وظائف السكرتارية بدوام كامل في السعودية

• الإدارة الإدارية والتشغيلية: الإشراف على عمليات المكتب، إدارة مستلزمات المكتب، وضع سياسات المكتب، والعمل كجهة الاتصال الرئيسية للموردين ومقدمي الخدمات.
• الناس والتنسيق: الإشراف على الموظفين الإداريين، وتنسيق أنشطة الموارد البشرية، والمساعدة في جدولة الاجتماعات وتنظيم فعاليات الشركة.
• الدعم المالي والامتثال: دعم الميزانية، ومعالجة الفواتير، وضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح.
• الاتصال والوثائق: الحفاظ على سجلات الشركة، وإعداد التقارير اللازمة، وتسهيل الاتصال الداخلي بين الأقسام.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة في إدارة المكاتب أو العمليات، وخاصة في صناعة الطيران.
• مهارات تنظيم ممتازة، وقدرات تواصل قوية، وإجادة في مجموعة MS Office.
• القدرة على إدارة المعلومات السرية وإظهار مستوى عالٍ من الاحترافية.

• إدارة وتنظيم المراسلات والجدولة بشكل فعال.
• تقديم دعم إداري تنفيذي، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية وتنسيق السفر.
• تسهيل الاتصالات الداخلية والخارجية.
• المساعدة في الواجبات السرية للشركة ومهام الامتثال.
• تقديم خدمة عملاء استثنائية للعملاء وأعضاء الفريق.

• مهارات إدارية قوية وقدرات تواصل.
• خبرة في العمل السري للشركة، مع التركيز على حفظ السجلات وإعداد التقارير.
• نهج دقيق وكفاءة في برامج المكتب (مثل مجموعة Microsoft Office).
• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
• تجربة سابقة في دور إداري، وخاصة كأمين تنفيذي، هي ميزة.

• زيارة مواقع المستودعات المحددة يوميًا (حتى ساعة من المدينة).
• تسجيل تفاصيل المعدات باستخدام أدوات القياس.
• التقاط صور واضحة للمعدات باستخدام جهاز لوحي من الشركة.
• إدخال البيانات بدقة في التطبيق المحمول.
• إكمال أهداف جمع البيانات اليومية في الوقت المحدد.
• الحفاظ على أمان الأجهزة المعينة والتنسيق مع قائد الفريق.
• الالتزام ببروتوكولات السلامة والأمان أثناء الزيارات.

• التعليم: يفضل الدبلوم أو شهادة البكالوريوس.
• الخبرة: حديثو التخرج أو المرشحون ذوو الخبرة الأساسية في التقنية / إدخال البيانات.
• المهارات: المعرفة الأساسية بالكمبيوتر، والاطلاع على التطبيقات المحمولة، والانتباه للتفاصيل.
• اللغة: العربية إلزامية، والإنجليزية الأساسية مفضلة.

• تقديم الدعم الإداري اليومي للمحامين، بما في ذلك إعداد الوثائق القانونية.
• إدارة الجداول الزمنية، والمحافظة على ملفات القضايا، وإجراء المهام الكتابية العامة.
• التنسيق مع الفرق الداخلية المختلفة لضمان تنظيم الوثائق والمواعيد النهائية في الوقت المحدد.

• معرفة قوية بالمبادئ القانونية وخبرة في إعداد الوثائق القانونية.
• إجادة المهارات الكتابية، بما في ذلك الأرشفة، والتوثيق، وتنظيم البيانات.
• مهارات تنظيمية، واتصالات، وإدارة الوقت ممتازة.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
• إجادة مجموعة Microsoft Office وأدوات إدارة القانون.
• يفضل وجود درجة بكاليوس أو دبلوم في الدراسات القانونية أو الإدارة أو مجال ذي صلة.

• إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي اليومي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وترتيبات السفر، والمواعيد لضمان إدارة الوقت بشكل مثالي.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين المدير التنفيذي والمساهمين الداخليين/الخارجيين، والتعامل مع المراسلات، والمكالمات، والاستفسارات بسرية.
• إعداد ومراجعة وتحرير التقارير، والعروض التقديمية، والمراسلات الرسمية نيابة عن المدير التنفيذي.
• تنظيم الاجتماعات التنفيذية، بما في ذلك جلسات مجلس الإدارة وفريق القيادة، وضمان دقة المحاضر، وتتبع الإجراءات، والمتابعات في الوقت المناسب.
• تنسيق تدفق المعلومات عبر الأقسام لدعم المبادرات الاستراتيجية والتشغيلية.
• التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة، وضمان معالجة الأمور التجارية والشخصية الحساسة بأعلى مستوى من السرية.
• مراقبة وتحديد أولويات الطلبات الواردة، وتحديد الأمور العاجلة وضمان الردود الفورية.
• دعم المدير التنفيذي في إدارة المشاريع الخاصة، والفعاليات corporate، والمراجعات التجارية الرئيسية.
• التواصل مع الشركاء الخارجيين والعملاء وممثلي الحكومة للحفاظ على صورة مؤسسية احترافية.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية والمادية بكفاءة لضمان سهولة الوصول واسترجاع الوثائق التنفيذية.

• إدارة وتحديد أولويات جدول الرئيس التنفيذي، بما في ذلك الاجتماعات والمناسبات الخاصة.
• تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والمكالمات، والتأكد من أن جميع التحضيرات تتم مسبقًا.
• التعامل مع الاتصالات الواردة بمهنية و urgency.
• تنسيق ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات والإقامة.
• إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات بشكل منظم وسري.
• دعم الرئيس التنفيذي في الفعاليات وإدارة اللوجستيات.
• تنسيق الجداول الشخصية والعائلية حسب الحاجة.

• 3-5 سنوات من الخبرة في الدعم التنفيذي.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على القيام بعدة مهام مع الانتباه للتفاصيل.
• تحفظ عالي وقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
• إجادة استخدام أدوات الجدولة.
• مهارات تواصل ممتازة.
• مظهر احترافي مع القدرة على إدارة مهام متنوعة.

• معالجة مدفوعات المكتب، بما في ذلك الإيجار، والصيانة، ونفقات السفر، وفواتير الهاتف.
• التفاوض والتنسيق مع الوزارات والهيئات الحكومية كنقطة اتصال.
• مراقبة وتجميع التحديثات حول المعلومات الحكومية المتعلقة بالموارد البشرية والمالية والشؤون القانونية.
• دعم في إنشاء الجداول الزمنية ومرافقة المسافرين/الضيوف الداخليين والخارجيين.
• إعداد طلبات تحويل المدفوعات إلى البنك.
• إنشاء قسائم والحفاظ على تقارير دفتر الأستاذ لجميع المدفوعات.
• المساعدة في تحرير خطة الميزانية الشهرية.
• تنسيق حجوزات الفنادق والرحلات للموظفين والضيوف.
• شراء المستلزمات المكتبية.
• المساعدة في توثيق تصاريح العمل وتصاريح الإقامة للمغتربين.
• إدارة سكن المغتربين، والعقود، والصيانة.
• تنظيم الإعلانات لفرص العمل وحضور المقابلات.
• التواصل بشأن الإعلانات المتعلقة بالعطلات، والفعاليات، والموظفين الجدد.
• الحفاظ على تحديث قائمة الأصول.
• إعداد وتحديث جداول الإجازات السنوية.

• إجادة تطبيقات MS Office.
• معرفة أساسية بالمحاسبة ومسك الدفاتر.
• إلمام بصناعة الآلات الثقيلة (يفضل).
• كونك لاعب فريق قوي ومهارات مراسلة ممتازة.
• القدرة على تعدد المهام بفعالية.
• تجربة في منطقة الخليج ميزة.

• تقدير العمل الجماعي والتعاون.
• مهارات تواصل استثنائية.
• عقلية قابلة للتكيف والمرونة.
• قدرات قوية في تعدد المهام.
• التمسك بالنزاهة والشفافية.

• إدارة جداول المواعيد والاجتماعات التنفيذية.
• إعداد والتعامل مع المراسلات والتقارير والمستندات.
• تنظيم الاتصالات الداخلية والخارجية.
• ترتيب السفر والجداول حسب الحاجة.
• الحفاظ على نظم الملفات والتوثيق.
• تقديم الدعم الإداري للإدارة العليا.

• خبرة لا تقل عن أربع سنوات في الأدوار التنفيذية أو الداعمة الإدارية.
• مؤهل تعليمي ذي صلة (إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة).
• إتقان ممتاز للغة الإنجليزية والعربية، كتابةً وتحدثًا.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية.
• إجادة استخدام Microsoft Office والمراسلات التجارية الاحترافية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمهنية واحترافية.
• مهارات قوية في تعدد المهام والتنسيق.
• القدرة على جدولة وتنظيم الاجتماعات والمواعيد للإدارة.

