات السفر والحجوزات للإدارة العليا عند الحاجة.

المؤهلات العلمية

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو أي تخصص ذي صلة.

• يفضل الحصول على شهادات تدريبية في الإدارة المكتبية أو إدارة الوقت أو المراسلات التجارية.

المهارات المطلوبة

• مهارات عالية في التواصل الكتابي والشفوي باللغتين العربية والإنجليزية.

• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الأولويات تحت ضغط العمل.

• فهم جيد لطبيعة الشركات التقنية والقدرة على التعامل مع بيئة عمل سريعة التغير.

• مهارات في إعداد التقارير والعروض الاحترافية.

• سرية عالية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

• سرعة في التعلم والتكيف مع الأدوات والأنظمة التقنية الحديثة.

الخبرات العملية

• خبرة لا تقل عن شركات تقنية أو شركات متعددة الجنسيات.

• خبرة مثبتة في التعامل مع المدراء التنفيذيين والإدارات العليا.

• خبرة في تنسيق الاجتماعات والفعاليات على مستوى عالٍ.

• خلفية في إدارة المشاريع أو المتوسطة ميزة إضافية.

السمات الشخصية

• الدقة والانتباه للتفاصيل.

• شخصية لبقة وحضور مهني متميز.

• قدرة عالية على حل المشكلات واتخاذ القرار.

• مرونة واستعداد للعمل خارج أوقات الدوام عند الضرورة.

• العمل بروح الفريق مع الحفاظ على الاستقلالية في إنجاز المهام.

لابد من تواجد مقطع فديو للمتقدم.

سكرتير لمؤسسة تعمل في مجال حلول التقنية.

الجمعة والسبت اجازة. بالاضافة للاجارة السنوية.

لابد يجيد جميع المنصات الحكومية(التجارة. قوى. ابشر. الزكاة. الضريبة. الخ)

ويقوم باعمال السكرتارية والمحاسبة وشؤون الموظفين وحفظ الملفات ومتابعة العملاء وكل مايتعلق بالمدير العام.

يجب ان تكون عنده القدرة على حضور الاجتماعات وكتابة المحاضر.

والتمكن من استخدام برامج الاوفيس بكل انواعها والقدرة على استخدام بوربوينت وعمل عروض تقديمية.

والتعامل مع منصات التواصل الاجتماعي والرد على العملاء ومتابعة اعلانات قوقل.

يجب ان يكون ملم بمستوى متوسط على الاقل بمصطلحات الانترنت والتطبيقات ويجيد حضور المعارض وكتابة ملخصات عن العارضين وخدماتهم

سوف يزود بجهاز لابتوب وجوال، اذا لابد من الرد في جميع الاوقات بما فيها اجازة نهاية الاسبوع.

• إدارة السجلات وتنظيمها لدعم أنشطة المشتريات واللوجستيات.
• التحضير للاجتماعات والتأكد من توفر المعلومات اللازمة للمشاركين.
• إعداد التقارير المتعلقة بالأداء والعمليات.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.

• دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خريج جديد أو لديه خبرة تتراوح بين 12 سنوات كسكرتير تنفيذي أو مساعد إداري.
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
• قدرة على التواصل بشكل فعال كتابياً وشفهياً.
• اجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint).
• المعرفة بنظام SAP تعتبر ميزة إضافية.
• الطلاقة في اللغة الإنجليزية.

• قدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• اهتمام بالتفاصيل والدقة.
• نهج استباقي في حل المشكلات.