المهام:

·       إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمتابعة اليومية.

·       استقبال ومعالجة المكالمات والمراسلات وإعداد الردود الأولية.

·       إعداد وتجهيز التقارير، والعروض، والعقود، والوثائق.

·       تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والتأشيرات بالتعاون مع شركات الطيران ومكاتب السياحة.

·       بناء علاقات مهنية مع مزودي خدمات الطيران للحصول على أفضل الأسعار.

·       متابعة طلبات التأشيرات وتجهيز المستندات المطلوبة.

·       تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية.

·       تجهيز محاضر الاجتماعات والمتابعة على تنفيذ التوصيات.

·       التنسيق مع الإدارات الداخلية لضمان سرعة الإجراءات.

·       إدارة المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.

·       استقبال الزوار وترتيب متطلباتهم.

·       تنفيذ أي مهام إضافية يكلف بها.

المتطلبات:

• بكالوريوس سياحة وفندقة، إدارة طيران او مايعادلها(دبلوم عالي)
  
• خبرة 2–5 سنوات، معرفة جيدة للتعامل مع أنظمة الحجز الدولية وإصدار التأشيرات.
  
• دورة سكرتارية تنفيذية

السكرتير التنفيذي : هو المسؤول عن تنظيم المراسلات والاجتماعات والمهام الإدارية لدعم الإدارة العليا وضمان سير العمل بسلاسة، يقوم بتقديم الدعم التنظيمي واللوجستي وحفظ الوثائق الرسمية بسرية واحترافية. بالإضافة لإدارة المعلومات والتواصلات الداخلية والخارجية بكفاءة عالية ويكون على اطلاع دائم بأنشطة الإدارة.

• دوام كامل ( حضوري ) 
• 6 أيام عمل بالأسبوع ( يوم الجمعة إجازة ) 

• إدارة وتنظيم المراسلات الواردة والصادرة.
• جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني واستقبال الزوار بشكل احترافي.
• إعداد تقارير دورية والحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والمادية منظمة.
• متابعة المهام والالتزامات للمدير المباشر.
• ترتيب حجوزات السفر عند الحاجة.
• توفير الدعم الإداري لضمان سير العمل بسلاسة داخل القسم.
• الحفاظ على السرية والامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.

• دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• سنتان إلى أربع سنوات من الخبرة في الأدوار السكرتارية أو الإدارية.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).
• مهارات قوية في التواصل والتنظيم وإدارة الوقت.
• إجادة اللغة الإنجليزية (مستوى الأعمال).
• القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط.

• تنفيذ الأعمال المكتبية اليومية وتنظيم الملفات.
• تنسيق المواعيد والاجتماعات ومتابعة مهام الإدارة.
• إعداد الخطابات والتقارير اللازمة.
• التعامل مع الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني.
• دعم الأنشطة الإدارية وتسهيل سير العمل.

• دبلوم أو بكالوريوس.
• إجادة استخدام الحاسب وبرامج مايكروسوفت.
• خبرة لا تقل عن سنتين.
• إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى ممتاز.
• الالتزام والانضباط في بيئة عمل احترافية.

• راتب من 5500 إلى 6500 ريال.
• تأمين طبي.
• تأمينات اجتماعية.

• الدعم الإداري: إدارة جداول التنفيذيين، وإعداد وتحرير المراسلات، والتعامل مع الوثائق السرية.
• التنسيق التشغيلي: مراقبة مستلزمات المكتب والمعدات، ودعم التدقيقات الداخلية والامتثال.
• الاتصالات والتواصل: العمل كحلقة وصل بين الأقسام والمساهمين، وإدارة المراسلات بشكل احترافي.
• دعم المشاريع والفعاليات: المساعدة في تخطيط فعاليات الشركة، وضمان تحقيق المشاريع للمواعيد النهائية والمخرجات.
• إدارة البيانات والسجلات: الحفاظ على سجلات إدارية وتشغيلية دقيقة، وإعداد تقارير البيانات لصنع القرار.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة (يفضل).
• خبرة إدارية تزيد عن 5 سنوات، تحديدًا في دعم المستوى التنفيذي.
• مهارات تنظيمية ممتازة وإجادة استخدام Microsoft Office.
• قدرات قوية في الاتصال الكتابي والشفهي.
• تحفظ في التعامل مع المعلومات الحساسة وقدرة على حل المشكلات.